关于统一文件格式的通知

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关于统一文件格式的通知



各处室、各部门：

为使我校文书档案做到格式规范、文体规范、文字规范，从即日起学校出台统一格式要求，具体如下：

1、统一纸张

一般情况下使用A4纸，如有特殊情况可使用A3纸。（学校可定制印有“学校全称+文件”或“学校全称”红色文字加下划线的两种文本用纸，用于管理类文书档案首页的打印。）

2、统一格式

（1）文章标题：黑体，三号，下空一行接正文，正副标题均居中；

（2）正文一级标题：黑体，小四，序号请使用例“一、二、三……”的格式； （3）正文二级标题，宋体，小四，加粗，序号请使用例“（一）、（二）、（三）……”的格式，括号后不加顿号；

（4）正文三级标题，宋体，小四，序号请使用例“1、2、3……”的格式，阿拉伯数字后用顿号，不用圆点；

（5）正文：宋体，小四；序号切勿使用自动编号；行距，固定值:20磅；页边距，上、下、左、右均为2.5厘米(装订较厚的文件左可2.8厘米)；每段首行空两格，每段均不加段前、段后距离；为消除“有将无兵”现象，可适当调整字间距或行间距。

（6）凡文件中出现表格，表格内文字使用宋体，五号。

3、统一操作

建立新文档后，打开格式中的“段落”，去掉两“√”，设置行间距为固定值20磅，其他归“0”；打开格式中的“字体”，按正文的要求设置好字体和字号，字符间距和位置设置为标准，正文对方设置为两端对齐；打开文件中的页面设置，选择A4纸后，设置页边距。输入法设置在全角状态下，以确保每个标点符号的规范。标题与正文之间用回车键键入后空一行，每段首行缩进2字符。如果在使用层次序数时出现自动编号现象，请用“撤消键入”后再进行操作。若需添加页码，统一用“页面底端”且“居中”的阿拉伯数字。打印文档，均须正反面打印。需存档的文档用回行针或钢扣装订，请勿使用订书针。

4、统一标题

标题除制度性文档外，一般应含有四要素，即单位、时间、事由和文种，并按此序拟写，一般为一行且居中。单位应是一个完整的概念，不要再进行拆分。如果有正副标题，均应居中，其中副标题前应加破折号，并按上面要求拟写规范。标题除可使用书名号外，一般不用其他的标点符号。

5、统一数字






正文中的数字，除标题、成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当用阿拉伯数字。

阿拉伯数字的书写有以下规则：

（1）为使多位数字便于阅读，可将数字分成组，从小数点起，向左或向右每3位分成1组，组间留一空隙（约为1个汉字的1/4），但不得用逗号、圆点或其他方式。非专业科技出版物如排版留1/4汉字空有困难，可以不分节，也可仍采用传统的以千分撇“，”（使用半角状态下的逗号）分节的办法，其中小数部分不分节，四位以内的整数也可以不分节。

（2）纯小数必须写出小数点前用以定位的“0”。

（3）阿拉伯数字不得与除万、亿及法定计量单位词头外的汉字数字连用。如453,000,000可写成45,300万或4.53亿或4亿5,300万，但不能写成4亿5千3百万；三千元可写成3000元或0.3万元，但不能写成3千元；三千米可以写成3千米，这里的“千”是词头。

（4）一个用阿拉伯数字书写的数值（包括小数和百分数）不能拆开转行。如有转行，可通过调整字间距来消除。

（5）表示用阿拉伯数字书写的数值范围，使用浪纹号“～”，不用符号“-”。如：10%～20%，（2～6）×10，30～40km（也可写成30km～40km）。表示参数范围的数值应按国家有关的标准处理。如：63%～68%（不作63～68%），-15～8℃（不作-15℃～8℃），155～220千克（也可作155千克～220千克），8万～11万吨（不作8～11万吨），包装外型尺寸为400mm×200mm×300mm（不作400×200×300mm）。

（6）整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。如：一个人，三本书，四种产品，六条意见，读了十遍，五个百分点。再如：截至2006年9月，学院有新闻系6个，新闻专业7个，新闻班1个，新闻教育专职教师274人，在校学生1561人。

6、统一落款

学校、处室及部门名称以公章表述的为准，凡落款均需全称。落款时间年份一律采用公元纪年，一般应用具体日期，即要表明年月日，且一律使用汉字，其中落款时间的第一个汉字与落款单位的第三个汉字对齐，其中“○”不能用“0”或“零”替代，需用单位符号或特殊符号中的“○”。不能使用“今年”、“当年”、“本月”、“上月”、“今天”、“明天”等不确切的时间，以免产生歧义。需盖印章的，印章要上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。

7、统一封面

如果是材料的汇集，一般需加封面。封面一般呈现标题（含年份）、学校名称、科室、编写时间等内容，能确切反映卷内文件材料内容。






8、手写体文件档案的字迹要具有耐久性，可选用碳素墨水钢笔、黑色签字笔和毛笔书写，杜绝圆珠笔、铅笔、彩色笔、纯蓝墨水笔书写。

9、文件印发前请认真校对，杜绝字句不通，错别字等现象。

10、纸质及电子版文件均需按规定入档。



山东大王职业学院综合档案室

二○一○年九月三十日

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