财务电子数据档案化逐步推动实现会计档案无纸化

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财务电子数据档案化逐步推动实现会计档案无纸化

摘要：企业会计电子档案存放的格式应具有通用性、易识别性，随着文档技术的不断升级，作为会计电子档案应保证不同时期数据的兼容性和数据处理的方便性。由于当前软件技术的局限性，由低版本操作系统生成的会计信息在新系统中不能正常运行，如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息，势必导致旧系统中形成的文件在新系统中不能被解读，将造成大量数据资源的浪费和信息管理活动的盲区，带采巨大的损失。

关键词：财务电子数据；档案化；无纸化

新《档案管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。新《档案管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，同时要求建立会计档案鉴定销毁制度，完善销毁流程，推动会计档案销毁工作有序开展。这些新的规定将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，有利于形成绿色环保的生产方式。

一、目前企业面临的问题及建议

因财务软件的专业性，老的财务软件已经退市也无技术运维，由于时代的发展新的财务人员已经无法理解和利用老的财务软件的数据，对数据管理利用造成一定影响，现在有必要按照档案管理办法对电子数据进行按照时间顺序进行整理排列，完全对应纸质档案形成通用化的电子文件，达到非财务人员及不会使用财务软件的其他人员也能够读取对应纸质档案的电子财务数据，达到与现在及未来管理形成通用接口的目的，需要从不同结构的数据库文件中导出统一格式的电子数据供不同类别的人员充分利用财务历史电子数据，为了更高效的利用财务历史电子数据，要对庞杂的数据按会计及档案管理的规范进行分类整理，形成清晰明了的财务电子档案数据，从而形成公司重要的数据资产进行永久保存。收集企业财务历史电子数据，分析历史数据存储的数据结构，利用信息化工具重新构建独立的服务器环境，对收集的历史电子数据按时间顺序进行分类整理，还原元数据环境状态，保证数据的规范完整。 二、电子数据档案化预期效果

电子数据档案化除了涵盖传统的纸质档案外，同时还涵盖了通过计算机和其他磁性介质或光盘保存起来的会计数据以及财务软件系统，一定程度上拓宽了财会档案的存储领域；财务电子数据档案化由于实现了会计信息的数字化，为统计分析、报表制作等提供了便捷，有效保证了财会档案的高效利用，并且积极促进了会计信息系统与其他管理系统间的优化整合，实现了财会档案信息资源的全面共享；针对档案保管地点和财务人员查询地点之间的空间性，为了方便档案更好的查询，财务电子数据档案化能够有效对接的财会电子档案查询系统，财务人员就不再受档案管理人员的限制，可快速调取原始档案，保障了档案的有效利用。 财务电子数据档案和传统的财务档案具有紧密的联系，相互配合协作，直接反映了企业未来财会规范化的方向。所以我们应全面突出财务信息化的功能作用，加强财务电子数据档案管理。档案管理人员应紧跟信息化时代的发展步伐，积极探索各类先进高效的档案管理手段，更新管理理念，丰富档案管理的技术含量，全面反映档案的潜在价值，从而为企业创造更大的效益，推动企业持续稳定发展。

三、财务电子数据档案化在企业管理中作用


一是有效降低企业经营过程中的政策变动风险，如跨政策的专项审计，需要查证较长时间的历史数据。二是降低法律询证风险，如业务往来单位涉及诉讼问题，需要我方提供证据记录。三是降低公司经营风险，如公司领导进行决策分析，需要公司较长时间的数据做趋势分析以辅助决策，这是历史数据显得尤为重要。四是遵守了最新的档案管理办法，做全做细了会计基础规范工作，提升企业财务部基础工作管理水平。

电子数据档案化是会计原始凭证电子化的必然结果，是会计档案保存形式及管理方式变革的必然趋势。电子数据档案化后，不仅可以解决会计档案纸质化现状所存在的种种问题，同时也使得财会人员从重复性高且繁杂的会计核算事务中解脱出来，弱化劳动强度，保证工作质量，同时还可以在信息共享方面有更进一步的想像和作为。 四、财务电子数据档案化给企业带来的好处

一是简化了和规范了会计档案建立和归档的流程。当前各类会计系统均具有对凭证或报表等会计资料进行汇总、查询和导出的功能。与传统的实体会计档案管理方式相比，大量以往需要手工编制或打印的会计资料现在可以直接在各类会计系统中生成并以电子化形式进行保存，使得电子数据档案化的会计档案资料的建立和归档流程更为简便高效，节省了很多中间环节。

二是提高了会计档案查阅和清理的效率。这是电子数据档案化管理的最大优势。在合理地授权下，会计档案管理人员或监督人员可在计算机设备上对归档后的电子数据档案化文件进行灵活方便的查阅。同理，档案管理人员在清理会计档案时，也只需通过在计算机中有条件的检索，就可以轻松找到符合保管期限届满或其他清理条件的会计档案，极大地提高清理效率。

三是降低了对会计档案保管环境的要求。会计档案采用电子化形式保管后，物理存储空间大福缩减，由此带来的好处除了更便于携带和传输外，对保管环境得要求也明显降低，而且更有利于在防盗、防火、防尘、防潮、防有害生物、防日光和防其他毁损等环节上实现强化和提升，提高档案保管水平。

四是符合当前绿色办公、低碳办公的环保趋势。纸质档案在形成、汇总、整理、查阅等阶段都会用掉大量纸张，而且损耗打印机、装订机、复印机等设备耗材，对耗材费用的持续投入吞噬掉了大量办公费用，且耗材费用在办公费用占比也在日渐提高，加大了企业成本压力。电子数据档案化后，只需投入一次，后续除零星维护费用外，基本上可以避免对耗材的消费，其可持续发展的明显优势不言而喻。 五、财务电子数据档案化待解决问题

信息化环境下，档案管理倾向于梳理、提炼出机构文件处理流程，把档案处理的各环节、内容纳入到工作流程中并生成档案信息，因此企业应积极构建完善的财会电子档案信息安全保障体系，设置专门的电子档案数据中心，完善权限体系，通过备份等有效手段为数据的安全奠定坚实的基础。 结束语：

财务电子数据档案化，除了具备传统的财会功能外，同时还必须具备使用档案管理的作用，推行会计电算化的企业，相关领导者必须高度认识对财会档案资料进行科学化管理的重要性，同时还要督促相关制度的构建。当前，依旧有部分推行会计电算化的企业，在财会档案资料管理上按手工管理时的经验进行，所以提高财会档案管理人员的综合素质，树立电子介质档案资料的管理意识，成为了迫切需要解决的任务。

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