仪器设备标识管理

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仪器设备标识管理

设备是质量的主要工具,是资源管理的重要组成部分,对设备进行标识管理是确保设备处于受控管理的必要措施之一。在“大型和关键设备均应以唯一性标签标记,明确维护和校准周期”和“有故障或者停用的设备应有明显的标示,以防止误用”[2]。而在基层往往容易将设备的管理和固定资产的管理混淆或者将设备的标识精致化和固定化,在后续管理中容易造成脱节等问题产生,我们在长期的设备管理工作中建立了一套设备标识管理方法,设备的唯一性标识、设备分类、状态识别和校准周期等内容加以明确,从而达到设备标识管理的目的,现报告如下。

1 设备分级管理

1·1 设备分类 所有设备根据其功能、对质量的影响程度进行管理[3],一共分为3类:第1类关键设备:为直接影响质量和安全或在过程中发挥重要作用的设备。这类设备按要求必须具备操作规程、专人负责管理、有使用和维护记录及设备保养、维修记录,有设备应急预案等措施来保障设备故障时的工作和处理,必要时进行定期校准。如:检测系统、全自动生化分析仪、大容量冷冻离心机、计算机信息管理系统及服务器等;第2类为一般设备:为过程中使用的除关键设备外的专用设备。这类设备要求有专人负责管理,有设备维护周期,对测量设备也应定期进行检定,第3类为辅助设备设施:包括办公电脑及打印机、传真机等。

1·2 设备唯一号编码规则 为更好区分设备的类别和是否计量器具,根据需要设立编码规则:设备编号由3组数字或字符构成##***&,前2位说明设备类别,根据设备类别英文缩写而定:关键设备(编码KE, key equipment),一般设备(编码GE, general equipment),辅助设备设施(编码AE,adjuvant equipment ),中间是3位数字代表设备的台账顺序号,并在同类中不重复生成,最后1位字母分别代表计量(编码M,measurement)和非计量(编码N, non-measurement)。

1·3 设备管理台帐的建立 EXCEL数据表格输入3组字符,整合构成的设备唯一号和设备名称、设备出厂编号、资产编号等相关数据进行关联,形成设备管理台帐,并标注设备维护日期。

2 设备标识的分类

建立了3类标识用于设备管理:第1类是仪器设备标识卡(图1);第2类是计量仪器的标识(图2);第3类为设备的状态标识(图3)。3类标识同时应用于设备标识管理可以更好协同各管理部门对设备进行分类管理。

2·1 仪器设备标识卡

明确标示设备的名称、型号、惟一设备号、使用部门、设备维护管理责任人和固定资产号,以及设备的维护周期和信息,作为设备与台帐关联的和身份识别的标志。

2·2 计量设备的标识系列 分为合格、准用、停用3类:“合格证”标识,绿色,为计量设备处于送检或自检合格后的状态,标注有下一次检定时间及检定人员姓名;“准用证”标识,黄色,按校准规程校准处于合格状态,使用时填写下一次检定时间,校准人员的姓名;“停用证”标识,红色,该标识的器具暂时不得使用,对超周期而后暂不使用或经检定校准不合格的计量器具需填写当时的确认时间及实施确认人姓名。


2·3 设备使用状态标识系列 分为正常标识,准用标识,停用标识。根据使用情况分为正常Q运行(绿底)、准运行(黄底)、停止运行(红底)3类:



3 设备标识的使用管理

在设备标识的管理上,本站采用3方管理的模式:由行政后勤部门、设备使用部门和质管部门分别对设备标识卡、设备状态标识和设备计量标识进行管理。

3·1 设备标识卡的使用和管理 本站所有设备验收合格后,根据分类原则确定其类别,并分配惟一号,建立台账,打印设备标识卡,为便于对设备管理实施监督,设备标识卡上应明确标示有设备的检定维护周期和下次检定维护日期。每年使用科室根据设备台帐制定新一年的设备维护计划

,明确维护内容。设备管理员每月核对设备台帐,对即将到期设备督促通知厂家或检定部门进行维护、检定,完成后,设备管理员更新设备台账信息,并重新打印新的设备标识卡更替原标识卡。3·2 计量设备标识的使用和管理 计量设备根据国家或法定测试机构的规定要求[4、5],制造商的建议和使用频率、环境等综合因素,确定计量设备的校准周期,并按规定的周期、选择国家法定的测试或计量检定机构进行检定,其检定周期和内容同样作为设备检定维护内容纳入到设备管理台帐,对非强检计量设备和计量无法检定的计量设备可通过自检、比对等方法来保证设备达到预期效果。检定合格的计量设备粘贴“合格证”;对于一些多功能计量设备,某些功能丧失,或者在某个范围内可以使用的,可粘贴黄色“准用证”,但需要规定其准用功能和使用范围;对于已经损坏的计量设备、计量检定不合格或超过规定检定周期的可粘贴红色“停用证”。

3·3 设备状态标识的使用和管理 设备状态标识由设备使用部门根据设备的状态进行标识:对于运行正常,在维护期限内的设备放置绿底“正常运行”标志,标明设备可以正常使用;一些功能损害,但部分功能正常的设备放置黄底“准运行”标志,并在备注中注明准运行范围;对无法使用的设备或超出其检定维护期限的设备放置“停止运行”标志,并在备注中说明停止运行的原因。设备状态标识主要用于对设备使用者的警示和提醒作用,要求放置于设备最醒目处,由设备责任人根据仪器性能和运转情况进行标识,该标识采用插拔方式,便于取放和更换,一旦设备运行情况发生变化即行更换标识,维修后经确认正常即可换回“正常运行”标志。

3·4 对设备标志使用的监督质量管理部门在日常质量监督过程中将设备标识的检查纳入到监督表内容中,在采供血过程监督中观察设备标识来确定设备是否按计划进行定期检定和维护、设备状态是否明确、有无停用设备的非预期使用、有无未纳入台帐管理设备的非预期使用等内容,从而达到所有设备均在受控范围内的目的。

4 小结

随着管理科学、规范、有效对设备进行管理,必将是一个重要的课题。经过几年来的摸索和实践,通过对职能部门的协调和分工,科学分类,借助计算机软件的管理和条码技术的应用,已初步建立起一套台帐齐全、设备分类明确、标识清晰有效的管理模式,并可在以后的管理中引入数据拾取系统,对设备可以进行远程信息采集等功能,让设备管理达到新的高度和更加完善,为保障业务工作的高效、安全开展垫定基础。

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