驻外办事处日常行政管理及工作制度

2022-08-18 19:05:23 文档大全网 [ 字体：小中大 ] [ 阅读： ]

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驻外办事处日常行政管理及工作制度

为适应公司的发展需要,加强办事处的运营管理，整合公司有效资源，使办事处的工作规范化、制度化，特制定本制度,凡驻外办事处、驻外人员的管理，均应遵守本制度。

1、考勤管理:驻外办事处由于远离企业本部，其日常活动游离于公司视线之外,因此，作为管理体系中的考勤管理尤其重要,它是驻外机构各项工作顺利、有序开展的保障.驻外办事处的考勤一般以企业的相关考勤制度为基准,行政办公人员遵循朝九晚五的考勤模式，营销人员或外务人员按照月度工作计划表进行考勤。上班时间开始后30分钟内到岗为迟到，上班时间60分钟后到达或下班时间超过30分钟前离岗为旷工，并对迟到、早退或旷工按公司规定予以处罚。对于请休假方面，请休假要填写请假单,履行正常请休假流程，对于无故超假、或不及时销假,不以程序操作者，予以旷工或罚款处理，以维护制度的权威性。

2、资料管理：驻外办事处在设立后,会收到企业本部发来的各种各样的文件和资料,对于这些资料，作为驻外机构的负责人,要安排行政人员定期进行检查和整理，确保公司资料、文件的完整与有序性，保证资料查询的快捷、方便、及时和准确，并对文件资料进行分类管理，如月度计划、月度报告、相关报表、往来传真件、总部资料、日常报

表、审批报表等,便于领导的审查，如发现管理不善者,将要求立即改正。驻外机构资料要制定查阅流程，并不得给无关人员查看，特别是有关企业战略、新品研发、薪酬体系、客户档案状况等资料,要做安全保存，有相关内容的电脑要设置屏保密码和开机密码，机密资料要设打开权限密码,违反规定者，要根据情节轻重，给以警告或相应经济处罚。此外，驻外机构工作人员，除非工作需要，在工作时间内不得浏览与工作无关的网站，若违反规定，要给根据公司制度给予相应的罚款处理.

3、财产管理：驻外办事处由于工作需要,须购置各种办公及生活设备甚至自行采购一些商务礼品，这些物品都属于企业财产，因此，任何员工都要爱护和珍惜，不得随意破坏，驻外办事处设立后，所有财产都要填写《财产清册登记表》，并传真回公司存档.各驻外办事处负责人为财产责任人,富有对财产的保管和监护权,对于损坏财产的行为，要追究财产负责人的责任,财产负责人也可以相应追究下属当事人的经济赔偿责任。对于驻外机构财产的后期维护费用，纳入营销管理费用。如驻外机构负责人工作调动，可以将财产责任转移给下任或授权人，公司对原财产负责人进行财产离任审计，并要求移交双方列明财产清单及使用状况并签字确认。虚报财产、虚报物品、促销品、办公用品价值者,经查处，要处以虚报数额数倍以上罚款，严重者予以免职。

4、办公管理：驻外办事处作为企业在外设置的一个“窗口”，代表着公司的形象和风貌.因此，作为驻外办事处的所有人员都要在精神状态、言谈举止、服饰礼仪等方面，处处展示企业良好的素养。驻外办事处的办公场所要保持干净整洁，并不得随意留宿企业规定以外的人员住宿,违反者要予以经济处罚，办公人员上班期间,要衣冠整洁、仪表端庄，工作时间内不能穿拖鞋、睡衣、听歌、玩游戏、上网聊天、接待与工作无关的外人等。办公区要突出，所用房子面积要占总面积的50％以上，办公区要有明显的办公气氛。驻外办事处的人员个人手机号码或驻外办事处电话号码更换时必须提前向公司本部申请，未获得批准而更改电话号码导致公司无法联系者，要予以重罚。