基于Excel模板的在线填表系统的设计

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基于Excel模板的在线填表系统的设计

【摘 要】表格填写与汇总已成为我们日常办公中的一项重要工作，但是却非常的费时费力，严重影响了办公效率。本文设计了一种基于Excel模板的在线填表系统，通过规则分析并结合智能化的信息获取技术，可以有效实现在线填表和智能填表，从而提高办公自动化水平。



【关键词】Excel;模板;在线填表;智能匹配

0.引言

在日常办公过程中,我们常常需要填写各式各样的表格。目前一般的流程是通过Office软件将制作好的电子表格（或打印后）下发，填好后回收再进行统计。例如，每学期学校都要求教师上报教学工作量和科研业绩，在教师填写后分别由教学秘书和科研秘书进行汇总，虽然可以通过简单的“复制粘贴”操作进行汇总，但是这种毫无技术含量的重复操作让人感觉既枯燥又费时；而当教师在评职称和申报项目时又经常需要重复填写这些内容，可谓费时费力。因此，迫切需要一种有效的方法来提高表格填写与汇总的便捷性和操作效率。



1.系统设计

本文为此设计了一种基于Excel模板的在线填表系统，用户可以上传自定义格式的Excel模板文件，系统解析后自动生成相应的表格，以供事先被授权填写此表格的用户进行在线填写并可进行统计汇总，从而提高日常填表的效率。



系统主要由模板管理、表单管理、好友管理、用户管理和系统管理五大模块组成，具体功能如图1所示。



系统的一般操作流程如图2所示：首先由用户编辑待填表格的Excel模板文件并设置每项栏目的属性（包括显示格式与填写格式）；接着上传到服务器并发布，经管理员审核后自动生成表单供授权用户填写并发布；最后用户可对所填写的所有表单信息进行统计汇总。



2.关键技术

2.1 Excel模板文件的分析

利用COM技术对上传的Excel模板文件进行解析，并应用控件动态加载技术实现网页表单的自动构造，以便授权用户可以像填写普通表单的方式来填写Excel表格，随后借助关系数据库技术实现表格的自动汇总统计。



为了确保数据项填写的规范性、有效性和完整性，用户必须在模板文件中为每项数据定义显示控件类型、数据范围等属性，具体见表1。






表1 数据项自定义格式

例如：

(1)若性别栏的格式为：R[男,女]，则表示将其作为单选按钮组显示，选项为：男和女。



(2)若等级栏的格式为：D[1-5]，则表示将其作为下拉框显示，选项为：1至5共五个等级。



(3)若金额栏的格式为：TM|F2|(0-100]，则表示将其显示为单行文本框，且为必填项，可输入大于0且小于等于100范围内含2位小数的浮点数。



(4)若电话号码栏的格式为：

TR((0\d{2,3}-)?(\d{7,8}(-(\d{3,})?，则表示用正则表达式来验证输入的电话号码，正确格式为：0开头的3-4位区号（可省略不填）加7-8位号码加至少3位的分机号（也可省略），每个部分之间用“-”相连。



2.2相似信息的自动获取与填充

在日常办公过程中,用户常常需要填写各式各样的表格，且这些表格中很多栏目都是重复的或者仅是改了个名称而已，可谓费时费力。因此，迫切需要一种有效的方法来提高表格填写的便捷性和高效性。本项目使用智能化技术对信息进行分析，当用户需要再次填写相同或相似信息时，可以从数据库中自动获取，减少重复填写。



系统做智能匹配时，将考虑如下四种情况：

(1)对于完全相同的栏目，如每张表格都会有的姓名和性别等栏目，系统直接获取对应的数据。



(2)对于多次填写信息不同的栏目，系统会自动获取最近一次的信息，并提供选择功能，方便用户选择其他填写的信息。例如，教师的研究方向一栏，可能该教师现在的研究方向与之前相比已有了一定的变化，或者他在某个申报项目中填写了别的方向，那么在下一次填写该栏目时，系统会自动匹配最近一次的填写信息，并列出之前所有的历史信息方便用户选择填写；



(3)对于改了名称的栏目，系统中可以由用户自定义各个概念的同义词表，然后系统会自动获取相应同义词的信息。例如，教职工信息表中的工龄栏，在别的表格中可能被称为工作年限，如果用户已将工作年限设置为工龄的同义词，则系统会自动获取工龄信息进行自动填写。

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