档案收集整理制度

2023-02-22 13:02:12 文档大全网 [ 字体：小中大 ] [ 阅读： ]

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档案收集整理制度

1、凡是本单位工作活动中形成的～具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的属于归档范围的文件材料均需及时归档。

2、档案整理的原则是:遵循文件形成的自然规律～保持文件之间的有机联系～区分不同价值～便于保管和利用。

3、归档的文件材料及相应的电子档案均应齐全完整,每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发文件与被转发文等必须分别作为一件进行归档～不得分开。

4、各部门办理完毕的文件～应即时清退～最迟于次年一季度前清退回文件管理人员处进行归档。

5、业务档案由业务处理人员按要求整理归档～并于次年一季度前移交档案室。

6、会计、统计工作所形成的报表、帐簿、凭证由会计、统计人员

装订成册～在有关人员处保存一年后移交档案室统一管理。 7、基建、设备档案由经办人员按要求将形成的文件、图纸、资料

等收集、整理后移交档案室统一管理。

8、声像档案由经办人将在工作中形成的重要活动的照片、录音、录象等按要求收集、整理后移交档案室统一管理。 9、文书档案分类整理采用年度—保管期限的方法进行。 10、单位所有的书籍、报刊等资料应由档案室统一管理～提供查阅

利用。任何个人不得据为己。档案保管鉴定制度

1、为了维护档案的完整与安全～本单位全部档案由档案室集中统一管理。

2、档案室配备档案柜和防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫、防有害气体等的设备设施。

3、档案室内严禁烟火～严禁堆放与档案无关的各种物品～保持整洁卫生。

4、定期对室藏档案进行安全检查。发现有虫蛀、鼠咬、霉变、褪色、破损等现象要及时采取措施～予以补救。

5、做好档案室内温湿度的测记～并在高温高湿季节～采取积极措施～保持适宜档案保管条件的温湿度。

6、定期进行室内档案的清理核对工作～做到帐物相符。 7、对到期档案及时进行鉴定～销毁档案按有关规定进行。

档案利用统计制度

1、凡是本单位工作人员原则上可以利用本机关档案室保存的有关工作职责范围内的档案、资料～借阅重要机密档案须由分管领导同意。

2、外单位查阅档案须持单位证明～经分管领导批准同意～方可借阅。

3、借阅利用档案、资料一律进行登记。利用后～要认真填写档案利用效果情况。

4、外单位人员利用档案一般在查阅室进行。本单位人员如确因工作需要～可带回办公室查阅～但严禁携带档案资料回家或出入公共场所。外单位摘抄复制档案、资料～须经分管领导批准。 5、本单位工作人员摘抄、复制档案只限与自己工作相关的内容～