存货管理制度 (财务篇)

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存货管理制度（财务篇）



为了作好商品进、销、存的管理工作，加强对存货的分析，提高商品和资金的周转速度，减少存货及资金的积压，降低商品的配送费用及资金成本，提高流动资金的使用效率，特制定本管理制度。



第一条 门店要货管理：

1、门店的要货方式有三种：

⑴ 对生鲜、速冻等公司规定的供应商直配门店商品由门店直接向供应商要货。 ⑵ 公司规定的由配送中心配送的库配商品由门店向配送中心要货。

⑶ 市外采购的针织和百货每周日通过中央订单汇总到续定部，由采购部采购，然后专配到门

店。

⑷ 特殊商品由续单中心录入配送订单配送中心主动配货。特殊商品指新品、买断商品、季节

性商品以及门店不主动要货的商品。

2、要货责任人：门店由员工要货，主管审核，主管对本区所要商品的品种、数量负责。 3、要货原则：

⑴ 库配和直配商品要货量一般为1-2配货周期的销售数量。 ⑵ 市外针织和百货一般为7-10天的销售数量。 ⑶ 应季商品和新品根据采购和营运指导把握要货量。

⑷ 各门店要货导致的库存金额应控制在周转天数大店40-50天，中型店30天，便利店15-20

天之间，避免占用资金过多。财务部每月对库存周转进行考核，与门店店长绩效挂钩。 ⑸ 若要货在一个要货周期内未到，门店必须再次下订单要货或与配送中心联系解决。



第二条 续订要货管理

1、 续订部负责为配送中心的库存商品要货，尽量满足门店合理的要货量，让配送中心合理周转天

数控制在10-15天之间。

2、 配送中心有责任对商品的要货向续订部提醒，并对续订不合理的要货监督。



第三条 验货管理：

1、 有专职验货员的门店，由验货员和管理所验商品的员工共同验货。 2、 无专职验货员的门店，由管理所验商品的主管、员工共同验货。 3、 无专职验货员的门店，直配商品驻店会计必须参与验货。 4、 配送中心由各仓库验货员或主管验货，分管商品的员工复验。

5、 所有参与验货的人员必须在供应商送货单据和验收单上签字，否则该张单据无效。

6、 供应商送货，门店和配送中心录入并打印直配单，签字盖验货章后，一联交供应商，一联附送

货单按要求汇总成册，上交财务部分管会计。

7、 配送中心配货：根据已经收到的配送单据核对商品后验收，第二天核对电脑系统配送单（在调

拨单查询中查询），发现单据与电脑不符的应及时与配送中心联系解决。

第四条 退货管理

1、 换季商品和清场商品由采购部通知门店在规定时间内退货。


2、 门店向供应商退货，打印负数直配单，签字盖验货章，一联交供应商，一联并入直配单汇总册。

少量商品及退往配送中心的零星商品、临期商品可在门店与供应商以货换货，不作单据处理。 3、 门店正常退货（库存大和临期的库配商品），根据配送中心的退货标准和时间安排，退往配送

中心。门店将退货商品整理后，手写一个退货清单，注明商品编码（或条码）、名称、数量，将退货商品和清单交配送中心司机带回至配送中心，配送中心录入退货并打印负数配送单，门店第二天核对电脑系统配送单，发现单据与电脑不符的应及时与配送中心联系解决。 4、 配送中心必须在一个配送周期把配送退单发送到门店。对配送中心未按规定时间处理的，门店

作好统计，每月上报财务部。



第五条 调拨管理

1、 一般情况下，公司不主张门店间频繁调拨。

2、 审批：门店之间确需调拨商品的，大宗团购商品报团购部经理，其余调拨报结算中心主任。 3、 手续：门店之间发生调拨时，由拨出店录入调拨单，拨出店留一联，一联交拨入店，经办人必

须在调拨单据上签字。拨入店不用录入单据，只需在第二天核对单据，第二天查不到单据的，请与信息部或拨出门店联系，重新依据制单日期下载数据并通讯。



第六条 商品单据整理保管要求：

1、 将直配单（送货单）整理成册，每册附单据汇总表。大店1天1册，小店5天1册。进货和退

货合并。

2、 将配送单整理成册，每册附单据汇总表。大店1天1册，小店5天1册。配送单和冲红单合并。 3、 为保证数据的准确性，所有单据包括生鲜商品和食品厂、二次分装商品单据必须在商品验收、

调拨、退回的当日进行处理，不得延迟。

4、 各门店应对单据进行有效管理，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密，做到妥善保管、查找

方便。

5、 人员更换必须交接商品和单据，包括对库存、临期、过期、损耗商品等作好统计上报。所有单

据处理完毕上缴，因故不能处理的单据和未到配送、调拨、冲红、返库等分类登记，留给接交人。



第七条 库存商品管理

1、 责任人：各门店店长、配送中心主任对本部门的商品安全完整负责，财务部负责对商品库存情

况进行监督。

2、 门店和配送中心必须严格要求验货员、门店电脑操作人员、收银员等日常业务处理的正确性。 ⑴ 加强商品出入库的管理，所有商品出入库时必须有相应的单据，并做到及时处理。电脑操作人

员必须按出入商品的实际情况，开具各种单据。财务部分管会计必须督促要门店和配送中心及时送交验收单、配送单、调拨单、返库单、退货单等各种单据，并检查各种单据和和所附原始清单是否相符。

⑵ 门店必须加强对收银员的管理，每日检查其收银情况，要求收银员必须严格按商品条码销售，

防止漏扫商品造成的库存不实。对于收银员长款、短款的处理，门店和财务部必须做出相应的记录。

⑶ 门店和配送中心对于公司规定的贵重商品和易丢失商品必须做好日盘工作，并把日盘表在每月

月初上交财务部分管会计，会计对日盘表进行抽查，发现问题及时落实汇报。

⑷ 门店、配送中心和食品公司保证每月做一次大盘点，对盘点数量差异（盘盈、盘亏）必须由门

店和配送中心先自查原因，并写出书面报告，财务部和信息部进行复核，根据不同情况，经公司研究后，对盘点结果进行处理。


⑸ 商品库存的调整规定：盘点错误、录入错误、丢失商品、报损商品必须由门店写出书面申请调

整单,财务部或督查部调查落实后，财务副总签字后方可调整。财务部保留库存调整申请单，分管会计定期检查门店的损益单，无审批任何部门不得私自调整库存，一旦发现严肃处理。 ⑹ 财务部会计每月至少一次对商品进行抽查，根据大小店和配送中心的情况，每月抽查100-200

个品种，对于数量差错，门店和配送中心先自查原因，并写出书面报告，财务部和信息部进行复核。丢失商品，由各部门自行承担。对于丢失商品的处理本着全员防盗的原则，有商品保管职责的部门，其所有员工对商品的安全完整均应承担相应责任。

⑺ 精品柜、贵重商品管理人员、主管以上人员离职或工作调动，必须进行商品的交接。



第八条 商品盘点制度

门店商品盘点是对门店一段时期经营管理状况的总结。通过商品盘点，可以考核门店商品损耗率，藉以发现门店管理中存在的问题，保证帐实相符。

⑴ 时间安排：门店盘点每月一次，如有变动，由公司另行通知。

⑵ 责任人：店长是商品盘点的领导人，门店主管及会计应配合店长做好盘点的组织工作。 ⑶ 商品盘点的准备工作

① 清理遗留帐务，主要包括配送中心及直配商品的欠货住来。对配送中心欠货，门店应及

时向配送中心查询退单；对其他门店的调拨应加载后再录入数据。 ② 对主管和员工划分责任区,并进行盘点培训。

③ 对库存商品和卖场商品进行整理,保证一物一签。对过期商品、损耗商品以及有问题商品

归类集中，单独抄写，盘后上报。联营商品、赠品、样品不盘点。

④ 一式两联抄写盘点表，必须有条码、规格品名、计量单位、单价、区域编号等。按大S

抄写，且必须按最小单位抄写。

⑤ 核对盘点表上的商品价格、货号及条码是否与计算机档案相符，发现不符的，应查明原

因，属门店抄写造成的错误，门店应立即更改。属计算机档案错误的，门店应及时通知公司物价部进行调整。

⑷ 盘点组织

① 盘点实行AB联制，一人初盘，另一人复盘，杜绝互相抄盘。

② AB联盘完后由主管和店长进行核对，不一致的地方由主管带领重盘。同时对AB联进行错

误更正。

③ 会计和后勤人员对门店已核对过的盘点表进行抽查，并将错误率上报公司财务部。 ④ 复核无误的盘点表可以录入，在前台收银录入，每录一张必须打印出盘点小票，并粘贴

在该张盘点表上，由门店指定人进行核对，以防录入错误。散货等可以在后台录入，并在手工盘点表上注明电脑单据号。以便复核和错误更正。 ⑤ 对于无法处理的往来数据，须在盘点时另列盘点表录入计算机。

由于计算机数据传输和商品实物进货的不同步，导致在某个时点上，配送中心与门店进货数据的不一致。比如在盘点轧帐中，门店盘点当日从配送中心所进的商品入库，同时进货单据传到门店，进货的数据要在盘点次日传输到门店，这就造成了门店货到单到数据未到。对于这种情况，门店在盘点时，应将这部分商品数据单列盘点表，按照商品条码、数量、金额数据作负数反映（退货作正数反映），借以调整计算机的实盘库存，用来考查计算机中帐面库存与计算机实盘数之间的误差，便于门店分析原因。对供应商退货、换货而造成的欠货商品，门店在盘点时，应视同单到货未到处理，将该部分商品另列盘点表录入。

⑥ 盘点损益确认：确认全部盘点表录入完毕，可以编制“商品盘点处理表”来确认损益。

确认后由店长分析原因，重大差异由门店在3日内作书面报告上报财务部。

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