机关档案整理工作流程

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机关档案整理工作流程



一、区分年度。把不同年度的档案区分开来，不同年度的档案不能混放在一起组卷。

二、划分保管期限。鉴别每一份文件的保管期限，保管期限分为三个级别，具有长久查考价值的档案为永久；一段时期内具有查考价值的档案为定期（定级一般分为30年、10年）；剔除那些与本单位人员、财物、业务无关的文件资料。相同保管期限、相同分类的档案资料作为一个序列，每年的文书档案分为3个序列。专门档案视业务情况分为若干序列。

三、组卷排序。同一保管期限的资料，按文件资料的责任者从中央到地方，直至本单位，由高级别到低级别组卷；同一责任者的资料按文号或者形成的时间先后排序；报告、请示件要同批示、批复一起组件，批示、批复件在前，报告请示件在后；重大活动资料可装订成册，作为一件。在组卷过程中，去掉重复的文件资料。

四、起钉修复装盒。把应保存的文件资料的铁质金属钉换成不锈钢钉，避免其生锈腐蚀档案载体；破损或者纸张小于16K或大于A4的资料或图纸，逐件给予裱糊修复、折叠。然后视档案量多少，选用相应厚度的档案盒装好。不同类别、不同保管期限资料不能混装在同一盒中。

五、盖章编号。在保存的每一件档案资料的右上角空白处盖上档号章或者归档章，把全宗号（单位的代号）、保管期限、档号或者序号一一填写。

六、填写档案盒脊背和封面。脊背有全宗号、年度、保管期限、起止件号或档号、题名，封面有全宗名称（立卷单位）、立卷时间、保管期限等，要一一工整填写。

七、录入目录。把文书档案、专门档案、会计档案、基建档案等分别用相应的目录表录入归档文件目录或案卷目录、卷内目录。然后分门别类装订成检索目录册。

八、把目录分门别类输入计算机，做好备份或拷贝光盘。

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