运用Excel管理固定资产卡片账

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运用Excel管理固定资产卡片账

作者:许长荣

来源:《中国管理信息化》2014年第22

[ ] 固定资产卡片是按固定资产项目开设,用以进行固定资产明细核算的账簿,是加强固定资产管理的重要措施。对于小微企业而言,以Excel为平台进行固定资产卡片账管理济有效,本文阐述了运用Excel进行固定资产卡片账管理的方法。 [关键词] Excel;固定资产卡片账;公式设置 doi 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 22. 021

[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194201422- 0035- 02 1 问题的提出

固定资产卡片账是企业为了加强对固定资产的管理,更加详细地了解某方面的信息而设置的一种辅助账簿,它不属于会计核算中的账簿系统,没有固定的格式,没有固定的账页,企业可根据实际需要自行设计,尽量详细,以全面反映某方面的信息。对于固定资产卡片账而言,一般包含固定资产名称、编号、类型、原值、使用年限、起用日期、折旧方法、已折旧期限、当期折旧额、累计折旧额等信息。随着科学技术进步,计算机广泛应用,现在很多单位再不用手工做账,而是运用计算机进行电子卡片账管理。对于小微企业而言,由于固定资产数量不多,考虑到成本问题也未必有功能全面的财务管理系统,以Excel为平台进行固定资产卡片账管理不失为一种经济有效的方法。下面本文以一台使用期限为5年的电子设备线路板制版机为例说明固定资产卡片账的构建。 2 固定资产卡片结构

Excel下的固定资产电子卡片包含两个基本部分,如图1所示,①基础资料部分,在此输入与固定资产有关的基本信息;②计算数据部分,此部分是根据固定资产的基础资料计算出来的相关数据,供经营决策参考。在基础资料部分,对于左边的诸如固定资产卡片编号、固定资产编号、固定资产名称、固定资产型号、原值、残值率、预计使用年限、固定资产启用日期等项目直接输入数据即可。对于右边的诸如固定资产性质”“固定资产类别”“增加方式”“使用部”“使用状况”“折旧费用入账科目”“折旧方法等关键信息,为了保证其统一规范不宜直接输入,而应由系统提供下拉式列表框选择输入。以固定资产性质为例,在E3单元格进行数据有效性设置,具体方法为:点击菜单数据”/“有效性”/“设置,有效性条件设置为允许序列数据来源设置为生产经营用,非生产经营用,见如图2所示。

一般说来,固定资产类别的序列值可以设置为电子类、机械类、交通运输类、房屋类等;增加方式的序列值可以设置为外购、投资投入、捐赠、在建工程转入等;使用部门的序


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列值根据企业的具体情况设置为一车间、二车间、管理部门、销售部门等;使用状况的序列值可以设置为在用、季节性停用、大修停用等;折旧费用入账科目的序列值可设置为制造费用、管理费用、销售费用等;折旧方法的序列值可设置为平均法、年数总和法、双倍余额递减法等,如果出现了原来未设定的新序列值可以在使用过程中随时增加。

根据《企业会计制度》的规定,固定资产计提折旧方法可以在平均年限法、工作量法、双倍余额递减法、年数总和法中选择。但按照税法规定,企业固定资产折旧一般应采取平均年限法,采用加速折旧法的需当地主管税务机关核准,企业不能自行决定。目前绝大部分企业还是采用直线法(平均法)计提固定资产折旧,所以本文所阐述的固定资产卡片账以平均法计提折旧,即符合绝大多数企业的实际情况,数据计算也相对简化。 3 固定资产卡片账计算公式设置

固定资产卡片账计算公式设置是电子卡片账的关键,它实现固定资产卡片账基础资料计算数据两个部分的动态关联,即表头的当前日期的年份、月份变动后,数据栏的6项数据会自动更新。

经过上述步骤,固定资产卡片账管理模版构建完成,不同的固定资产只要在基础资料中变更一些资料即可。每当打开文件时,当前日期自动更新为系统日期,系统日期的月份发生变化时,已提折旧月数、尚需计提折旧月数、本期折旧额、至本期累计折旧额、本期末固定资产净值等项目的数值也随着更新。固定资产卡片能为固定资产管理提供各种数据,比如当期的折旧额,提前报废时应注销的累计折旧额等。

此外,在基础资料与公式全部设置完毕后,为了防止用户不小心误删除或者改动表格的某个部分,增强表格的安全性,可以对整个表格进行保护,具体做法是:选中区域A2E12,点击菜单工具”/“保护”/“保护工作,调出保护工作表对话框,如图3所示,单击确定按钮就可以把工作表保护起来。设计者还可以设置保护密码,但设置密码后解除工作表保护也需要相应的密码。 主要参考文献

[1]丁昌平.Excel财务应用教程[M].北京:人民邮电出版社,2011. [2]黄新荣.Excel在财务中的应用[M].北京:人民邮电出版社,2011.


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