公司档案管理制度

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公司档案管理制度



第一章 总则

为了规范公司档案的管理，保证档案的安全、完整、可靠、及时地保存，依据国家有关法律法规和公司的实际情况，制定本制度。

第二章 档案管理机构

1. 公司设立档案管理中心，负责公司各类档案的管理工作 2. 档案管理中心设档案管理负责人，下设档案文书员，由管理负责人直接领导，负责实际工作

3. 档案管理人员应熟悉国家有关档案管理的法律、法规和规范性文件，具有较高的业务素养、责任心和严谨的工作态度。

第三章 档案保管 1. 安全保管

公司档案由档案管理中心统一保管，严格控制档案的查阅，防止档案资料被私自抄录、泄露和损坏。

2. 官方文件

公司重要文件一律归入档案管理中心，包括公司章程、财务会计资料、股份、债券发行文件和投资决策文件以及其他领导文件等。且文件必须由档案管理负责人签字确认。

3. 职工档案

公司对职工档案的保管，包括人事档案、劳动合同、任职证明及其他文件资料。在没得到职工授权的情况下，不得随意查阅和泄露职工个人资料。


4. 微缩胶片

公司可将业务资料归为「非公开」或是「军事机密」的档案，经过微缩胶片照明，即可将其安排入保险公司或国家档案。

第四章 档案查询

1. 档案查询均应严格遵守国家有关法律法规和规范性文件的规定，特别是涉及国家机密的档案，在不违反国家机密法规的前提下予以保密。

2. 本公司档案资料管理负责人或特别授权的工作人员，可以进行档案资料的查阅和借阅。其他人员需出示公司安排的书面申请，经管理负责人批准后方予以查阅和借阅。

3. 未经公司管理负责人批准，禁止改变、涂污、损毁或在无关文件上任意做笔记、抽取档案。

4. 查阅档案时，必须注意档案的保密性，严禁将书面文件抄录下来，更严禁将电子文件提取出来。

第五章 档案借阅 1. 档案借阅申请

借阅申请需在规定流程中进行，系统进行审批通过后才可借阅。借阅人员应同时填写《借阅档案审批表》,并在档案管理中心工作人员的陪同下到档案库处办理借阅手续，由管理负责人签字确认。

2. 档案借阅期限

借阅时间一般不超过一个工作日，特殊情况，经管理负责人批准可延长，但最长不得超过7个工作日，且每借阅三十天需还档案至档案管理中心重新审查归档。

3. 档案借阅归还

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