【#文档大全网# 导语】以下是®文档大全网的小编为您整理的《档案工作流程》,欢迎阅读!
档案工作流程
一、 档案整理
1、接收:按交接清单,逐一核对,清点卷数,不得有误。 2、分类:将档案按年号、目录号、卷号顺序排列。不得混乱。
3、 查卷:档案按要求排好顺序、修补破损页、剔除金属物。(原件有破损、残缺的做好记
录)
4、 分件:按目录页上的件数将文件分件,每一件的起止页不能分错,以便于扫描和挂接. 5、拆卷:拆开原装订线,不允许将文件撕毁,必须确保档案的完好无损,如有被撕坏的文件,立即用胶水粘好,(不能粘贴到下一页)。不允许将档案中的小纸片(条)、空白页丢失,如发现有缺页现象,必须在“档案交接单”中注明。
6、 保管:整理完的档案,按编号入档案柜妥善存放好,以待扫描。 二、 数据库录入
1、按用户所需字段在超星文档2000(或VFP)中建立相应的数据库(*.dbf),按要求设立字段及字段长度进行录入。
2、 录入案卷级和卷内级相应字段。及时校对每一条记录,避免录错字、错行或漏录、误录
现象。
3、 录入时如发现有缺文件的情况,即时做好记录,以便查询。 三、校对
将数据库打印出纸质目录,校对并修改。 四、扫描
1、扫描人员必须能熟练运用相应的各种程序。
2、扫描时按档案的编号建好路径,文件中有特殊情况,(大图纸、照片、灰度)应有详细纪
录,以待查询。
3、有原件模糊不清(复印件、传真件)的文件应在扫描流程单上注明“原件不清”的字样。
4、扫描人员应根据所扫文件的清晰程度调好亮度、把握歪斜、杜绝错扫、漏扫、多扫、重
扫。
5、有需要旋转(二值)的文件,扫描人在扫描程序中进行旋转。 6、大于A3纸张的文件详细记录在扫描单上,以便慢扫人员拼接。 7、为确保以下各环节能顺利进行,扫描人员必须认真仔细,并随时详细填好“扫描流程单”。 五、慢扫
慢扫主要拼接和扫描AV820机器不能扫描的照片、灰度。 六、数据处理
1、 按扫描单上的记录,将已扫描完的数据复制完整,不得有遗漏。 2、 查数据时认真仔细,将死机、错页、亮度和歪斜一并查出,歪斜不得超半个字。 3、 不得误将一个目录带入另一个目录中。
4、 由扫描程序导致与原件无关的多页或空白页一律删除。 5、 将处理完的数据存放在硬盘上,并做好备份,不得误删。 七、挂接
1、 文件挂接,对照文件中的标题和库中的标题,如有错的字词更改过来。 2、 发现有文件死机、不清等情况需重扫改正。
八、整理装订
1、 将扫描完的档案文件按不同的组卷要求进行分类排序,
本文来源:https://www.wddqxz.cn/420fe7f50229bd64783e0912a216147916117e65.html