提高沟通协调能力 做好办公室工作

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办公室主任如何做好综合协调工作



一、遵循两条原则 1“尊重”的原则 2“服务”的原则 二、处理三个关系 1指令性与协商性的关系 2、原则性与灵活性的关系 3、即时性与反复性的关系 三、明确四项要求 1、胸怀全局 2、超前运筹 3、摆正位置 4、加强学习

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**市国土局办公 O一四年五月十二日






提高沟通协调能力 做好办公工作



办公室是单位的综合办事机构,是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四方的枢纽。工作千头万绪,繁杂琐碎。办公室工作离不开沟通协调, 沟通协调在办公工作中无处不在、无时不在。在当前社会主义市场经济不断发展,国土资源体制、法制、机制改革不断深化的情况下,如何进一步强办公室的沟通协调功能,我们的体会是:

一、增强意识,在提高协调能力上下功夫

办公室承担着大量的文稿起草、会议筹备、安全保卫、后勤保障、督促检查、沟通衔接等多项任务。参与政务,搞好事务,优质服务,实现政务、服务、事务一体化是办公工作的主要目标。提高办公室沟通协调能力,做到政务工作务实高效,事务工作谨慎细致,自身建设综合提高,必须自觉增强四种意识。

(一)增强奉献意识。办公工作一年到头都忙忙碌碌,加班加点连轴转,两眼一睁,忙到熄灯,比较辛苦,是流汗水、掉泪水、废墨水的部门。工作千头万绪 ,细小繁杂,且工作无定时。这需要我们认识岗位之重要,珍惜岗位之不易,正确对待权力、利益、名位,处理好苦与乐、得与失、局部与全局、家庭与事业、个人与集体的关系。牢固树立“舍小家,顾大家”的奉献意识,有一种为了党和人民的事业以奋斗为本,以奉献为荣,以建功为乐的思想境界,多比吃苦奉献,少比阔气享乐;多比工作绩效,少比生活待遇;多比服务质量高低,少比个人升迁快慢。工作中充分发扬团队精神,与其他工作人员一起,通力协作,互相支持,不分事情大小,不计个人得失,超前准备,及时做好各项准备工



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作。从会议布标地制作和悬挂、到上级领导检查地安排与接待,从各种文件、汇报材料地撰写和上报再到各项紧急通知地传达,从各种突发事件地应对到各项中心任务地部署,都在规定的时间内完成,不延误时机,不拖泥带水,任何时候都能招之即来,来之能战,战之能胜。办公室在人员选配、成长培养、提拔使用的过程中,始终坚持这样一种理念:把工作当成事业去追求,把领导和群众交办的每一件小事作为一项任务去完成,在奉献中体现价值,在忙碌中享受生活,在艰辛中体验快乐,在工作实绩中获得无限的乐趣和丰厚的精神回报。爱岗敬业,劳累不辞,甘当不为名利的“小草”,乐于奉献的“蜜蜂”,恪尽职守的“螺丝钉”。正确估价自己,客观看待他人,提高自身修养,努力做到以超然的心态对待荣辱进退。具体讲就是要做到贵于百事如常,宠辱不惊,对表扬、批评、奉承和讥讽等,都保持良好的心态。特别是对不符合实际的指责、诘难,要以平静的心态坦然处之。无论对上对下,都要坦坦荡荡、表里如一、言行一致。。

(二)增强责任意识。以“责任重于泰山”的意识,清楚地知道自己这个岗位、这个环节,在整体工作中所处的位置和应发挥的作用,胸怀全局,换位思考,身在兵位,胸为帅谋。一是增强工作的主动性、预见性、创造性,努力贴紧领导的思路,做到想领导之所想,谋领导之所虑,围绕领导关心的重大问题进行广泛深入的调查研究,为领导决策提供真实情况和可靠依据;二是注意广泛搜集资料,分析研究作中的一些新情况、经验新做法,为领导提出决策预案,供领导借鉴和参考;三是坚持原则性与灵活性相结合,抓住局党组重大决策和重要工作在贯彻落实过程中的主要矛盾,抓住领导最关心、群众最关注、社会反映最强烈的重点、难



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点、热点问题,真督实查,叫板求真,把各项决策落到实处;四是充分认识到办公工作无小事,细节决定成败,始终坚持举轻若重的原则,处处留心、时时细心、事事精心。在任何人面前、在处理任何事上,都要从严要求、从优服务,高标准、高质量,自觉的做好分内之事,优质高效的完成各项任务,确保万无一失。不让领导布置的工作在自己手里延误,不让需要办理的事情在自己手中积压,不让各种差错在自己身上发生,不让来办公室办事的同志在自己这里受到冷落。

(三)增强群众意识。办公室虽然在领导身边服务,但归根结底来说是为了广大人民群众服务。牢固树立“立党为公、执政为民”的宗旨意识,树立群众利益高于一切的意识。在落实各项安排部署时,充分考虑群众的意愿和利益,诚心诚意为群众谋利益,把“群众拥护不拥护、高兴不高兴、答应不答应、满意不满意”作为衡量我们一切工作的出发点和落脚点。经常深入基层,深入到老百姓中去,才能了解群众疾苦,才能了解老百姓想什么,要什么,才能把事情办到群众心坎上,让百姓满意。坚决纠正和防止“门难进、脸难看、话难听、事难办”的不良现象,做到心里想着群众,想着基层,用真心真情为群众排忧解难,下大力气帮助群众解决好想解决而解决不了的事情。我们要带着感情作好群众工作想群众之所想,急群众之所急,把群众关注的热点、焦点、难点,作为工作的着力点、突破点、闪光点,千方百计地安排好、解决好。

(四)增强廉洁意识。办公室是单位的“门面”办公室的工作质量、效率不但直接反映整个机关的精神风貌,而且一定程度上影响到领导在群众中的威信和形象。办公室工作人员自觉强化清正廉政意识,严格自律。其一,经得起考



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验。始终自觉保持较高的政治觉悟,服从安排,严守工作律,说老实话,办老实事,做老实人。其二,抗得住诱惑。正确对待权力、利益、名位,谋事不谋利,奉献不索取,扎扎实实做好工作。其三,管得住自己。每一名办公工作员都十分注意自己的一言一行、一举一动,坚持高标准,严要求,从点滴做起,从细微小事做起,努力提高职业道德和思想修养。热情接待办事的同志和来访群众,热心办、马上办、办得好,努力树立良好形象。

办公室是创业兴业的地方,而不是就业守业的场所,是一个炼石成钢的大熔炉,而不是躲避风雨的安乐窝。戒骄戒躁、不急功近利、不追求虚名,善始善终,踏踏实实办文、办会、办事。2007年以来,办公室办会 次无一失误,让与会者满意;办文 件无一疏漏,经得起推敲;成功主办国土资源系统“青春献国土、颂歌献给党”演讲比赛、2008年新春团拜会等大型活动,配合完成机构人事改革、标准化所建设、后备干部考察工作,全力协助高产农田项目申报、基准地价更新、第二次土地调查工作,都得到领导和同志们的认可,办事经得起检验。

二、勤奋工作,在提高协调素质上下功夫

办公工作不仅需要强烈的事业心和责任心,而且需要具备很高的协调素质,眼勤、耳勤、脑勤、手勤,着力培养一套过硬的功夫。

(一)勤奋好学的功夫。学习是做好工作的前提。实践证明:不论干什么工作,人的因素是第一位的。没有一支高素质干部队伍,就不能取得一流业绩。特别是面对新的形势和任务,办公室的责任更重了,工作范围更宽了,工作标准更高了。要想跟上时代步伐,唯一的办法就是加强学习,提



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高素质,丰富自己的知识内容,改善自己的知识结构。抓学习坚持做到三点:1、养成学习的习惯。努力培养求知的欲望、学习的兴趣,提高自觉性,增强主动性,真正把学习作一项工作,一种责任。即使工作再忙,事情再多,都要抽时间学,挤时间学。2、扩展学习内容。广学博学,厚积薄发。既学理论知识,又学业务知识;既学现代知识,又学历史知识;既向书本学,又向实践学;既向身边同事学,又向基层群众学;既从正面经验中学,又从反面教训中学。尤其要利用在领导身边工作的有利条件,多向领导学习学习们观察分析问题的视角和处理解决问题的方法,学习他们丰富的领导艺术和驾驭全局的能力。3、树立良好的学风。认真克服学而不思、学而不行的不良习惯,阅读面宽一些,钻研的深一些,思考的透一些,联系实际紧一些,悟性要高一些,真正实现以学习带动工作,以理论指导实践。

(二)深入实践的功夫。知识只有通过实践锻炼才能转化为能力。离开基层,脱离群众,领导机关就会成为空中楼阁;离开实际,领导干部就会成为“睁眼瞎”;离开实践,办公工作就会成为无源之水、无本之木。我们从事的许多工作,其精妙之处,往往是只可意会,难以言传,只有在实践中去体验、去摸索、去领悟,靠学中干、干中学。否则,只能是纸上谈兵。因此,提高办公室人员的素质,不仅要靠学习,更要靠实践的锻炼。办公工作人员深入到国土资源管理的主战场和基层最前沿,与方方面面的同志交朋友,建工作友情,不放过每一个调查对象、线索、数据、情节,做到“打破沙锅问到底”“不到黄河不死心”,真正从实践中获取新知,收到实效。抓实践主要从四个方面入手:1多练笔。办文是办公工作人员的基本功,也是一项必备素



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质。提高文字表达能力,不是一日之功,也没有什么捷径可走,必须深钻细研,勤写苦练,在练中体会,在写中提高,功到自然成。2、多办事。办事看似简单,实则有许多规律、许多技巧。也是办公工作人员的另一项素质要求。争取和珍惜办事机会,无论是组织协调,还是上传下达,都认真思考、精心办理、及时总结,力争办一件事,有一点收获,有一点提高。3、多动口。良好的口头表达能力应作为办公干部一项基本素质。向领导汇报工作,向基层传达任务,对内对外沟通衔接都需要精当、到位的表达能力。4、多调研。深入基层,调查研究,是锻炼提高素质的一条重要途径。开展调研,既可以吸收群众智慧,又可以掌握工作情况。通过与群众接触,受到教育,汲取营养;通过掌握工作情况,提高解决问题的能力。

(三)善于领悟的功夫。办公室的工作是与人打交道的,是机关的窗口和纽带,缺乏领悟来自基层的反映、群众的呼声、上级的指示,是绝对绝对行不通的。好的悟性是一个日积月累的过程,在与领导和同事的接触中把握他们的工作惯、思维方式和活动规律;在接受任务时,充分听取要求和主张,尽可能地准确理解和把握领导的意图和基层的反映,做到准确,有原则性;严谨,有逻辑性;独到,有精辟性。抓领悟要求四快:1、对新精神、新文件学习快、领会快。文件比别人多读几遍,读时比别人多看出几点,思考问题比别人多想几个。2、对新的经验和做法接受快、消化快。3对新的方法引进快、运用快。大到一个单位的成熟经验,小到兄弟单位文稿的一段写法,都是我们可以学习运用的。4倡导雷厉风行的作风,讲求时效,立说立行,高效率、快节奏,各个环节紧密衔接,时刻保持整个工作系统的高效运



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转。

(四)敢于创新的功夫。办公工作如何在日常工作中出新,如何在工作的落实、协调、督查中出新,结合实际工作应当做到四个创新:1、思路创新。想问题、出主意超前一点、想远一点,要有新思路、新理念;制定工作计划时新颖些、独特些,有自己本单位的特点、特色,有时代感和时效性;总结经验要简练些、生动些,让人读了有一种耳目一新的感觉,有视觉冲击、心灵震撼,引起共鸣。2工作创新。集中精力研究自己的工作,集中精力把领导交办的工作干出色。有一种要么不干,干就干好,过硬、干出色,不甘落后的认真精神。工作走一步想三步,有一种全盘考虑的思路,步步走清晰、件件事做到位、项项工作落得实的负责精神,让领导满意、同级满意、群众满意。只有做好应该做好的工作,才能有机会去推陈出新。3、方法创新。不断掌握新方法,应用新设备、新载体,主动地、能动地做好工作。敢于为我所用,善于运用当今一切先进成果,运用于办公室日常工作。如网络计算机、各类办公软件都要去掌握,学会运用。敢于钻牛角尖,对什么问题都要弄个明明白白,清清楚楚,尽量掌握第一手材料。敢于知难而进,遇到麻烦和困难,有一种不落实不放过,没有一个满意的交代不放过的劲头。4制度创新。紧密结合实际,立足当前、着眼长远,建立和完善办公工作制度使办公工作逐步实现制度化、规范化和科学化。突出抓好学习制度、值班制度财务管理制度工作运行规范制度的建设,不断完善工作规程,强化内部管理确保各项工作职责分明、章可循,真正做到用制度管人,制度办事,努力形成奖优罚劣的激励约束机制。

2012年,**市国土资源局获得的荣誉创下历史之最:获得**市人民政府表彰的2012年全市国土资源目标管理



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进单位,获得**市国土资源局表彰的2012年信访工作先进单位,获得**市委市政府表彰的2012年项目建设先进单位,获得**市综治委表彰的2012年度社会治安综合治理平安单位,并在全**市国土资源系统“青春献国土,颂歌献艺给党”演讲比赛中荣获三等奖。荣誉来之不易,既是大家辛勤的汗水、智慧和心血的结晶,又是办公室参与政务、搞好事务、优质服务的具体体现。

三、掌握方法,在探寻协调规律上下功夫

办公室出色地履行自己的职责,还必须注意和不断改进协调方法,努力探寻协调规律。经常组织和参与调查研究向领导传递综合信息和反馈各方面的动态,为领导决策提供有价值的参考意见。承上启下,有一整套有秩序的指挥、联络系统和工作体系,并保证整个工作体系能够按指挥中心的指令有秩序、快节奏、高效率的运行,做到迅速、准确、及时,充分发挥承上启下、协调左右、沟通四方的枢纽作用。用一把钥匙开一把锁的方法,协调好方方面面,如领导之间、同级之间、上下级之间、部门之间、内外关系等方面的协调,按其内在规律,分别采取切实可行的方法,寓管理和服务于协调之中,将行之有效的管理制度和精细优质的服务,春风化雨,落到实处。力争收到事半功倍,人人满意的效果。

(一)对上协调,认真负责,不卑不亢。从事业的高度出发,以自己既明了情况,又不介入矛盾的特殊的位置,及时为领导之间提供一条联系的纽带,帮助领导沟通思想,融解分歧,消除误区,增进班子团结;在职能范围内立足全局抓大事、把握细节抓小事、想方设法抓难事,统一筹划工作提升机关效能;善于把握分寸,方圆有度,张驰得体,综合各方意见,在领导和同事之间、同志与同志之间,在上级机



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关与基层单位之间、内部股室之间,架起一座理解信任、配合协作的桥梁,努力形成同轴共转、齐心共抓、和衷共济的生动局面。

(二)对下协调,亲切诚恳,不骄不躁。办公室对基层单位的协调,大多是比较具体而繁杂的事,充分尊重基层单位,体谅他们的实际困难,简化办事程序,提高办事效率,合情合理地提出工作方案,动之以情,晓之以理,以最大可能和最快速度把工作做好,帮助他们解决一些具体问题,才能使大家同心同德,共赴困难。

(三)同级协调,平等相待,不偏不倚。无论是贯彻上级的某项工作,还是开展一项具体活动;无论是重要会议的组织,还是重要文件的起草,都需要多个单位或机关股室去具体落实。办公室在协调过程中,先吃透上级精神,认真准备,提出预案,然后再讨论协商,进一步达成共识,明确责任,分头落实,默契配合,顺利完成预定方案。

(四)对外协调,热情友好,不推不拖。办公室是对外的一个重要窗口,外单位的各种联系,无论是行政性的还是业务性的,往往都会找到办公室,寻求解决的办法。而本单位需要对外联系或向外求援的事,一般也通过办公室与外单位协调联络。办公室说话办事都有代表单位的对外形象,事无巨细,都应认真对待,热情接洽。只要人家找上门来,即使不属于办公室的主管范围,也要先进行内部沟通后,再与外单位协调,及时给予解决,不拖拉,不推诿。落实首问责任,做到来有迎声、问有回声、走有送声,塑造诚挚热情形象。

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