加强婚姻登记档案管理提升档案服务功能

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加强婚姻登记档案管理提升档案服务功能

作者：刘玉书

来源：《基础教育参考》 2017年第10期



中图分类号：G633.8 文献标识码：A 文章编号：ISSN1672-1128（2017）5-0202-01

婚姻登记档案是婚姻登记工作的原始记录，是证明当事人婚姻状况的真实凭证，具有重要的凭证作用。做好婚姻登记档案工作，不仅是婚姻登记机关的重要任务，也是档案行政管理部门的一项重要职责。近年来，婚姻登记档案利用频率的不断加快，其在管理工作中的弊端也日

渐凸显，所以，如何加强对县级婚姻登记档案的管理，已成为当前亟待研究和解决的重要课题。

一、我市档案利用工作现状

（一）档案资料保存不完整。我市自2004年6月开始，实行全市婚姻登记职能转化，由乡镇分散登记统一至县民政局婚姻登记处。因档案管理不规范等原因，因虫蛀、鼠咬、水浸、火灾等问题，造成部分婚姻档案缺失。有的因人员变动等因素，造成档案移交时，当事人身份证或户口簿复印件不齐全，因以前是手写婚姻登，所用的纸、笔、墨不规范，造成部分证件模糊不清等。

（二）档案硬件建设受限制 。硬件投入不足，婚姻登记职能在乡镇时，绝大部分乡镇无专门的档案室，甚至有的无档案柜，更不用说添置档案室所需的通风防火防潮防损等设施设备。档案管理建设不科学，目前仍无科学系统的档案管理系统，查阅档案时还得靠人工，有时因当事人反映的时间不具体，名字不相符，致使工作人员每查一次档案，耗时长、效率低，极大加重了工作人员的工作负荷。

（三）婚姻登记档案自身不规范。近年来，随着乡镇干部、教师以及部分农民群众进城买房的增多，在办理购房手续时，需要出具婚姻状况证明，有的登记人姓名出现多个版本，有的与身份证不符，而且很大一部分婚姻登记档案没有卷内目录，这些都给提供利用增加了难度。

（四）检索效率偏低。近年来，婚姻登记档案的利用率逐年提高，查阅档案的人数不断增加，由于种种原因，一些利用者对原登记的时间和地点记忆模糊。因目前部分地区还是手工检索，这就造成查阅的范围很大，难度也很大，传统的检索手段，既费时、费力，还可能出现查不到的情况。

二、加强婚姻登记档案管理的几项措施

一是依法开展婚姻登记档案的查档服务工作。在开展档案服务时，必须严格遵照档案管理办法的规定，严格那种办事程序和程序性要求，利用婚姻登记档案的单位、组织和个人不得公开登记内容，不得损害婚姻当事人的合法权益；婚姻登记档案不得外借，复印时应加盖档案保管部门印章等。

二是构建完整的档案信息管理系统。提升档案管理水平，实行数字化处理，全面实现婚姻登记档案的微机检索和管理，建立一个科学、高效、规范的档案管理信息系统，通过对文件信息的详细记录，并对档案中所涉及的数据进行录入、维护、查询、备份和恢复，从而能大大减少查阅时间，提高工作效率，提高查全率、查准率。

三是加大对婚姻登记档案管理工作的投入。加强婚姻登记档案管理，是维护婚姻当事人的合法权益的需要，是构建和谐社会的需要。因此，加强婚姻登记档案管理必须在人、才、物上

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