数字化档案在档案管理工作中的作用

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数字化档案在档案管理工作中的作用

作者：和炜

来源：《办公室业务》2019年第07期

【摘要】本文首先介绍了我局档案管理工作的现状，重点分析了数字化档案在档案管理中的作用，然后为我局提出了今后在档案管理工作中的建议。加强档案管理工作中的数字化可以提高档案管理效率以及规范性，促进资源共享。通过对数字化档案管理工作作用的分析，以期促进单位提高工作效率。

【关键词】数字化;档案管理;工作效率

随着我国科学技术的不断发展，我国档案管理工作的信息化程度逐渐增强，各单位也逐渐利用数字化管理方式来提高自身档案管理工作的规范性。各单位应当跟随时代发展的脚步，努力学习先进的管理技术来改善自身管理模式，增强资源的开放性以及信息管理效率，进而促进单位的快速、稳定发展。

一、目前我局档案管理工作现状

我局档案室于2017年开展了数字化文书档案的前期鉴定工作，同时还邀请了省档案局对我局进行实际考察，详细鉴定我局自1967年至2000年的文书档案，省档案局在鉴定工作结束之后对我局的档案管理工作提出了几点建议，希望我局不断完善档案管理工作，提高档案管理的先进性、科学性，进而促进我局档案工作健康发展。

省档案局要求我局应当严格按照《文书档案归档范围和保管期限规定》进行档案管理，规范做好文书档案的鉴定以及解密工作，要将60年代档案保管期限为长期和短期的案卷调整为永久卷，以解决我局60年代文书档案严重短缺的问题。我局还应当将近30年来的3020卷17万页的文书档案按照档案年限以及保管期限进行细致翻阅、了解以及鉴定，同时还要重新对文书档案进行分类整理以及排序，这样才能解决好文书档案排序不合理以及放置较为混乱的问题。我局在这次审查过程中还对涉密文件进行了重新筛选和登记，保证了档案管理的安全性和保密性。只有将文书档案良好整理、管理、鉴定才能实现档案的规范化管理，降低保存成本以及时间损耗，同时还能提高档案审查以及管理工作的效率，促进档案管理工作正常进行。 二、数字化档案在档案管理工作中的作用

数字化档案管理工作可以使单位的档案管理工作更加规范和标准，有效提高工作效率，同时还能节省单位资源，降低运行成本。因此各单位应当不断提高对数字化档案管理方式的重视，逐步学习先进的档案管理技术，提高自身的管理水平。

（一）促进档案管理工作规范化进行。数字化档案管理工作可以帮助单位建立一个完善的档案数据库，将档案信息转换成电子格式还能提高档案查询和管理效率。电子化档案管理数据

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