普通高等学校档案管理办法

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普通高等学校档案管理办法



普通高等学校档案管理办法 _______________________________



普通高等学校档案管理工作是学校教育教学、科研和管理工作的重要支撑，是学校信息资源的重要组成部分。为规范学校档案管理工作，维护学校和党政机关档案管理的权威性和完整性，特制定本办法。



一、 档案分类

1. 根据档案的形成时间，档案可以分为永久性档案和非永久性档案两大类。

2. 根据档案的内容，档案可以分为学校规章制度、行政文书、会议记录、教学文书、学生文书、科研文书、经费文书、合同文书、其他文书和其他资料。

3. 根据档案的来源，可以分为上级机关传来的文件和学校自行制作的文件。



二、 档案保管

1. 所有学校文件均应及时归档，并建立相应的保管制度，对文件进行有效保管。

2. 对永久性文件，除由上级机关传来的文件外，由学校制作的文件，一般应两年后进行保存；对非永久性文件，一般应在使用完后即时归档，并根据需要定期进行归类整理。 3. 所有保管的文件应该做好保密工作，任何人员不得未经批准随意进行出入。

4. 学校规定，有关人员只有在必要时才能使用或复印相关文件，并且在使用完后应及时归还。



三、 文件查阅


1. 学校可以设立相关部门或专人负责文件查阅工作。

2. 对于需要公开的文件，学校可以在相应的门户网站上进行公开，或者通过其他方式发布。 3. 对于需要保密的文件，只有在必要时才能对外进行查阅，并且必须遵守保密相关的规定和流程。



四、 文件清理

1. 学校应定期对所有保存的文件进行整理和归档，并定期进行文件清理工作。

2. 对于永久性文件，学校应定期进行复印保留；对于非永久性文件，一般不需要复印保留，但可以将重要的部分复印后进行保留。

3. 对于不再使用的文件，应及时清理，并根据不同情况进行不同处理：一般不再使用的文件可以通过正规方式进行销毁处理；需要保留的文件应当通过正规方式进行保存。



五、 技术保障

1. 学校应该重视文件电子化的工作，并根据实际情况制定相应的电子化流程和工作方式。 2. 学校应该重视文件数字化的工作，并根据实际情况制定相应的数字化流程和工作方式。 3. 学校应该重视文件安全性的工作，并根据实际情况制定相应的安全流程和工作方式。 4. 学校应该重视文件查询性能的工作，并根据实际情况制定相应的查询流程和工作方式。 5. 学校应该重视文件技术保障的工作，并根据实际情况制定相应的技术流程和工作方式。



六、 监督考核

1. 学校应该对文件管理工作进行定期考核和评估，对不合格的部门或人员进行相应处理。 2. 学校可以通过外部机构对文件管理工作进行专业性考核，并根据考核结果对不合格部门或人员进行相应处理。

3. 学校可以通过不同方式对文件管理工作进行客观评估，并根据评估结果对不合格部门或人员进行相应处理。

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