浅议预付账款管理

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浅议预付账款管理

预付账款是预先付给供货方客户的款项，是公司债权的组成部分。单位要对预付帐款进行管理规避风险，要从预付账款事项的确定、供应商准入、评级授信、合同簽订、资金支付、货物或劳务验收等各个环节制定全过程管理规范、使风险控制在可承受范围之内。



标签：预付账款；资产；风险；过程管理

1 预付账款的概念

预付账款是指企业在正常的经营过程中，按照购货合同或劳务合同的规定，预先支付给供货方或提供劳务方一定比例的款项。对购货企业来说，预付账款是一项流动资产，使购货方向供货方提供的一种商业信用。



预付账款属于会计要素中的资产，通俗点就是暂存别处的钱，所以是资产。正常企业应尽量减少预付账款的金额和数量，预付账款存在很多不可预测的风险。



2 预付账款可能存在的风险

2.1 预付账款一旦逾期，容易产生坏账的风险

在竞争激烈的市场中，货款只要付出，各种可能的情况随时会发生，预付账款一旦逾期，就有可能成为呆账、坏账，给企业造成损失。



2.2 预付账款占用企业流动资金，影响了资金周转

预付账款是为购买商品、货物而事先付款产生的短期债权，在企业流动资金偏紧的情况下，预付款占用企业流动资金影响了企业资金的周转，一旦收不到所购的货物又不能及时收回预付款的话，将加剧企业资金周转的困难，造成货币资金短缺，将增加企业经营的风险。



2.3 预付账款如果形成坏账，就会增加企业的资金成本和机会成本

预付账款被占用，资金长期沉淀，最后导致坏账，使得借款时间延长或不得不通过增加贷款以弥补资金的不足，增加贷款需要支付利息，这就会增加企业的资金成本。另外，因预付账款的逾期、坏账，使得企业不得不投入大量的人力、物力和财力进行追讨，还要多出催收成本。因此预付账款坏账造成的风险，增加了企业的资金成本和机会成本。



3 预付账款的过程管理




3.1 建立健全预付款管理制度，规范预付账款项目的条件，将风险控制置于形成预付账款之前



单位应从预付账款事项的确定、供应商准入、评级授信、合同签订、资金支付、货物或劳务验收等各个环节的规范都要在管理制度中明确。单位要根据自身的生产工艺流程制定本单位的材料、工程付款采用预付的条件。比如对方独家供应商、长生产周期设备等要求。



制度要明确单位预付款项的比例。签订定金合同的，应严格依法给付定金，不得超过主合同价款比例的限制。单位可在制度中规定采取信用证、银行保函、抵押、信用保险、保理业务等收款保障措施的条件。



3.2 建立和配备专门信用管理组织，对供应商进行资信调查，对预付账款进行风险评估



单位在决定预付账款前必须对供应商的信用状况作深入了解和评估，做到胸中有数。因为信用风险管理是一项专业性、技术性和综合性较强的工作，需要由专门机构或组织来把关。



3.3 规范预付账款的全过程的审批流程

对于预付账款，单位应从预付账款事项的确定、供应商准入、评级授信、合同签订、资金支付、货物或劳务验收等各个环节制定过程审批控制措施。涉及大额或长期的预付款项，单位应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回的风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施。做到“事前评级授信、事中风险监控、事后及时催收”全过程管理



财务部门应对合同约定的价款支付方式、有关业务部门提交的价款支付申请及凭证、审批人的批准意见等进行审查和复核，复核无误后方可办理价款支付手续。



收到购买的商品后，单位业务部门应按购货合同规定验收入库，并及时办理销账手续；财务部门应对照合同，以及挂账的供应商名称，及时、正确地进行账务处理，确保购买的商品或劳务与合同一一对应。合同履行完毕后，与其对应的预付账款应全部收回或结清。



3.4 加强内部控制制度，监督跟踪预付款的实施

有了信用评估和信用调查，并不等于万无一失，严密的内控制度才是避免风险的重要保证。特别是对预付帐款金额较大的，以及新的合作方，必须经过严密的内部控制程序和集体决策确认，或者由收款方提供担保后才可付款，同时严格制定、审查合同条款



3.5 财务负责人和内部审计部门定期检查预付账款的使用情况






①对预付账款每半年进行分析性复核；对大额异常项目进行调查；②对期末预付账款余额与上期期末余额进行比较，解释其波动原因；③检查预付账款是否存在贷方余额；如有应查明原因，必要时重作分类调整；④检查预付账款长期挂账的原因。注意结合应付账款明细账查核是否有重复付款或将同一笔已付清的账款在应付账款和预付账款中同时挂账的情况；⑤是否将正常的主营业务收入、其他业务收入、营业外收入记入预付账款，截留各种收入，推迟纳税或达到偷税的目的；⑥审查预付账款业务合同是否真实合法，有无以虚假或不合理合同串通作弊，虚列预付账款；⑦对长期未收到货物的预付账款，可向供货单位进行查询；⑧查证不能收回的预付账款是否查明原因，追究相关责任人的责任，对确实无法收回的计提坏账准备。是否做好备查賬，并继续跟踪，能收回时及时收回。



综上所述，对预付账款正确使用和加强过程管理，可以将误用或错用预付账款造成的损失及舞弊现象消灭在萌芽之中，为企业提供真实可靠的财务信息。

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