微信平台在财务报销管理中的应用与实践

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微信平台在财务报销管理中的应用与实践

作者：陈瑜

来源：《商情》2017年第24期

（国网浙江青田县供电公司，浙江丽水323900）

【摘要】随着财务集约化深化应用，国网青田县供电公司结合工作实际，围绕与财务相关的人员接触最多的报销环节，编写出员工报销手册，并且创新性的运用微信平台，开发报销微助手，解决了员工财务知识需求量大、财务人手不足”等问题，取得了财务管理“由粗放管理转变为标准化管理、由职能管理转变为业务流程管理、由单业务处理转变为多业务协同处理、由手工操作转变为自动化处理”的实效化成效。 【关键词】微信平台；财务管理；报销

在电网改革大背景下，供电企业系统财务工作日益向“信息化、精益化”的方向快速发展，不仅要求财务从业人员的工作具有更高的效率，同时也要求与财务相关的人员具备相当的财务知识和平台应用能力。然而，对县级供电企业财务部门而言，却始终存在着两个方面的桎梏：一是受历史因素影响，县级供电企业相当一部分员工的第一学历层次较低，他们的再学习能力和动力相对有限，无法可控的实现“具备相当的财务知识和平台应用能力”的要求；二是“三集五大”体系建设后，县级供电企业财务部门的人员编制进一步压缩，在本就繁重的“关口把控”压力下，财务人员往往有相当一部分精力和时间损耗在了部分员工重复的问题咨询和错误修改上，从而直接影响到财务管理的工作效率。 一、青田公司财务报销系统的现状调查研究

在会计基础工作管理创优活动的自查阶段，国网浙江青田县供电公司财务部着重开展了调查活动，分别针对财务专职人员和非财务专职人员进行了调查，以期公司内部能协调推进创优活动。

从调查的数据反馈来看，财务人员每天接受咨询的次数高达12次，而且基本上是针对不同的员工回答相同的内容。报销单据合格率较低，基本上维持在80%以下，财务人员需要将这些不合格的单据退回，导致员工报销时间加长。针对以上问题，我们发现，员工对于网上报销系统还不够适应，需要进一步的指导。根据统计的数据发现员工对于网上报销系统的操作还不是很熟练，希望有一套自助查询系统，能够随时咨询网上报销等财务问题。 二、提升报销管理效率的主要做法


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在调查的基础上，国网浙江青田县供电公司财务部认真梳理调查反馈情况，并最终将目前会计基础工作管理创优的关键点聚焦于“财务报销知识的有效传播”之上。鉴于此，青田公司财务部组建了小组，制定“提高财务报销一次性合格率”QC课题，专门针对自查结果精细制定了相应的整改方案。 （一）保障内容全面性

主要从两个方面搜集整理相关内容：一是从财务专职人员侧，由财务专职人员整理需要向其他人员宣传和培训的知识点；二是从非财务专职人员侧，由各部门人员报送需求，再由财务专职人员予以整理和汇编。以此保证知识点的全覆盖。 （二）保障信息安全性

主要制定了三项措施：一是所有放入微信公众平台的信息均需由财务资产部初审，并提供公司保密委员会复审；二是所有加入微信公众平台的人员均需经过身份初验，并以电话方式进行核验，杜绝非系统外人员加入系统平台；三是杜绝财务数据进入系统平台，确保安全可靠性。

（三）建立微信主界面

遵循“界面友好性”理念，在微信公众平台“报销微助手”首页设置了三大功能：一是报销指南，囊括了“如何报销系统”、“常见费用报销”、“如何查询单据”、报销大修项目、如何审批单据等五项指引；二是费用规范，囊括了附件扫描规范、常见类型查询、常见系统问题、使用帮助文档等四项指引；三是财务相关，囊括了3G微网站、财务公告栏、发票真伪查验、财务基础知识、财务知识问答等五项功能，以此实现员工在一进入微网站首页时，便能准确定位到相关知识大项中，既而搜寻所需要的具体知识。

搭建“3G”网站。遵循“功能强大性”理念，同时进一步体现“人机互动性”，我们在3G微网站的首页进一步罗列了几乎所有与员工关联性较大的“常见报销”及“报销知识”栏目，共包含31项子菜单，当员工一进入3G微网站便能进一步准确、精确的定位到自己所要了解的菜单上，增强了员工在使用过程中的总体体验。 （四）优化整体功能

在3G微网站中开设了“发票真伪查询”、“公积金查询”、“天气查询”、火车查询、个税计算器、汽车违章查询、照片墙等功能，使财务报销知识传播创新在贴近企业工作的同时，贴近员工日常生活。


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营造互动氛围。在“报销微助手”微信公众平台的财务报销知识传播创新中，人机互动主要是通过微信对话框向系统发送关键词，由系统根据设置自动反馈相应的知识点；人人互动主要体现在“财务知识问答”中，我们目前设置了留言功能。当员工遇到问题时，向系统提问，由后台人工审核，再显示在问答板块上，供其他员工分享解决经验，并以此完成知识积累。 （五）提升巩固

为进一步促使非财务专职员工使用好“报销微助手”公众微信平台，财务部精心制作了财务报销手册。财务部根据《会计法》、《企业会计准则》、《企业财务通则》、《国网公司会计核算手册》、《浙江省电力公司会计核算手册》等财经法规和相关管理办法，以及零散于其他各种大大小小文件的内容，进行分析、整理，最终将“你报销，我引路”编制成册。手册共分为五个部分内容，分别为：网上报销系统操作指南、费用报销规范、网上报销系统常见问题解答、发票取得与真伪查验、国网浙江青田县供电公司资金审批办法。 三、应用情况

自财务报销知识传播创新成果运用以来，9至11月份累计357名公司员工加入报销微助手微信平台。据公众平台后台数据分析显示，该平台日均回复咨询数超100余条。公司报销单据的正确性和及时性明显提高，领导审批更加顺畅，企业费用发生较为均衡，财务凭证更为规范。报销凭证一次性合格率均在95%以上，财务专职人员人均月接受咨询次数到20次以下，实现课题目标。在减少了咨询成本、交通成本，减轻财务人员工作量的同时，财务人员可以腾出时间加强会计监督，为企业管理建言献策，促进企业科学、稳健发展。 四、结语

“报销微助手”具有一体化、综合化、多样化、完整化、权威化、形象化的功能特点，全面充分展示了员工在财务报销等过程中所需要的财务知识，实现了落实依法治企、提高了财务工作质量的要求、有效推动了会计基础工作管理创优活动的开展。在“人财物集约化”的当下，青田公司“报销微助手”的理念可以在诸如安全管理及其他专业上得以更为广泛的推广前景及应用价值。

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