档案管理规定

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档案管理规定

一、所称的档案，是指任何记载公司文件资料的书面资产与记录文件资料的磁片、光碟等。 二、坚持部门收集、管理文件材料制度。由各部门指定专人负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员由部门经理指定与调换，但须到行政办备案。

三、凡公司所有内部及外部往来的文件及档案，应一律予以存档，并配合公司网络的规划做好适当的存放。

四、凡公司发出的公文含定稿和两份打印的正本与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由行政办公室统一收集管理。

五、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档，行政办备档。 六、归档范围：

1、重要的会议材料，包括会议的通知、请示、报告、决议、总结、领导讲话、会议纪要等。 2、公司发至各部门的决定、决议、指示、命令、制度、规定、计划等文件材料。 3、部门对外的正式发文以及有关部门往来的文件。 4、部门反映主要职能活动的报告、总结。

5、部门各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、各类报表。 6、部门与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

7、本部门职员任免的文件材料以及关于职员奖励、处分的文件材料。 8、本部门员工薪资、福利方面的文件材料。

七、部门内各人员手边档案装订，应以年度为装订单位，不得跨年度装订。并将每一种类的文件依其属性作单一归纳存档管理。

八、所有部门的各种文件归档时，应统一以公文夹做归档管理，以求统一。

九、部门各人员的档案归纳，应由各人员依存放档案的种类，于档案夹外以电脑打印“档名标签”后粘贴于该档案夹外侧面，但如因档案太多须另增加档案夹存放时，其“档名标签”应冠以序号，方式例如：20年社保申报资料（一）、（二）等。

十、部门内各人员的档案文件资料归档工作，除应依本办法的规定作文件资料归档外，更重要的是各人员应于每个文件夹内页的第一页，装订本档案夹内的所有资料内容名称索引，以利查阅使用。并将该页定期缴至该所属文件资料保管人手上，再由各部门指定专人汇总至行政办公室档案


室存放，以建立中央档案管理制度。

十一、各部门的档案资料，应于存放归档之前将文件资料冠以流水序号，以利日后登录及查询。 十二、部门档案管理人员应将所有档案存放位置，以表格方式分年度终了，不定时如档案新增或存放位置异动时），填写表单呈缴该部门主管及行政办公室档案室存档备查，以做为公司部门所有档案管理的索引档。

十三、公司任何使用或新创的制式文件与表单，一律应冠以文件编号，否则一律不准于公司内部使用，其文件编码制式规范如下：

总经理办公室zb 人力资源部rs门店管理部md 采购部cg商品部sp市场部sc质量部zl 发展部fz配送中心ps 财务部cw电脑部dn 各门店以店号为准

上述为各部门的编号，在拟定文件时，按以下方法编号：部门编号-29文件序号（1）。

例如：总经经办公室签发关于“文件统一编号的通知”，则该文件编号应为：zb-29-1十四、公司各部门应将所发行使用的文件表单汇整成总表，以备日后查询对照之用。 十五、公司文件资料装订规范如下：

1、文件均以左边装订为原则，装订文件资料及其附件，应对准左上角装订对齐订牢。 2、文件如有破损应予粘贴补正，执照证件应另加透明封套。

十六、各部门根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”，“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

十七、各部门都要建立健全平时归档制度。承办人应及时将办理完毕或经有关领导批存的文件资料，收集齐全，并加以整理，送交本部门专兼）职秘书归档。

十八、部门秘书应将已归档的文件资料按照“案卷类目”条款，放入相应的文件夹中，并在收发文件登记本上注明。

十九、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

二十、在归档的文件材料中，应将每份文件的正本与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷；绝密文件单独立卷。二十一、卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一 在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左角打印页号。

二十二、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写字迹要工整，卷内目录放在卷首。

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