公司档案资料管理制度

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公司档案资料管理制度



第一条为了规范公司档案资料管理工作，保证档案的完好性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，根绝资料流失，特拟订本制度。



第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作推行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的兼顾管理；二 级管理是指各部门的档案资料管理。

2、综合办公室负责公司全部档案资料的一致采集管理，各部门的内勤负责本部 门档案资料的使用管理。

第三条归档制度

1、凡是属于公司战略发展、生产经营、公司管理及工程建设等活动，拥有查考 利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中一致管理。

3、归档的文件资料，原则上一定是原件，原件用于报批不可以归档或有关部门保 留的，综合办公室保留复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、信函包办后均要实时归档；以公司名义发出 的文件、信函要留稿本及正文备查。

5、业务活动中波及金融财税方面的资料，由经营管理部按《中华人民共和国会 计法》的有关规定保留原件；属于人力资源方面的资料，由综合办公室人力资源保



存原件；属于工程建设方面的，由工程后勤部保留原件。

6、公司对外签署的经济合同，应由经营管理部及合同执行（或签署）部门各保 存一份。特别状况只有一份原件时，由经营管理部保留原件。

7、归档范围外的资料包含各部门采集的客史档案、客情通告、经营数据剖析、




部门下发的内部通启、工作联系单、以及经营部门的小票等由各部门自行保留。



第四条档案资料保留束度



1、公司要建立寄存档案的特意库房，各部门应依据保留档案数目，设置寄存档



案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。



2、档案要分类、分卷装订成册，保留要有条理，主次分明，寄存科学，以便于



查找。



3、依占有关规定及公司实质状况，确立档案保留限期，每年年关据此进行整理、



剔除。



4、经确立需销毁的档案，由档案管理员假造销毁清册，经公司领导及有关人员



会审赞同后销毁。销毁的档案清单由档案员永远保留。



5、凡公司工作人员调离岗位前一定做好资料移交工作，方可办理调换手续。 第五条档案资料保留限期

1、凡是由公司名义发出的文件、请示、会议纪要、通告、管理制度、工程建设



等档案资料，以及公司收到的重要的文件、会议纪要、信函、有关批复等资料永远



保留。



2、凡是波及金融财税方面的资料、经营合同样保留限期严格依据《中华人民共



和国会计法》的有关规定保留。



3、在各部门寄存的由部门下发的内部通启、工作联系单，保留限期为一年。营



业小票、预定单、客情通告等在查对清楚业务已结束的状况下，保留限期为半年，



业务仍未完成的可酌情延伸。



4、各部门内勤要按保留限期实时将本部门保留的档案资料进行整理，经部门经



理审查后，按要求分类办理。属于归档范围的由部门内勤于年关移交综合办公室保

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