如何召开项目启动会议

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如何召开项目启动会议

良好的开端是成功的一半，项目启动会议是一个项目的开始，因此其对于项目的顺利开展非常重要。

项目启动会

需要了解四个方面：是否必须组织项目启动会、项目启动会组织时间、项目内部和外部启动会介绍、项目启动会会议议程参考。

（一）是否必须组织项目启动会

项目启动会是项目实施方法论中的重要一环，是甲乙双方的项目小组进行认识和会面，让客户方领导表达信息化推动的决心，向项目经理

和项目小组成员进行授权，调动员工的积极性，让客户方从上到下达成一种共识，为我们日后开展相关的工作扫除障碍。同时乙方项目经理向客户方全体项目组成员宣贯项目相关实施任务、计划、实施要求，让大家明确未来要做的工作，作好准备。因此，项目启动会一般情况下尽量组织开，如果是感觉成功性大的项目，更要隆重的召开。

（二）项目启动会组织时间

项目启动会议所处的项目生命周期时间点，一般而言，项目启动会议在项目招投标结束，甲方选定了项目乙方后；或者公司内部项目立项后，在项目启动规划阶段就会商议在合适的时间召开项目启动会。

（三）项目内部和外部启动会介绍

项目内部启动会议指在公司或部门内部召开的会议，目的是让项目团队成员对该项目的整体情况和各自的工作职责有一个清晰的认识和了解，为日后协同开展工作做准备；同时获得领导及相关部门对项目资源的承诺和保障。会议主要内容应包括：项目的建设背景、项目主要干系人信息、项目的基本需求、项目的总体规划

、项目团队成员及其分工、项目存在的风险及应对策略和项目资源需求等。其中“项目总体规划

”、“项目团队成员及其分工”、“项目存在的风险及其应对策 略”和“项目资源需求”是会上需要重点介绍的内容。

项目外部启动会议一般由甲方主导（我们项目组也可视项目重要程度主动发起），通常会选择在用户方现场召开。目的是让甲乙双方项目主要干系人对该项目的整体情况有一个清晰的认识和了解，让项目各主要干系方清楚各自的职责和义务，明确项目建设的过程中相关部门所需要给予的支持和配合给予承诺，从而让各方就项目建设的相关事宜达成共识。会议主要内容应包括：项目的建设背景、项目主要干系方领导 和项目负责人、项目的基本需求、项


目的总体规划、项目各主要干系方的责任和义务项目存在的风险及其应对策略和在项目的建设过程中甲乙双方所需要给予的支持和配合等。其中，“项目总体规划”、“项目各主要干系方的责任和义务”和“项目建设过程中甲乙双方所需要给予的支持和配合”是会上需要重点介绍的内容。

（四）启动会会议议程参考

甲方项目经理将讲述如下内容：

1. 甲方会议主持人宣布召开启动会议，介绍与会领导和人员，介绍会议议程。

2. 甲方项目负责人介绍项目总体情况（项目立项、资金预算

、项目招投标、项目建设周期）、项目中标方名称、甲方项目经理名称。

3. 乙方项目负责人介绍项目情况和项目的建设方案，同时宣告乙方项目经理名字。

4. 乙方领导发言。就本项目的建设做出工作指示，许诺项目的支撑资源，向甲方保证将按质按量完成项目建设。

5. 甲方领导发言。甲方领导重申项目重视情况，并宣布项目正式启动。

乙方项目负责人介绍项目情况和项目的建设方案时，将讲述如下内容：

1. 介绍乙方基本情况，让甲方各参与者对乙方的实力有所了解，对完成系统建设的能力充满期待。

2. 介绍项目背景，说明项目立项之前甲方存在哪些问题，进而引出现在做的工作将是为了解决XX问题。

需要注意的是，介绍资料要详细列出存在哪些问题，如沟通不畅，是哪些部门/单位沟通不畅，哪些系统之间无数据或者弱数据沟通。

3. 接下来讲述将如何去解决这些问题。

如在部门/单位/现有业务系统之间构建一个XXX系统（包括系统功能介绍），完成什么样的业务串联，有什么样的意义，对于甲方现有内部管理流程、服务能力、商业价值

等方面有些什么样的帮助。需要注意的是，由如何解决这些问题来阐述系统建设的意义，是领导真正关心的价值点，要尽可能说明白这方面的

4. 有提出了解决方案后，PPT还应该讲述期待甲方、业务单位如何配合工作，哪些工作需要甲方、业务单位积极参与。

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