采购、入库、出库简明流程

2023-01-21 06:41:19 文档大全网 [ 字体：小中大 ] [ 阅读： ]

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【日常采购流程图及说明】

流程图

采购员根据库存补货采购

之商品提出申请补货采购

说明

每天根据仓库库存表对库存或相关部门需求

权责部门

相关表单文件

采购（系统）仓库库存表或部门需求

采购员按财务规范要求和规定时间，填写采采购

（系统）采购单据或部门需求

填写采购单据或合同给付

购单据或签订合同，准备提交。

如要先预付款，请填写《付款通知书》并付采购财务

（系统）采购单据或部门需求

付款通知书

o要预付款，请填《付款通知书》，附上采购明细表或合同，按财务流程签字

上采购明细或合同，提交直接主管审核签字，

经过采购、财务签字后才能将单据给总经理。

直接主管必须对以下内容进行审核： 1）采购产生的原因及真实性； 2）采购价格的合理性；

3）采购总金额是否正确，是否已经付款。若发现不符合要求，退回重新提报。

财务审核签字登记未到货明细表。

财务审核确认签字主要内容包括： 1）采购价格是否合理； 2）是否已经付款，重复申请；

财务

（系统）采购单据或部门需求付款通知书付款记录未到货明细表

总经理审批签字

出纳转账付款并加盖付讫章，登记付款流水账，通知采购员已付款，安排到货。

3）登记付款记录、未到货明细表。若发现不符合要求，立即退回相关部门重新整理提报。

付款通知书经总经理签字审批后，由出纳统一银行转账，并加盖银行付讫章，登记出款流水账，转财务进行财务处理，并由会计整理凭证保存。

出纳财务采购

（系统）采购单据或部门需求付款通知书付款记录未到货明细表

提货清单或供应商送货单

到货通知仓管验收，按入库流

程办理手续。

备注：如物品采购品项、数量等有变动，采购应及时通报给财务和仓管，以便做账和货物入库。

备注：各个环节经办人，务必要认真操作。出现差错，将根据实际情况对出差错环节经办人进行通报批评、责令改正，并对相应环节经办人给予乐捐20元/次之处罚；造成损失的将另行追究经办人的责任，出现多环节多经办人均出错的则按照均摊原则承担相应责任。

【仓库常规入库流程图及说明】

流程图

采购或入库单打印给仓管员，备注清楚自提还是送货上门 o仓管员开箱清点或抽检核对验收货物

说明

打单人员将已确定的采购单或入库单给仓管员

打单人员

如自提的，仓管员协调物流/外务人员凭单去提货，提货时，注意检查包装及外观等部件是否齐全、核对数量是否正确等，装车回仓库。

货物到仓库后，仓管员必须做到：

仓管员物流/外务仓管员物流/外务/采

（系统）采购或入库单仓库、单据、财务管理相关规定

（系统）采购或入库单

权责部门相关表单文件或依

据

（系统）采购或入库单

o仓管员与采购部核对实际到货名称、数量

仓管员到货验收入库，必须做到准确清点无误。

1）到货商品品项是否正确； 2）包装、配套是否齐全；

3）开箱或抽检验收，数量是否正确，有否破损等。

在采购入库单上签字，或在供应商送货单签字，才放行车辆，如不一致，请及时与采购员核对。

货物验收无误后，仓管员办理货物入库手

核对无误后，在采购单上

签字确认、办理入库手续、登记账目、整理归位。

实际到货与采购入库单上一致，验收无误，购

采购

（系统）采购或入库单仓库、单据、财务管理相关规定

（系统）采购或入库单仓库、单据、财务管理等相关规定

续，整理入库归位，登记账目，保存单据，仓管员

仓管员将入库商品数量反馈给财务/采购；入库单据每天整理一次上交财务存档。

财务核对并进行账务处理

每天汇总上交入库单据财务部。

采购根据仓管员反馈结果将实际到货各品项信息（再核对）录入（系统）

财务根据上交的单据与预先登记的账目核对是否一致，并进行账目处理。

财务

财务

财务整理凭证存档

（系统）采购或入库单仓库、单据、财务管理相关规定

财务部并整理好凭证存档

备注：①任何一个环节发现单据或流程有问题，可退回上一环节补充完整。如遇阻力，可越级上报公司领导处理。②日常调拨单也要填写完整，并参照以上说明执行。③各个环节经办人，务必要认真操作。出现差错，将根据实际情况对出差错环节经办人进行通报批评、责令改正，并对相应环节经办人给予乐捐20元/次之处罚；造成损失的将另行追究经办人的责任，出现多环节多经办人均出错的则按照均摊原则承担相应责任。