无纸化办公——档案管理的全新路径

2022-04-17 23:45:28 文档大全网 [ 字体：小中大 ] [ 阅读： ]

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无纸化办公——档案管理的全新路径

作者：岳翠平

来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第1期

文/交通运输部天津水运工程科学研究所岳翠平

【摘要】我国计算机水平的发展在档案管理工作中得到了一定程度的应用。但是我国许多档案管理部门依旧存在有电子档案利用水平过低的问题，在档案管理过程中还存在管理效率过慢以及管理质量不够完善的情况，对我国档案管理工作的开展也造成了比较大的阻碍。本文主要就无纸化办公这一档案管理新途径进行了探究分析。

【关键词】无纸化办公；档案管理；电子档案

在档案管理过程中通过电子档案模式的应用，可以极大地提高工作效率，避免人为因素所导致的一系列工作疏漏发生。但是我国的档案管理过程中还未曾真正地实现无纸化管理，档案管理的信息化水平跟手段过于单一，在某种程度上还影响到信息化社会对于档案管理工作的各项需求。

一、目前电子档案管理中存在的问题

（一）对电子档案归档的重要性认知不足。随着计算机技术的不断发展，促使办公从传统的纸质办公朝着自动化办公的方向不断发展，导致电子档案的数量得到了大幅度的提升。但是在实际工作过程中，部分档案管理人员对于电子档案归档的重要性认知不足，并存在数字化档案管理技术不足等原因，导致了大量的电子档案无法在第一时间内得到归档跟处理，也就使得电子档案的职能无法得到有效的发挥。

（二）需进一步完善电子档案的法律效力。只有在保障档案凭证本身完整性的基础上，档案才有作为文件的法律效力。但是电子档案因为没有固定的载体，也就导致在电子档案归档过程中缺乏原始性跟凭证，并难以在真正意义上取代原始档案。此外原始档案还存在有容易被修改的问题，在改动之后也难以被发现，并无法从字迹上进行文件原始性的分辨，这也就导致电

子档案自身的效力难以在法律层面上得到进一步的规范，并直接影响到了电子档案的管理效果。

（三）档案无纸化办公安全性不足。在电子文件应用过程中虽然具备传递快捷、操作简便以及存储空间小的应用优势，但是在具体运行过程中有着安全性缺乏的特征，对于其长远的保管跟存储也会造成比较大的影响。比如说在电子文件的使用过程中无法进行直接读取，信息容易被更改，并存在有信息丢失的风险性，也就给电子文件的管理工作带来了非常大的挑战。

二、提升电子档案管理的几点措施

（一）加强对档案管理的安全化管理。在档案管理过程中的无纸化管理设置范围比较广泛，这也就需要制定一个切实可行、安全可靠的安全措施，来保障各种数字档案的安全性。首先需要采取物理隔离的措施，也就是构建一个完全独立的档案管理系统，并通过存储跟利用互相分离的技术策略保障电子档案的有效性，此外还需要采取合理的数据管理安全措施，其需要进行严格管理权限的设置，在档案信息管理系统的功能设计上面需要采用功能授权、数据审核权以及数据操作权三权分离的模式，也就能够促使电子文件数据的安全性得到进一步的提升。最后需要对电子文件的归档范围进行规范化处理，保障电力文件不会出现损毁以及失散的情况。对于档案管理过程中出现的一些网络安全漏洞也需要进行及时的修补跟处理，并做好病毒的防控工作。