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油卡管理办法(试行)
为严格管控办公室加油卡使用流程,明确责任,做到充值有审批、使用有记录,使信息真实、准确、完整,特制订本办法。
一、管理部门与负责人
油卡由办公室管理,由主任负责油卡充值、报账等审批工作,张中兴作为油卡专管员,负责油卡日常使用管理、明细统计等工作。 二、细则流程
1、充值流程:
加油卡余额不足500元时,由办公室主任提出充值申请,申请时先汇总加油卡使用记录,制作成表附于充值申请表后,交财务科审核;审核通过后填写费用申请单,经许矿长签批后将加油卡需充值款交由办公室完成充值。
2、使用流程:
(1)车辆加油时由张中兴负责具体事项,油卡使用明细需要写明本次加油的时间、路程、事由以及所使用的金额,并签字备查。
(2)加油卡使用记录采用一卡一表记录方式,月底由办公室主任汇总成一张报表。
(3)车辆在完成加油后将油卡及时交回办公室,并填
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写加油数量、时间与当日单价及出行事由,同时填写余额登记表。
3、其他
(1)使用加油卡加油后,原则上不再用现金加油。 (2)使用油卡时保持卡面清洁,不得折弯。专管员须对油卡妥善保管,如遗失应及时到办卡油站办理挂失并承担由此造成的损失。
(3)严禁私自使用油卡,一经发现根据实际情况给予100-1000元处罚。
(4)如遇特殊情况须报办公室主任批准、处理。
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