电子档案管理难点及应对策略

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电子档案管理难点及应对策略

作者：王志敏

来源：《办公室业务》 2017年第6期



【摘要】信息技术的飞速发展和广泛应用使得电子档案在档案工作中占据着越来越重要的地位。如何更好地管理、保存和利用电子档案已经成为档案工作者必须面对的新课题。

【关键词】新形势；电子档案管理；问题；应对策略

一、电子档案管理中存在的问题

（一）电子档案易删改，真实性难以保障。由于计算机支持的信息网络、信息高速公路、多媒体技术、传真技术、光盘技术等都面临着安全防护问题，这导致了立足于计算机技术的电子档案在输入、存储、传输和提供利用过程中也同样存在信息失控、污染、干扰、过剩、丢失、窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素，其真实性也易受影响。

（二）电子档案易传输，文档内容易被窃取。当前，我们已经进入网络时代，互联网已经涉及各行各业。网络的互联互通给信息的传输带来极大便利，用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件，同时，一个网络终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这种技术对于在一段时间内需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的挑战。

（三）电子档案依赖一定介质、技术，存储易受技术变化影响。众所周知，电子档案依赖于计算机技术和信息产业，而现代科技发展速度极快，日新月异的多媒体技术使电子档案的技术环境及存储结构更加复杂。存储于某些电子设备中的档案材料，必须考虑保管周期问题。比如，设备及技术更新就会给电子档案的长久保管带来很大困难。

（四）缺少国家标准，电子档案管理软件不统一。近些年，信息技术产业发展迅速，在市场上销售的和各单位、各部门使用的处理文档数字化的软、硬件工具门类众多、品种繁杂，加上政府部门在公文处理办法中采用何种手段目前未作硬性规定，致使形成的电子文件数据格式、版式无标准可依。档案系统各地区、各单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。只有把收到的电子文档置于一个适用于移交、保管、分类、存储、调阅、打印的统一标准之下，档案部门才能真正实现方便快捷的计算机管理。

二、加强电子档案管理的对策建议

（一）建立科学的管理规范。随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一整套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范，将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作。首先，要加强标准化规范建设。为了实现电子文档格式、版式的统一规范，确保电子文件在向档案管理部门移交时实现计算机网络化管理，档案标准化管理部门要尽早制定电子公文一体化业务流程技术标准体系和规则。标准化建设必须要抓住核心，要简单易行、方便操作。其次，要建立健全维护电子文件真实和安全的法规。在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案的保管和利用标准规定下来，使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。




（二）提高管理人员的素质。许多档案工作者对纸质档案“情有独钟”，对电子档案重视不够。面对电子文件给档案管理带来的“冲击”, 档案工作者当务之急是更新传统的管理观念，转变长期以来以纸质档案管理利用为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，树立档案现代化的管理意识，进行科学的管理。同时，现代化信息技术的应用，新型档案载体随之产生，这必然引起传统的档案管理模式、工作重心、服务手段等方面的变化，对档案专业人员的素质提出了更高的要求。 除了具有较高的政治素质外，同时对他们的文化素质和专业素质提出了相应要求，档案工作人员除了要具有扎实的有关档案学方面的知识外，还要具有计算机知识和外语知识，应该了解计算机信息管理和开发利用知识，并要熟悉掌握计算机在档案管理中的应用，以适应新时期档案工作的需要。

（三）引进应用先进的科学技术。电子档案的安全及存储期限问题一直困扰着档案工作者。解决这些问题，必须引入先进的技术和管理手段。首先，要注意电子档案的物理防护。电子存储介质对环境有特殊要求，在防磁、环境温湿度和碰撞、震动等方面要特别注意，避免使其发生物理性损伤。其次, 建立有效的备份系统。通过硬件备份可防止物理性故障，专门软件的开发也会减少因误操作造成的数据的逻辑性损坏，从而建立对电子档案的有效保护。再次，要确保档案安全真实。为保证电子文档在内的网络资源不被非法访问和非法使用，可以采取入网访问控制、权限控制、防火墙控制等措施，以实现网络环境下电子文档信息安全。引入防伪技术。对信息加密，让网内数据、文件、口令和控制信息安全传输，确保电子文档的安全。使用数字签名，对电子文档进行身份验证，确保其内容不被篡改或被伪造。

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