预付账款的管理规定

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预付账款的管理规定

只有有效的监督、考核机制才能保证一项好的管理制度的实施。对于预付账款的管理也要建立一套预付账款责任处理规定。发生预付款项时必须经各有关部门会签后,上交财务部一式三联的订货付款申请单后，方可办理预付账款支付手续,严格控制各种预付款项的额度。一、严格控制预付账款的审批控制流程

1、由采购部申请人填写一式三份<<预付款申请单>>,表样如下表: 枣庄市百姓药业有限公司预付款申请单 厂家名称：单号：ZH000001

申请人：部门负责人审批：董事长审批：财务签字：

填写注意事项：(1)厂家名称必须填写正确的收款单位全称； (2)产品名称、型号、规格，数量、单价均要和日后收到的发票上的货物名称、规格型号、数量、金额一致；

(3)付款形式可分别填写现金支付或银行存款支付；

(4)如购买的产品为固定资产,需在备注栏中填写其使用部门,以便于固定资

产管理；

(5)合计栏中需汇总付款金额总计数,缺一不可。

2、申请人填完<<预付款申请单>>,交由总经理审批签字同意后,再转交财务部负责人确认签字后及时付款。


3、预付款单一式三份,第一联付款联交由出纳付款,第二联记账联交由会计留存,第三联采购留存。 二、会计人员做好做账、对账工作

预付账款发生后，财务部门要及时做账、结账。每月底由财务部按照《预付款申请单》第二联统计预付账款未回发票的情况，后与采购部核对，签《预付账款对账情况表》留存。表样如下。

枣庄市百姓药业预付账款对账情况表 日期： 财务制表人：

为避免将既有“预付账款”又有“应付账款”的厂家入账错误，财务人员每月要进行账

户的重分类调整，每月在做完账后，要对“预付账款”和“应付账款”进行重分类。将“预付账款”的贷方重分类至“应付账款”的贷方，将“应付账款”的借方重分类至“预付账款”的借方，从而得出正确的“预付账款”余额。填写《预付账款余额明细表》，表样如下。

预付账款余额明细表 日期：

财务制表人：采购确认人：

填写注意事项：(1)每月底按预付帐款余额表填写预付厂家名称及本月的借方和贷方发生额。(2)按照预付厂家名称查找相应的应付账款明细账，填写该厂家应付账款本月

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