什么是办公室公文

2022-09-13 07:05:23   文档大全网     [ 字体: ] [ 阅读: ]

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什么是办公公文

处理公文办公室最常见和最重要的工作之一,办公室人员只有对办公室公文的特点、作用和结构较为熟悉,才能让公文处理工作变得更加高效。

一、办公公文的特点

办公公文的特点主要体现在公务性、可靠性、实用性、时效性和规范性等几个方面。

1.公务

办公公文公务性,指的是公文以处理企业的公共事务为内容,公文内容反映和传达的是企业的各种公务信息

2.可靠性

可靠性即真实性,指的是公文涉及的事实以及所引用的材料和数据,都必须真实可靠,不得有任何虚假和错漏。办公公文写作也一定要核准事实和数据,确保材料的可靠性。

3.实用性

办公公文是用来处理企业公务的文书,因此必须针对实际问题而制发,有明确的写作目的。办公公文只有具备了实用性,才能在企业进行商务活动和经济活动时真正起到作用。

4.时效性

时效性即时间性。办公公文所针对的问题,总是存在于特定的时间范围之内,一旦该时期结束,公文的实用价值也会减弱甚至丧失。所以,办公公文写作、传递和办理,都要求迅速及时。

5.规范

办公公文的撰写,从起草到成文,再到收发、传递、执行、立卷、归档、销毁等各个步骤,都要遵循国家和企业自身的规范制度这样才能确保公文实际工作中发挥作用。

二、办公公文的作用

办公公文在企事业单位等各种组织的运营过程中,有着不可替代的作用,具体可以从以下几个方面来理解。

1.领导和指导作用


办公公文中的部分文种,起到的是领导和指导作用,如决定、通告等。上级领导或部门通过制发公文能够传达国家的路线、方针和政策,让下级部门严格按照所发公文的要求,采取有效措施予以贯彻落实。只要具备领导和指导作用公文一经拟定与下发,下级部门都必须严格执行公文的规定。如果脱离了公文的这种作用,管理工作就会无章可循,变得混乱不堪。

2.规范和约束作用

办公公文中还有很大一部分是用来颁布企业的各种规章制度的,如条例、规定、办法等,这类公文具有明显的规范和约束作用,一旦制发生效,企业所有职工就必须遵照执行,不得违反。

3.宣传和教育作用

企业要想正常和高效地运转,就离不开全体职工的共同努力,而一些具备宣传和教育作用的办公公文则可以很好地对职工进行宣传教育以便统一思想认识,提高团队能力。比如表彰性或批评性的通告,就是为了达到宣传教育的目的而制发的,其宣传教育作用更为突出。

4.依据和凭证作用

办公公文记录企业的公务活动,是这些活动的依据和凭证。上级部门制发公文,如决议、决定、通知等,是下级部门开展工作的依据和凭证。下级部门制发的公文,如请示、报告等,则是上级领导或部门制定决策、指导工作的依据和凭证。即便是平级或不相隶属的部门制发的公文如各种函件等,也是双方交流情况、洽谈工作的依据和凭证。

5.沟通和联系作用

办公公文是企事业单位联系和商洽工作传递和反馈信息介绍和交流经验的桥梁和纽带,能够在其中起到很好的沟通和联系作用。公告、通告、通知、通报、报告、请示、函,以及各种书信类文书和礼仪类文书等,都具有沟通交流的作用,可以增强各个部门和各个企业之间的联系,使它们更好地进行配合协作,这有利于各项工作的开展。

6.组织和协调作用

办公公文是企业制订计划和决策的载体,这些计划和决策依附公文转化为具体的执行过程。如可以通过意见、批复等公文对下级部门的工作进行指导并提


出具体实施要求,也可以通过请示、报告对上级领导或部门的工作计划意图进行深入了解与掌握,从而有利于自身工作的组织与督促。

三、办公公文的常见结构

尽管办公公文的种类繁多,写法也各不相同,但总体来看,其写法上的结构布局具有很大的共通性,可以进行归纳总结通常,办公公文5种最常用的结构方式,即章条式、标题式、分块式、并列式和转述式。

1.章条式

章条式是把全文分成几章,章下再分条,条中有款,条目清晰,款项明了。章程、规定、规则、办法、细则等法规性公文多采用此结构。

2.标题式

标题式是把全文分成若干段,然后根据每段内容归纳出一个小标题。通常应用于指示性通知、调查报告、决定、通报等文种。

3.分块式

分块式是把全文分成几大块,每一块都能独立成章,块中可以有自然段,块前面正中可以加上(一)(二)(三)等序号。调查报告工作总结、会议记录等文种通常会采用这种结构布局。

4.并列式

并列式是指在公文开头就开宗明义,在之后的正文中则使用若干并列的句子表述出来,这种结构方式常见于守则。

5.转述式

转述式是用批转、转发、转述的方式,把上下级或平级的有关公文转印给下级部门,通常在文首以“现将××转发给你们,望遵照执行”的形式以文载文。批转性通知、转发性通知等都采用这种方式。


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