试论如何做好文秘与档案管理的衔接工作

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试论如何做好文秘与档案管理的衔接工作

作者：王宏宇

来源：《科学与财富》2013年第03期

摘要：文秘与档案的衔接是档案管理工作重要组成部分，文秘工作与档案工作的联系主要是公文。公文处理是文秘工作的重点，同时又是档案资料的主要来源和基础。因此，文秘工作与档案管理工作的关系，可以说是相辅相成、密不可分的关系。而文秘和档案的分块管理在某种程度上却拉大了二者的距离。随着时代的发展，办公自动化程度的不断提高，“文档一体化”的要求逐渐凸显，对文秘工作与档案管理在制度上的真正交融和程序上的规范衔接提出了更高要求。如何让文秘工作与档案管理工作相互间更好的衔接是现代文秘工作中不能回避的问题。 关键词：文秘 档案 管理

现就文秘工作和档案管理工作的规范衔接问题，浅谈一些体会和认识。 一、文秘工作与档案管理工作的关系

文秘工作和档案工作的衔接主要是公文。公文是文秘工作的主要产品，档案资料主要来源于公文。公文是档案的前身，公文处理的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在规范处理公文基础之上的。可见文秘工作是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体的两方面，既紧密相联，又相对独立。 二、文秘工作与档案管理工作中存在的主要问题

实际工作中，文秘和档案工作实行的是分块管理。实践证明这是一种有效的.比较科学的管理制度。但是这种体制某种程度上拉大了文秘工作和档案工作的距离。文秘人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘人员工作，致使二者在衔接工作中出现了许多脱节之处。目前，在文秘工作和档案工作衔接主体上，即公文格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象： （一）用纸不达标，装订不规范。《格式》规定，公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m2的胶印印刷纸和复印纸，型号国际通用的A4型。装订要求在左侧订、无漏页、无坏钉、不脱落、不散页、后背平整。但长期以来，公文用纸是很少注意克度要求，常因纸张质量差和耐折度低，以致于保管时间不长便开始发黄。而且相当一部分单位的公文还在继续延用过去的16开型纸，即使是用16开，有时大小也不一致。印刷装订中，漏页、掉页、压字订脚不齐、顺序颠倒等问题时有发生，使公文的严肃性、美观性和档案的完整性受到一定的影响。 （二）版记不全面，附件不规范。版记是文书部门和档案部门相互衔接，顺利实现“文档一体化”的一个重要标识。而日常文秘工作中常常不被重视，只有主题词而无抄送抄发单位有之，不标明印发部门和时间者有之，甚或没有版记，尤其是主题词的选用不准确或自拟自编更给文件归档拟写目录造成困难，增加了“文档一体化”的操作难度。《格式》还对公文的附件作


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了明确规定，但在现行公文制中，有些单位却不能处理。有的不标识“附件”二字，有的“附件”字样标识不当，正文和附件的名称、序号不一致，附件单位单独装订时不标识正文字号和排列序号，附件和正文难以对号入座也严重影响着公文的规范立卷和规范归档。

（三）原稿不齐全，编号不规范。公文原稿的收集整理是公文处理的一个重要环节。有时候办文过程很规范，但实际归档时，却发现只有定稿，缺了原稿和修改稿。还有的归档材料是传真原件，不经过复印就存档，短期内字迹模糊不清。公文编号上的差错一般则是由于登记不及时，分类不准确造成的。漏号、重号等情况的出现既影响了公文的质量，又不符合立卷归档的要求。

三、实现文秘工作和档案管理工作规范衔接的“三个强化”实施

要求现文秘工作和归档管理工作的规范衔接，笔者认为应着重从“三个强化”抓起。 （一）强化“文档一体化”意识。“文档一体化”的实质是把文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。这个概念的提出，旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。因此，文秘人员必须具有较强的档案意识。要站在为历史负责的高度，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文。

（二）强化“全过程管理”工作。首先，要树立质量管理意识。不论文秘工作，还是档案工作，每个环节的每个工作人员都有树立质量第一的观念，明确认识各自的岗位责任，这是“全过程管理”的前提。其次，要制定严格的质量标准。《档案法》、《格式》和《办法》等法规对国家机关公文处理及公文归档工作均作了明确规定，档案工作人员和文秘人员应该认真学习熟练掌握，在精通的基础上认真执行。第三，要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。这是“全过程管理“的基础。第四，要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范要求办理公文。第五，配置的设备和工具是”全过程管理”的关键。同时还应注意操作的熟练性和规范化，对一切不合理、不经济、不正当的使用行为要坚决禁止。

（三）强化“文书部门立卷”工作。“文书部门立卷”是《档案法》早已明确的一个基本制度。《办法》也规定公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责“及时整理（立卷）归档”。公文立卷归档是文秘工作者对公文处理的最后环节，并成为二者真正意义上的衔接点。 四、加强文秘与档案管理的队伍建设

（一）深化认识，强化责任感。一要提高认识。要充分认识公文处理与档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查。二要增强责任感。文秘工作者要认真处理公文严格按照立卷归档办法，对公文进行立卷归档，做好与档案管理部门的交结。档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境，切实担负起


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承上启下、内外联系、协调各方的重任；要经常组织文秘人员与档案管理人员学习立卷归档的办法。学习档案法律法规，树立工作的责任感，提高做好公文处理与档案管理工作的自觉性。 （二）强化培训，提高业务素质。一要选准用好文秘与档案管理人员。将那些较细心勤快、热爱文秘与档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，充分激发他们的潜能和热情。二要强化业务培训。要积极选文秘与档案工作人员参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。要根据档案工作发展的需要，适时举办企业档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。三要组织观摩学习。采取“请进来、走出去”的办法，一方面请档案主管部门的领导和业务专家上门指导，另一方面，组织文秘与档案管理人员到一些单位参观学习档案管理先进经验和具体操作技能，以促进档案工作健康、平衡发展。要形成文秘工作与档案管理工作中相互协作、和谐发展的格局。

（三）规范管理，提高档案质量。一要规范公文归档材料收集工作。公文处理环节要制定、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；为形成高质量的档案提供基础保障。二要规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。

（四）做好文秘与档案管理的衔接工作，提高公文转化为档案的质量，档案的管理起着至关重要的作用，强化公文规范化处理的意识是很有必要的。公文处理的好坏是档案信息资源的关键，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是文秘与档案工作者义不容辞的责任。 总之，时代飞速发展的今天，“文秘与档案管理工作规范衔接”的提出，已经揭示出当前文书与档案管理有十分密切的关系。“一体两面”体系的提出，为我们引出了文秘与档案管理规范衔接的新思路。

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