机要文件资料管理办法

2024-04-03 15:24:32 文档大全网 [ 字体：小中大 ] [ 阅读： ]

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机要文件资料管理办法

机要文件包括重要文件和机密文件。

重要文件：指非保密的但对公司十分重要的(有意义)的证件、文件、资料。如营业执照、企业机构代码证、土地证、房产证等.

机密文件：是指对集团利益有影响，不能公开告之他人的文件、资料。如产品配方、工艺流程、客商资料等。它包括已经整理归档的档案文件和文书信息中心资料库中的资料。

一、机要文件的等级(密级）划分

机要文件划分为三个级别：A、B、C三级。文件等级(密级）的确定：由文书信息中心或机要秘书划分。密级

重要文件

产权证明性文件：如土地证、房产证、股

A

机密文件产品配方、工艺流程、市场计划书、内部财务帐册、财务报表、重要人事档案、重要客户资料等

权证、生产许可证、知识产权证明文件等

资格证明性文件:如营业执照、企业代码客户、供应商资料、人事档案、B

证、卫生许可证、贷款证等,及公司重要社劳动工资、重要会议纪要、经济交活动资料、外部重要的来文来电等

合同

C

公司发文(对外公文）、广告、宣传活动资规章制度、操作手册、会议纪要、料、外部来文来电等

市场动态等

二、重要、机密文件的借阅

重要文件类：重要文件因没有保密性质，故公司各部门因工作需要可借阅，但必须办理登记借阅手续。A级、B级由总办主任批准； C级由总办秘书批准。

机密文件类:借阅机要文件必须严格控制。A级：不能借阅；B级、C级:需经总办主任批准。

三、重要、机密文件的保存

1、重要、机密文件由总办秘书分类存档保管。

2、重要及机密文件在借出后要限期交回，因特殊原因不能及时交回者,需报有相应批准权的负责人批准。

3、总办及部门文档管理人员必须做到: ① 每次资料交接双方需办理相关手续.

② 在日常文件处理过程中，应加强保密意识，严禁无关人员上机查看资料，对文件类的废纸，要及时进行处理.

③ 要严守机密，坚决履行自己的职责，如有泄密者，将严惩不贻。 4、重要及机密文件的遗失，将追究有关当事人的责任；触犯法律的，移送司法机关依法追究刑事责任。