论内部控制中不相容职务分离的基本要求

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论内部控制中不相容职务分离的基本要求

结合国家相关规定，更加全面、更深层次地关注实施企业内部控制对于不相容职务分离的要求和其中可能存在的缺陷，面对复杂多变的市场环境和企业自身不断发展壮大的要求，与时俱进，不断补充措施，调整手段，确保企业内部控制的合理、有效和资产的安全。



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1 不相容职务分离控制主要内容

财务会计管理最主要的一项工作组织原则，就是对存在于财务组织中的不相容职务实行分离控制。不相容职务，是指在经济业务处理过程中，集中一人办理容易产生漏洞和弊端的两项或两项以上的职务。



不相容职务分离其核心在于实现牵制、制衡。企业在设计内部控制制度时，首先要确定哪些岗位和职务是不相容的；其次是要明确规定各个机构和岗位的职责、权限。不相容岗位是指涉及经济业务的岗位不能交叉，不能重叠，不能由同一人担任，不相容岗位和职务之间能够互相监督、互相制约，形成有效的制衡体系。无论何种企业，从经济业务活动的处理上，不相容职务大体不外分为以下类型：授权批准职务、业务经办职务、会计记录职务、财产保管职务、稽核检查职务。所有经济业务的会计控制，必须按照不相容分离的要求，合理设计相关岗位，明确职责权限，形成内部牵制、内部制衡机制。



2 不相容职务分离控制的实施要求

控制不相容职务的方法，就是从组织设计以及职务安排上进行分离，将不相容职务分别安排给不同人员、甚至不同部门，以形成一个可以相互监督、相互牵制、相互核查的业务机制。具体如下。



2.1 授权批准职务与业务经办职务分离

比如，有权决定材料采购的人员不能兼任采购员。但我们在实际工作中，见过很多既是单位的供应科长又同时去亲自采购的现象。曾有实例反映，某企业物资部门主管同时也兼任采购员，利用职务之便，购买其亲属开办企业所生产的质次价高产品，从中获取高额利益。这就是利用了不相容职务未进行分离所带来的内部控制缺陷，从而谋取私利的典型案例。



2.2 业务经办职务与稽核检查职务分离

例如：现金出纳、会计与稽核职务相分离，采购员与库管员职务相分离，库管员与盘点稽核人员职务相分离等。这样可以做到出纳、会计、采购、保管等业务执行人员都受到应有的监督。同时也应使稽核、审计人员处于相对客观、独立、




超脱的地位，保证监督质量。业务经办职务与稽核检查职务分离，会使得经办人员相对有所顾忌，督促他们更加尽职尽责地做好本职工作，提高企业内部控制的质量，保证各项经济业务正常工开展。



2.3 业务经办职务与会计记录职务分离

企业必须要将业务执行和记录职务分离，不应该让员工自己记录自己经办的业务。比如：企业的会计绝对不能兼任销售人员，对自己的销售行为进行会计账务处理；企业的会计也绝对不能兼任采购员，对自己的采购行为进行会计账务处理。如果不进行职务分离，业务执行的过程和结果就缺乏了在记录时所应该进行的复核和确认。业务经办与会计记录职务分离是企业实施内部控制最基本的要求。



2.4 财产保管职务与会计记录职务分离

会计和出纳相分离就是一个最基本的不相容职务分离。全国各地关于会计兼出纳而发生的贪污、挪用案件发生过很多起，这一方面是个别单位领导不重视，没有配备应有的会计人员，另一方面也不排除故意减少内部控制环节来谋取私利的可能。



2.5 业务经办职务与财产保管职务分离

企业财产物资的保管职务应该与实物核对和财务盘存职务相分离。如果一个企业的材料采购员既负责材料采购又负责入库保管，那么这样身兼数职的行为，就有可能给经办人员创造舞弊的机会，缺乏内部牵制和监督，形成职务犯罪的隐患，给企业造成损失。



3 完善控制环境是不相容职务分离控制实施的保证

在企业内部控制中，不相容职务分离原则对于蓄意串通舞弊行为只有理论上的监控作用，企业还应当完善控制环境，以确保不相容职务分离控制原则的落实。即这一原则的实施事实上还需要企业通过其他更加有针对性、更加细化的措施加以补充完善，比如：加强员工的法律和纪律教育，让其认清一旦违法违纪行为暴露后，对于自身、对于家庭、对于社会所带来的严重后果，打消侥幸心理；强化监督检查或者稽核岗位职能，使其充分发挥效能；实施定期或不定期轮换或者交流岗位措施等等，应作为不相容职务分离的补充手段和措施。



不相容职务分离原则为企业资产安全和生产经营活动的正常开展，防止职务侵占或者渎职等违法犯罪活动，提供了合理、有效的保证，但这是相对的保证，是一种基于理想性前提下的保证，企业还是要结合不同的企业经营条件和管理要求，从自身实际出发，加强学习，善于发现问题和总结不足，不断调整进步，采取各种符合企业管理要求的措施，确保内部控制要求的落实和企业经营发展目标的实现。

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