英文书信的格式

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英文书信的格式

英文书信的格式

英文书信的垂直式和齐头式。

商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打 印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式( block style )，美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为 缩进式或锯齿式( indented style )，英国常用此格式。垂 直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度 尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。正式的商业英语书 信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名 字全称、职务及地址，称为信内地址( inside address )。 信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式和称美国 式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。

普通书信的写法。 近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国 式相同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法， 就是在书信的 inside address 中，把门牌号和街名都省略 掉。在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是 mr， mrs

和

miss (用于未婚女性) 。英国人常在男性的姓名之后用

esq.


（ esquire 的缩写），不过在商业上也在慢慢地改用 mr. mmes. （madam的复数形式） ，用于二个女士以上。 messrs （mr 的 复数形式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组 成的公司或团体。在英国式英文信里， mr, mrs, messrs ， 均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写 句点如 mr., mrs., messrs. 。在称呼方面，商业上最普遍的 有 gentlemen （美国式）与 dear sirs （英国式）二种，相 当于我国的“敬启者”或“谨启者” 。

典型的美国式书写法。

给公司单位写信时美语用 gentlemen （复数形式） ，英语 用

dear sirs 。如果对方公司只一人时，必须使用 sir/dear sir 。称呼

后一般要使用标点符号， 英国式采用逗号 （ comma）， 美国式用分号（ colon ）。书信结尾客套语（ complimentary close ）有多种，相当于我国书信在结尾时使用的“敬礼” 、 “致敬”、“顺安” 等句。最为典型的美国式写法是 sincerely 和 best

regards ，典型的英国式表达有 yours sincerely （熟 人或知道对

方姓名） ， best wishes, kind regards 和 yours

faithfully （不知姓名） 。此外，英国式的客套语还有

特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用

(一) 英语书信结构、书写款式及要求：

1．书信结构

英语书信结构一般有以下几个部分组成：


1)

信封( envelope )。英语的信封和中文的一样，有三 部

分组成，即发信人地址、收信人地址和邮票。只不过英语 信封的格式除了邮票所贴的位置(信封的右上角)和中文的 一样外，英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的 大不一样。发信人的地址应写在信封的左上角，收信人的地 址应写在信封偏中右偏下处，如下：

2) 3)

信头 (heading) ，即写发信人的地址和日期(右上 角)。 信内姓名地址 (inside address) ，即写收信人的姓 名和

地址(左上角) 。

4)

称呼 (salutation) ，即写对收信人的尊称(一般 用 dear

mr. ⋯ ,; dear madamh elen,; dear miss ⋯ ,; dear john,; dear professor smith, 等)。称呼直接写在收信人 地址的正下方，中间

空一至二行。称呼后面的标点一般只能 用逗号。以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下：

注：如果是相当熟悉和随便的朋友之间，因为彼此都知

道对方的地址，故信头和信内的地址常常省略

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