采购管理制度及操作流程

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采购管理制度及操作流程

一、目的

为了提高学校采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足学校对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。

二、基本原则

采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护学校利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

三、采购权责

办公用品、日常杂项、电脑耗材由需求部门申请，人力资源部现需现购。空调、教学设备仪器、工作服等由后勤部招标购买。教学过程中使用的消耗性材料由各分校后勤部自主购买、存放管理。

四、操作流程 （一）采购申请

1、采购申请人必须填写“物品申请单”，由分校领导签字后，交由相应部门进行采购。对于特殊物品需提出书面申请，详细陈述申请缘由，经学校高层领导审批后，交由相应部门进行采购。

2、采购部门收到物品申请后，首先判断库存是否已有申购物品或同类可替代物品。如果存在可以直接让申请人领取，做好领取记录。

3、若撤销采购申请，应立即通知相应采购部人员，以免造成不必要的损失。


（二）询价比价议价

1、杂项类物品购买，采购人员须先列出购物清单，找寻2-3家供货商，供采购询价议价，并记录各供货商的询议价。

2、资产设备类物品购买，采购人员对二家（或二家以上）厂家进行询价之后，要求厂商提供正式报价单，呈学校高层领导签核后可进行后续采购。

3、家用电器类物品也可在京东自营、国美、苏宁等大型网店购买，减少相应议价过程。

4、房屋建筑、设备及相关工程发包由后勤部主管负责招标，需有3家以上符合资质之厂商进行询、比、议价。

（三）采购实施

1、杂项类物品采购需事先约定退换货方式及商品的售后服务。 2、采购人员需对所购商品品质进行检验，保证商品质量。 3、教学过程中的消耗品，必需由仓库或使用部门验收合格签字后，才能办理入库手续。

4、通过招标方式进行的商品或服务按照投标承诺签订相应合同进行采购。

（四）物品领用

到货后，相应部门或仓库需及时通知物品申请人领取物品，并在物品申请单上签字确认物品无误和已领取。相应部门和仓库管理人员做好单据存档。




（五）采购付款方式

1、尽量要求货到付款或延期付款以保证售后服务，日常办公杂项类采购要求供货商采用“月结”方式结算。

2、物品采购无论金额多少，一律需经办人签字，财务审计人员审核，学校高层领导核准签字后方可报销。

3、教学物料采购付款必须有供货商提供的送货单及我校开出的入库单、采购申请单、收款收据等凭证方可结款或开支票。

五、附则

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