学生档案作用和管理流程

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学生档案作用和管理流程

个人档案（学生、人事档案）

“个人档案”是一个人一生生命轨迹的缩写，是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分，绝不可小看和忽视。一个人只要需要工作、需要生活，就离不开与社会上一些单位、一些部门、打交道，建立起个人档案既是工作的需要，也是社会的需要，更是一个人在社会上工作和生活的需要，这是单位或企业了解一个人的重要手段。没有档案的人当然就不便于单位或企业了解你，对个人是肯定不利的。存放和保管好当然是一个重要环节。至于怎样保管、在哪里保管？一般应在县(市)团级及以上的人事档案管理部门，这主要是指国家行政或事业单位的在册人员等；对于广大的农村人口一般应有乡镇户籍管理部门；对于企业单位另有规定，一般应在他的所属上级行管单位。对于目前大量的流动人口则另有规定。 学生档案管理工作流程 （一）档案材料签收

1.校招办移交的秋季班本专科、部分外省市学生档案材料。 2.通过机要、快递邮寄的专升本、插班生、研究生档案材料。 3.院系、个人移交的外省市学生档案及团员材料。 4.学工办、院系归档的学籍、奖惩材料。 5.研究生党委移交的研究生入党材料。 （二）档案材料整理

1.本专科生档案：

a.本专科生档案袋按学号编号，按学号排列上架。

b.专升本、插班生档案邮件拆封后按学号编号、填写回执。按学号排列上架。 2.研究生档案：分两个阶段

a.政审阶段：邮寄的政审材料及档案拆封、填写回执、编号，待研招办政审。 b.录取后：博士生的硕士材料、硕士生的本科材料将陆续达到，邮件拆封后、填写回执，把先后两次材料合并，换档案袋，按学号重新编号上架。 3.历届遗留档案材料的整理。 4.电脑数据库数据的维护和整理。




（三）档案保管

1.接待院系提取学生档案中的入党材料并做好登记工作（主要是新生）。 2.归档学校、院系下发的学生学籍及奖惩材料。 3.归档外省市学生的团员材料。 4.归档研究生的入党材料。 5.接待外单位的外调、公证。

6.接待用人单位的政审（主要是毕业生）。 7.接待各院系对毕业生毕业档案材料的归档。 （四）档案转递

1.每年7月初的毕业生档案批量转出（全馆通力合作）。 2.平时每周转出一次：

a.应届毕业生档案凭就业通知书或退原户籍申请表转档。

b.历届生和退学学生的档案由本人告知详细户籍地址后，档案寄户籍所在区职业介绍所或区人才服务中心。寄单位的，应出具单位人事部门介绍信。

3.毕业研究生的档案由研究生部提供的相关信息转递。

4.对转出档案的转递存根、机要交寄单及收到的回执装订成册，便于日后查询。 （五）档案查询

1.接待研究生招生政审阶段考生对所寄政审材料和档案的查询。 2.接待应届毕业生对转出档案的查询。 3.接待历届生对档案的查询。

4.办理档案寄出一个月以上（未满一年）下落不明的，通过机要查询。

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