浅谈监狱档案管理与利用

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浅谈监狱档案管理与利用

摘 要:监狱档案,是监狱机关工作查考的凭证和参考材料,是整个监狱建设和发展的重要依据,是进行科学研究的必要条件,是监狱实施专政职能和进行国际政治斗争的重要手段,是思想宣传教育的生动教材。从监狱档案管理的基础工作出发,结合监狱档案工作实际,说明如何做好档案的利用工作，最后阐述了监狱档案管理与利用的关系。 关键词:监狱档案；管理；利用

监狱档案,是监狱内各个时期的主要工作活动、社会活动中直接形成的、保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式的载体的历史记录。监狱档案,是监狱机关工作查考的凭证和参考材料,是整个监狱建设和发展的重要依据,是进行科学研究的必要条件,是监狱实施专政职能和进行国际政治斗争的重要手段,是思想宣传教育的生动教材。监狱档案室保存档案的目的是为监狱各项工作服务，监狱档案的作用是要在利用中才能实现的，而要搞好档案的利用，则必须做好档案的收集、整理、保管、签定等方面的基础管理工作,否则，利用就无从谈起。随着监狱工作的不断发展，要求监狱档案工作也要与时俱进，不断适应新的形势。结合自己多年的档案工作经验,就新形势下的档案工作中，如何更好地处理监狱档案的利用与管理的关系，浅谈几点看法： 1 监狱档案管理

1.1 档案的收集。监狱内部各部门使用的文件，往往是分散形成的，数量也是浩繁的。而监狱利用档案，则要求一定的集中。为了广泛地发挥档案应有的作用，需要对这些文件进行挑选，并且集中地保存起来，这就形成了档案的收集工作。收集工作是监狱档案工作的起点，是整个监狱档案工作中极为重要的一个环节，与监狱档案工作的其他各项工作比较起来,它处于一种特殊的地位，是基础中的基础。做好监狱档案收集工作对整个监狱档案工作具有十分重要意义。

1.2 档案的整理和签定。收集起来的档案是大宗的，成分也是相当复杂的，如果不加以条理化，它们还是一堆相对零乱的材料；而监狱档案的日常管理和实际利用，则要求这些档案能根据文件材料之间的联系进行分门别类加于整理。档案整理，一方面是由于文件之间具有错综复杂的和多种多样的联系，因而应该根据文件情况，找出和保持文件之间最紧密的联系，力求从档案的来源、内容、时间和形式等方面，全面地保持其联系，这将为日后的档案全面鉴定、多元检索和提供利用等创造良好的条件。另一方面，文件之间的历史联系是相对的，应该根据不同的档案的特点及其形成的不同情况等，采取保持文件联系的不同方法。同时，应该从档案整理工作的各个环节和各个方面，全面地考察是否保持了文件的联系，使文件之间的联系保持到最佳状态。随着时间的推移，监狱各项工作的发展，新的档案不断补充，档案的数量日益增长，有些档案失去了保存价值，致使库存档案显得庞杂起来，而实际利用档案则只需要有价值的档案，为了使最有价值的档案更充分地发挥作用，就需要对保存的档案进行“检简”，去粗取精，这就是我们通常所说的档案的鉴定。监狱档案鉴定主要包括两个方面的内容：一是根据有关标准（司法部或司法厅有关档案保管期限），具体判断档案材料的价值，判断其保管期限。在鉴定过程中力求准确，有利于发挥档案的作用，提高档案管理效益；二是拣出无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做出相应的处理。

1.3 档案的保管。为了更长远地利用档案,需要对档案采取保护措施,以期延长档案的寿命,这就形成了档案的保管工作。监狱档案保管工作，主要包括三个方面内容：一是档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作。库房管理工作是档案保管工作的主要内容，是档案保管工作的基础，因而只有做好经常、具体的库房管理工作，才能为整个档案工作顺利进行创造必要的条件。二是档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节的安全防护。为了科学的存放，合理地使用库房容积，库内档案存放位置经常要进行调整，档案在利用过程中也需要经常调卷，因此，应注意在这些移动过程中的保护。三是保护档案的各种专门措施。档案在利用和存放过程中，难以避免会发生老化或损坏的情况，这就要求我们档案工作者多了解和


掌握档案损坏的规律。学习档案维护、修补等专门技术，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性。

1.4 档案的编研。监狱档案部门保存的档案,主要是原始材料，有的相当珍贵，一般只适宜库房内借阅原件，这在一定程度上限制了监狱档案的利用，但利用档案的需要却是非常广泛的，为了满足更多的监狱档案利用者各种不同的利用要求，对浩瀚的档案史料进行研究、汇集和编写专门材料的档案编研则不失为满足这些要求的一个重要途径。开展档案的编研工作，提供编研资料，既可以避免档案遭到损坏和流失，是保护档案原件的有效措施，同时，又是档案室积极提供档案利用服务的一种有效方式。 2监狱档案的利用

监狱档案的提供利用是监狱档案工作为监狱工作服务的直接手段，是档案工作内外关系的一个重要环节，在档案工作中占有突出地位。由于监狱档案利用是监狱档案工作为监狱工作服务的具体体现，这就要求监狱档案工作者必须具有服务思想和良好的服务态度，而且具有主动精神，积极主动开展监狱档案利用，使服务工作处于最佳状态，才能做好工作。同时，为更好地提供监狱档案的利用，监狱档案工作者应刻苦钻研业务，熟悉档案和了解需要，才能做到有的放矢，主动具体地安排监狱档案利用工作。开展监狱档案利用工作，要做到熟悉“家底”，了解需要，只有对保存的监狱档案成分、内容、数量、存放位置都烂熟于心,才能及时、准确地为利用者提供需要的档案。所以说，档案工作者的服务意识、服务态度和精湛的业务对于整个监狱档案利用工作的有非常大的影响。

由于监狱档案工作的特殊性，涉密文件较多,正确处理档案的利用和保密的关系非常重要。日常工作中，监狱档案管理人员应高度重视监狱档案的保密性，以维护监狱的安全稳定，但应避免在传统的保密观念影响下，重保轻用、利用不足的现象。监狱档案部门应切实改变传统的思想观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，主动积极地为领导科学决策提供依据、各职能部门的监管工作提供服务。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对监狱档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。因此，应该主要处理好“保”与“用”的关系。 3 监狱档案的管理与利用

管理档案的根本目的，除了不使其散失和安全保存外，主要是为了开发与利用。如果档案不利用，就无保存价值了。这并不是说档案的收集、整理、保管、鉴定等管理工作就不重要，没有监狱档案的管理，监狱档案的利用就失去了前提，就谈不上为监狱的监管服务。所以，我们不仅要强调监狱档案的利用工作，而且也要十分重视监狱档案的管理工作，使监狱档案的管理工作和利用工作互相适应，互相促进。监狱档案从它产生的第一天起，就存在着利用和管理的问题，舍弃任何一个都是不行的。忽视监狱档案管理，将导致监狱档案收集不完全，整理不系统，保管不科学，鉴定不准确，最终就会影响监狱档案的利用。但是，只强调监狱档案的管理，不积极、不主动地开展监狱档案的利用，就会失去我们保存监狱档案的根本目的。因此，监狱档案的管理和利用是一个辩证的关系。二者互相联系，互相依存。管理是前提，利用是目的，没有管理，利用无从谈起，但忽视了利用，管理再好也无实际意义。只有同时搞好监狱档案的管理和利用，才能充分发挥档案的作用，为监狱工作的各个方面提供服务，才能体现出档案工作的重大意义。同时，也能增进领导和同志们对档案工作的了解、重视和支持。所以，在监狱档案工作实践中，我们既要重视监狱档案的利用又要重视监狱档案的管理，才能适应新形势的需要，为我国监狱事业的发展做出应有的贡献。 参考文献

[1]曹文龙,周巧红,严冬根.劳改系统档案管理指南[M].北京:档案出版社,1993.


[2]李会平,吕维宁.文书档案通论[M].兰州:兰州大学出版社，2003. [3]杨友秀.档案工作基本理论与方法[M].北京:档案出版社,1994. [4]陈兆祝,和宝荣.档案管理学基础[M].北京:中国人民大学出版社,1986. [5]和宝荣.机关档案工作[M].北京:高等教育出版社,1994.

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