关于婚姻档案电子化管理的思考

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关于婚姻档案电子化管理的思考

摘要：开展婚姻档案管理工作期间，管理人员要重视电子化档案工作，将信息技术、计算机技术等应用于婚姻档案管理中，明确婚姻档案电力化管理工作中存在的问题，并制定针对性的解决措施，以期能够提升婚姻档案管理水平。本文就婚姻档案电子化管理进行研究，保证婚姻档案管理效率。

关键词：婚姻档案；电子化；管理

管理婚姻档案过程中，管理人员要结合婚姻档案的实际情况开展管理工作，制定针对性的管理方案，选择合适的管理方式，严格按照规定标准开展管理工作，采用电子化管理方式，以降低婚姻档案的强度，降低婚姻档案检索的查全率和检索速度，满足人们对婚姻档案管理工作的要求。 1婚姻档案

婚姻档案主要是指办理撤销婚姻、办理结婚登记、补发婚姻登记证、离婚登记过程中形成的各种凭证记录，婚姻档案采用的管理方式一般为统一领导、分级管理方式，婚姻登记主管部门接受同级地方档案行政管理部门的指导和监督，婚姻档案材料立卷归档应该严格按照年度归档，将一对当事人婚姻登记材料组成一卷，要求婚姻档案内部的材料要严格按照规定顺序排列，现在我国采用的婚姻档案管理利用和保管的办法为固定案卷法，案卷分类时，应该按照办理婚姻登记的时间顺序排列，要求在案卷文件首页上端空白位置加盖归档章，并填写相关内容，归档章上应该设置全宗号，室编卷号、年度、页数、馆编卷号。

婚姻登记档案利用应当遵守下列规定：首先，婚姻登记档案保管部门应当建立档案利用制度，明确办理程序，维护当事人的合法权益；婚姻登记机关可以利用本机关移交的婚姻登记档案；婚姻当事人持有合法身份证件，可以查阅本人的婚姻登记档案；婚姻当事人因故不能亲自前往查阅的，可以办理授权委托书，委托他人代为办理，委托书应当经公证机关公证；人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的婚姻关系，持单位介绍信可以查阅婚姻登记档案。

2婚姻档案存在的问题

我国婚姻档案的保管期限较长，开展管理工作期间较为容易出现材料丢失等一系列问题，给婚姻档案 管理工作开展造成较大影响。以下就婚姻档案管理工作开展过程中存在的问题进行详细论述。

2.1档案资料保存不当

婚姻档案资料保存不当出现的频率较高，我国婚姻制度改革之前，很多婚姻登记工作都是由乡镇、社区直接负责的，乡镇、社区管理人员具有工作稳定性较低、人员流动性较大的特点，进行婚姻档案管理制度改革之后，县级以下的有关机关被裁撤，将这部分人力成本直接投入到县级以上婚姻登记机关上，由县级以上的婚姻登记机关负责婚姻档案管理工作，进行档案交接过程中，部分档案出现遗失问题，很多婚姻档案资料内部不全面，婚姻档案流失数量较大。另外，部分婚姻档案也存在与我国婚姻法规、法律严重不相符的情况，文件内容与规定内容不相符，部分当事人身份证复印件存在模糊不清等一系列现象，甚至存在身份证信息完善看不清的情况，这些情况都给婚姻档案后续电子化管理工作开展造成较大影响。


除了上述问题之外，现在我国婚姻档案文件数量较多，这些文件一般为纸质文件，开展保存工作期间需要占用大量的空间，给空间本就不足的婚姻登记部门造成非常大影响，致使部分婚姻档案无法在固定地点存放，屡次出现婚姻档案丢失问题。 2.2电子化管理工作缺乏全面的覆盖性

现在国婚姻登记信息基本实现了全省联网状态，注册方可以在全省范围内进行婚姻档案信息查询。但是，实际开展婚姻档案查询工作期间，发现部分地区存在方案信息电子化建设不全面的情况，电子化管理设施不完善，致使婚姻档案信息资源无法在实时查询，很多区域的婚姻管理部门由于资金等原因没有与相关部门合作，婚姻档案电子化建设工作开展较为缓慢，这些情况严重降低了婚姻档案电子化管理的水平。 2.3历史档案可利用率低

经济发展速度的不断加快，我国的法律、法规逐渐完善，社会进步的同时也出现了许多现象，如：上学、买房、户籍等。而这些活动必须利用婚姻档案的资料，可见婚姻档案的使用率非常高，但在婚姻登记改革之前，婚姻登记档案存在各种问题，文件信息不完整，文件丢失等。例如，双方的名字分为大名字和谐音，双方的信息材料都是伪造的。在这种情况下，它影响到档案信息的提供。 3婚姻档案电子化管理的措施

3.1增强管理人员婚姻档案电子化管理意识

在时代发展的背景下，每年登记结婚和离婚的数量都在增加，这使得工作档案中的信息变得复杂，因为查阅婚姻档案的人数在增加。因此，这将给婚姻档案的电子化管理带来一些挑战，要求领导和工作人员正确认识信息管理的重要作用。同时也要求有关领导或部门更加重视婚姻登记的管理，正确认识数字管理技术在这项工作中的积极作用，最终在工作中充分贯彻公众导向和资源共享的基本原则。通过这种方式，婚姻登记档案的信息管理水平和工作效率得到全面提高，电子化工作的成果得到公众的有效服务。 3.2提高婚姻档案电子化管理工作的安全性

为了实现婚姻档案安全的有效提升，需要在实际工作中注意计算机的硬件设备，从而为提高计算机设备的防御能力提供有效的帮助。同时，我们还需要增加防病毒、防入侵技术的有效应用，以这种方式提高网络安全。相关工作人员也应保持工作警惕，并在安全意识的背景下定期更新或维护该系统。一旦发现问题，就应该及时有效地解决。 3.3采用电子化信息管理方式

随着信息技术的不断发展，人们越来越重视信息管理，婚姻登记档案的电子信息管理，不仅提高了档案的效率和质量，同时也满足了社会对婚姻档案的需求。因此档案管理人员要意识到现代化信息建设在管理工作中的重要性，通过传统纸质档案向现代化电子档案的转变，使工作效率与工作压力得到缓解，同时现代化的婚姻档案管理还能够从根本上防止各种欺诈骗婚等违法行为，维护人民群众的切身利益。 3.4提升档案管理人员的专业素养

档案管理人员是保障档案管理工作能够顺利开展的直接影响要素，因此婚姻登记机关需要加强对档案管理人员的培训工作，通过定期开展相关的档案管理培训，帮助管理人员对自身落后的管理观念进行创新，并意识到现代化信息管理在婚姻档案管理工作中的重要性，积极学习各种先进设备的操作技能，以保证信息化档案管理工作的有效落实，从而在提高自身管理能力与专业素养的同时，能够有效使用信息化技术开展管理工作。另外，婚姻登记机关


也可以建立相应的奖惩制度，对档案管理工作成绩突出的工作人员给予一定的奖励，对工作态度消极的管理人员给予一定的惩罚，使档案管理工作能够有效的落实与开展。 4总结

管理人员要不断更新自身的婚姻档案管理观念，掌握先进的计算机技术，高效利用和管理婚姻档案，根据婚姻档案的类型选择最佳的管理手段，定时更新婚姻档案管理手段和方法，以提升婚姻档案的电子化水平。 参考文献：

[1]盛春波. 浅谈婚姻档案的数字化管理[J]. 黑龙江档案，2018，000（002）：90. [2]覃瑜莉. 分析婚姻档案的数字化管理[J]. 电子化用户，2019，025（016）：66. [3]付一峰. 浅谈婚姻档案的数字化管理[J]. 丝路视野，2019，000（001）：68. [4]李娟. 数字化管理在婚姻档案工作中的应用[J]. 兰台内外，2019.

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