XX物资供应公司保密工作管理规定

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XX物资供应公司

保密工作管理规定



为做好公司保密工作，进一步加强公司信息、财务、人事、文件资料管理，从制度上健全保护措施，维护公司的正常经营管理秩序，保障公司合法权益不受侵犯，特制定本规定。

一、公司重要文件的保密措施

1、公司绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作需要必须摘抄的，须经总经理批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。

2、绝密级文件的收发、传递和外出携带，由指定的办公人员担任，并采取必要的安全措施。

3、绝密文件封口时，应采用密条封存的方式，并加盖文档印章。销毁时应指定专人在公司内销毁。

4、机密文件资料由办公室人员专门保管；

5、机密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数，不得擅自多印留存。复制中形成的废页应作为密件销毁。密码电报一律不得复印。

6、及公司的机密文件，不得用传真方式发送，确因紧急情况需要用密码传真传送的，不得用普通传真机和电子邮件传送；机密级公文不得利用计算机、传真机传输；不得以明码电报拍发秘密文件，也不得明电密电混用。

7、接收涉及公司秘密的传真、信件，由接收员交给办公室登记后，由办公室交相关人员。 寄发公司秘密，由办公室负责，并登记备案。

二、合同档案的保密措施：

1、物资管理处监察科应建立合同档案，对合同进行登录、统计、保管并制作例行报表。

2、合同档案实行一合同一档案，合同所涉的所有资料都应存放在合同档案里。


3、合同档案应当进行规范管理：即合同档案或按采购材料或按项目或按承办人进行分类保管，所有分类保管的合同档案都必须进行编号，并按档案编号顺序进行存放。在每个档案盒中，要有该档案盒中所有合同的一览表，一览表要有档案编号、合同签订日期、对方公司名称、合同内容等内容。

4、合同档案内容包括：

（1）部门每月承办合同份数及合同类型； （2）合同登记台帐；

（3）合同文本、合同附件（货物清单、技术协议等）、合同评审表以及评审人的评审意见书（评审时出具评审意见书的）以及合同变更协议、解除协议等；

（4）合同往来函件（催款函、催货函、解除合同函）以及付款凭证、收货凭证、发票、质量检验证明、验收合格证明等；

（5）合同对方当事人资信情况和资质文件、授权委托书等资料； （6）每份合同履行情况及每月合同履行情况统计； （7）合同纠纷的处理情况及相关资料。 三、责任与处罚

1、出现下列情况之一者，给予警告和3000元——10000元经济处罚：

（1）过失泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的，给予待岗处分；

（2）故意泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失，给予待岗处分，并处以5000元以上，10000元以下的经济处罚；

（3）已泄露公司秘密但采取补救措施的，给予待岗处分，并处以3000元的经济处罚。

2、出现以下情况之一的，给予辞退，并处以1万——10万元的经济处罚；给公司造成经济损失的，追究其经济赔偿责任；情节严重的，移交司法机关，追究其法律责任：

（1）过失泄露公司机密和绝密的，造成严重后果或重大经济损失，给予辞退处分，并处于1万元以上，5万元以下的经济处罚；

（2）故意泄露公司机密和绝密的，造成严重后果或重大经济损

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