PDCA循环在医院人事档案管理中的应用分析

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PDCA循环在医院人事档案管理中的应用分析

作者：傅鸿飞

来源：《神州·中旬刊》2019年第10期

摘要：在任何企业和单位中人事档案管理都是人力资源管理的重点工作内容，对于公立医院的人事档案管理来说也是如此。现阶段随着科学技术的发展与革新，以往传统落后的人事档案管理方法已经无法满足于当前人力资源管理的要求，因此，笔者提出应当充分利用PDCA质量改进工具，对医院当前的人事档案管理模式进行完善和优化，提升医院人事档案管理的信息化和管理效率。

关键词：医院;人事档案;PDCA循环

隨着科学技术的革新，到现在我国已全面迈入信息化和科技化的时代。为了跟上时代潮流，不被时代所抛弃，不断的提升工作效率和工作质量，顺应时代的发展，笔者基于PACA循环原理对人事档案信息化开展的一系列的优化工作，以期能够找出现阶段人事资源管理存在的问题，并给出有效的工作措施，进而提升档案管理的质量和效率。 一、现阶段医院人事档案管理存在的不足之处

1.医院管理层对于人事档案管理工作不够重视，没有充分意识到档案管理的重要性，而是将其当做医院管理工作的辅助手段，且对档案信息化的优势不了解，在日常的管理工作中没有将其摆到正确的位置。档案管理的需要的相关设施也比较落后，医院人事档案的信息化建设程度不高，无法充分发挥人事档案信息化应有的作用，没有充分体现出信息资源的价值，档案的相关利用率较差。

2.档案人员的专业素养不高。这主要体现在管理意识薄弱，在日常的工作中管理人员将人事档案工作当做是日常的辅助工作，仅仅完成对档案的收集管理工作，没有从根本上形成档案管理信息化的理念，档案信息化和高效化过于空泛而且流于表面，没有充分发挥出人事档案对于人力资源管理工作的积极影响。

二、PDCA循环在提升人事档案信息化建设的应用 2.1 Plan阶段

运用PDCA循环管理工具分析，现阶段我院的人事档案管理工作中存在着思想误差、人事档案信息化管理尚未建立完全且缺乏相应的高素质人才，针对上述问题，我们可以从以下几个


方面来提升人事档案信息化的管理水平：1.提高对档案管理的重视程度。要想让医院管理层认识到档案管理的重要性，首先就需要做好相应的宣传工作，向医院领导充分阐述和解释人事档案信息化对于医院管理工作的优势，以及其提高管理效率的迫切性。其次针对员工我们需要向相关在职人员宣传人事档案信息对于其个人未来发展的重要性和优点，提高科室人员的积极性，以便后期更好的开展相关的工作。2.建立完善的人事档案信息化管理制度，解决人事档案的技术难题，制定相关的工作制度，将档案管理各个环节的工作流程具体到个人头上，降低档案管理的随意性。 2.2 Do阶段

1.提升相关工作人员的专业素质和意识。（1）将档案管理中容易出错的环节和问题向相关工作人员准确的传达下去，不断的强化相关工作人员的专业素质，引起他们对于档案管理的重要性，提升其专业素质。（2）细化工作流程，明确工作责任。明确档案管理人员的工作责任，在开展采集、装订和验收工作时需要委派专门工作人员去进行检查，减少信息错误情况的发生。

2.多手段提升信息化的正确性和高效性。（1）为了提升工作效率，方便日后对人事信息的审核和查阅工作，在改版审核工作当中一旦发现了特殊情况，需要及时的将其制作成电子档，如缺少相应的学籍资料、任免材料或者是员工个人信息填写不规范的问题。（2）目录编辑和档案扫描的工作责任由一人来独自承担，扫描档案是对档案目标编辑情况的检查和核对，由一个人承担这两种工作责任，当出现目录编辑情况不准确时，其可以错误情况及时的反馈给系统并进行及时修改，提升了工作效率。（3）建立可视的图片处理质量标准，图像处理的同时对档案漏扫、图像偏斜、清晰度和图片失真度进行调整，对于不符合标准的图片要及时的进行处理，以免遗漏。

3.完善档案立卷归档制度。（1）根据档案材料形成的规律，规定收集归档材料的固定时间，对于缺少的资料应当及时的进行登记，并积极的提升职员进行补充，确保资料的完成性和无误性。（2）做好档案的验真工作。管理责任是应当对呈递上来的人档材料进行真伪辨别，确保认识档案的真实性和权威性，同时应及时处理不符合条件的材料，对于信息失真的材料严禁其进行入档。 2.3 Check阶段

针对优化措施实行的效果，通过工作量抽查、人事信息质量、小组成员及归档人员的实际评价来看，发现使用了PDCA工具有效的提升了人事档案管理的工作效率和信息录入的质量。通过和上一个月的工作量进行比对后我们发现，完成档案信息化的速率提升了百分之12左右，图像的采集质量也在不断的提升，档案类缺失材料也基本得到了补充，保证了档案库信息的完整性。


2.4 Action阶段

在本阶段出现了缺少人事档案动态管理机制的问题。人事档案具备了很强的动态性是处在不断的变动当中，在日常的工作当中出现的一些新的档案材料需管理人员进行补充，这需要委派专门的管理人员去维护和检查认识档案的数据系统，来确保人事档案信息的真实性和时效性，为干部选拔提供真实的数据参照。这个问题将在下一个PDCA循环中被不断的改进和完善。 三、结语

将PDCA循环理论应用到人事档案管理的优化改革过程当中去，实现了档案管理的持续改进，为提升人事资源管理的效率和质量，起到了很好的引导作用。 参考文献：

[1]郝秀莲，张志龙，于长海，马起龙，邱方远，李璐璐，高立波.PDCA循环在某三甲医院人事档案管理中的应用[J].中国医院统计，2017，24 （05）：377-379.

[2]张柱.基于PDCA循环的人事档案管理信息化[J].办公室业务，2017 （19）：134-135.

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