公函写作格式与要求

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公函写作格式与要求

由于函类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函结构､内容和写法。

公函由首部､正文和尾部三部分组成。其各部分格式､内容和写法要求如下: 首部

主要包括标题､主送机关两个项目内容。

1､标题。公函标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称､事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2､主送机关。即受文并办理来函事项机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。 正文

其结构一般由开头､主体､结尾､结语等部分组成。 1､开头

主要说明发函缘由。一般要求概括交代发函目､根据､原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文。复函缘由部分,一般首先引叙来文标题､发文字号,然后再交代根据,以说明发文缘由。 2､主体

这是函核心内容部分,主要说明致函事项。函事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是洽谈工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体语言把需要告诉对方问题､意见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答复事项 针对性和明确性。 3､结尾

一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。 4､结语

通常应根据函询､函告､函或函复事项,选择运用不同结束语。如“特此函询”､“请即复函”､“特此函告”､“特此函复”等。有函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”､“敬礼”。 结尾落款

一般包括署名和成文时间两项内容。

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署名机关单位名称,写明成文时间年､月､日;并加盖公章。 注意事项

函写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维､曲意客套。至于复函,则要注意行文针对性,答复明确性。

其次,函也有时效性问题,特别是复函更应该迅速､及时。像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动正常进行。



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