打通物资采购全生命周期管理链条——做好海外项目物资高效保障

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打通物资采购全生命周期管理链条——做好海外项目物资高

效保障

摘要：物资装备的管理是海外项目施工的一个重要组成部分，正所谓兵马未动，粮草先行，物资保障是一个项目能否成功的重要因素，因此在海外施工项目中，在保证海外项目物资装备供应和管理的科学性和稳定性前提下，才能够最终实现海外施工项目的顺利完成，并创造最大的经济化效益。 引言

此前，中国路桥工程有限责任公司海外施工项目一般在环境比较恶劣、基础设施较为薄弱的国家或者地区，如非洲、拉美、中亚的国家。这些国家由于工业不发达，导致整个国家的基础设施建设水平不高，一旦项目中标后确定贷款计划和项目启动时间，那么工程建设所需的机械设备以及必要生产物资转运以就成为了一个较为紧迫的问题。此种情况下，中国路桥开发海外物资装备综合管理平台来统一管控物资装备的采购、报关、运输、清关、出入库及后续调拨。 一、海外物资装备管理需求

中国路桥工程有限责任公司走出去在进行海外项目建设过程中首先需要考虑的就是如何能够为项目建设提供一个更加稳定项目物资保障，并将实现物资的高效运输、科学管理及安全作为海外施工建设中必要的管理目标之一。基于以上管理目标，中国路桥信息化管理部联合物资装备部，针对管理中的难点、痛点调研了多哥、卢旺达、莫桑比克等驻外机构，并且在调研过程中依据自身的业务实际管理需要，自2017年开始，针对此前物资装备采购、物流、报关、出入库等环节存在的问题开发海外物资装备综合管理平台，系统结合物资装备部和各驻外机构业务需求和发展目标，旨在寻找进一步提高海外物资管理水平的突破口和切入点，系统主要功能包括：采购计划管理、采购执行管理、报关运输管理、清关验收管理、供应商管理、合同管理和统计分析等核心模块。

在海外进行项目建设中，为了方便对物资进行统一的管理，通常海外公司将生产过程中所需要的各种生产物资计划的制定以及相应货物的采购、运输、储存管理的过程称之为海外物资管理[1]。这样的管理策略能够增强海外管理的效率，为海外施工项目的建设提供所需的物资保障。海外物资管理的正常运行关系到海外施工项目的顺利进行，所以其在执行过程中也根据不同的保障类型，将任务分为一下几个主要的方面。

（一）工程建设中的采购材料

首先，海外建设公司在进行物资管理过程中应当按照自己工程建设过程中所采购建设材料的品种类型以及使用时间的长短进行材料购置计划的制定，这样既能够保证材料的供应充足，又能够加强对于建设物资的管理。例如，在工程建设中，可能有的材料只有在建设工程的后期才能够被使用到，但是在工程前期这种建设材料采购价格处在近两年市场低位，就需要购入，而购买量的多少，材料运输和存储等问题，都是海外物资管理要解决的难点。 （二）物资管理的流程效率

其次，物资管理过程中需要员工提高对于国内物资的采购以及运输、报关单制作等相关流程的效率，根据相应制度，对于物资采购管理优秀员工进行相应的奖励，能够激发物资采购管理员工提高工作效率。第二方面就是在物资采购


以及转运的过程中需要加速物资的流转或者是减少物资转运所需要经过的流程，增加统筹计划，这样就能够减少物资的损耗，保证公司效益的最大化。 （三）加强管理和监督

加强对于海外物资的管理以及监督，避免相关建设公司在工程进行中出现浪费建设材料的现象。之所以加强对材料浪费的管理，主要是因为海外施工所使用的材料大都是由国内采购并且进行运输的，费用较为昂贵，所以如果在施工建设过程中出现的材料浪费就可能会造成大量运输资金的流失，出现不必要的经济损失[2]。为此物资管理部门不仅仅需要加强物资采购过程中的管理，更需要加强在物资出入库管理及在使用过程中所出现的浪费现象的管理。 （四）废弃材料和污染物处理

最后，物资管理部门比较重要的一项任务是在建设过程中加强对于废弃材料的回收以及污染物质的处理，避免施工过程中出现的众多废弃物对环境造成污染。因为大多数海外项目的建设本来就是在一些基础设施建设较为薄弱、生态环境较为脆弱的地区进行，所以对当地环境的保护也体现出一个国际化公司的责任担当。

二、中国路桥海外物资装备综合管理平台运行情况

平台自设计开发以来，已于2017年10月上线采购计划和采购方案模块，2018年6月上线供应商管理、供应商询价、定标及装箱、货代报关运输、清关验收单据制作、合同管理及统计分析模块，10月选取多哥、卢旺达、莫桑比克三家驻外机构进行系统试运行。因为这一实际操作系统主要就是在海外物资管理中进行运用，并且这也是海外项目建设中首次在物资管理过程中采用信息化管理方案，所以系统试运行初期的主要任务就是对系统操作人员进行培训，使海外项目建设中物资管理人员能够熟练的对物资信息进行管理，提升整个企业所获得的经济效益。在海外人员信息化系统培训过程中需要根据企业不同人员的岗位以及职责的不同，进行具有针对性的培训。其中总部物资装备部人员为现场培训；驻外机构为远程视频培训。此次培训的难点是对本系统的外部使用人员-供应商和货代培训，之所以称外部人员对于系统的使用为一个训练难点，首先要让非公司物资装备人员了解和熟悉物资装备平台的业务流程，慢慢的掌握线上填报功能，逐渐放弃之前线下交易操作；再次就是由于系统搭建在内网环境，总部和驻外机构人员可直接访问，而对于货代和供应商，系统专门建立外部IP地址链接供其访问和使用。为了提高培训效率，信息部制作了供应商操作手册和货代操作手册，并且在视频制作过程中依据各个部门员工的职责不同而制作了25个系统的操作视频，以便于在员工观看视频的过程中能够帮助他们熟悉和掌握系统，同时成立了物装部、信息部和软件厂商为答疑小组的运维机制，通过电话、RTX和QQ等方式快速响应和解决供应商和货代问题[3]。

图 中国路桥海外物资装备综合管理平台采购询价数据

截止2018年底，经过3个月试运行，系统中共有89条有效采购数据，采购内容包括工程材料、机械设备配件和非生产性物资等，其中多哥办事处45条，卢旺达42条，莫桑比克2条。系统试运行初期3家驻外机构采用线上线下并行的采购方式，在系统数据和流程流转无误后，12月开始，全部采用线上操作，至此，系统已完全打通物资装备部与各驻外机构和供应商、货代之间信息渠道，通过海外物资装备综合管理平台，为物资设备采购人员、供应商等相关方提供业务协同和全面的信息服务，从而达到操作透明、过程受控、全程在案、永久追溯的目的，从而提高工作效率，提升监管能力，降低运营成本。

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