商业报告格式

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撰写商业报告 ----利用标准商业报告格式

2009-03-01 5652 简介

任何有一定规模的企业内部都需要一个报告体系, 越是高层主管, 需要定期审阅和批复的报告就越多, 因此, 阅读报告对高层主管来说也是一件非常占用时间的日常工作,如何在最短时间内获得最需要的信息从而更好地为决策服务就成了高层主管对下级经理们所提交报告的要求.而提交一份符合上司要求的报告也是下级经理们的必修课程.

设想一下这样的情景：您是一位忙碌的高层经理,您管理着好几位基层经理.每一个季度,您所管理的经理团队成员都必须向您提交他或她所管理部门业务进展的书面报告.这份报告详细罗列着利润、成本、效率以及对下一个季度的建议.

阅读这些报告需要花费几天的时间,而更加令人沮丧的是所有的这些报告都完全不同.有些经理们把数据和统计信息放在报告的最前面,而另外那些经理在报告的末尾用了附录.有些经理没有把执行摘要放入报告,或者没有把对下一季度的建议写进报告.这说意味着您需要花费额外的时间来审阅每份报告从而找到您真正需要的信息.

如何减少您审阅报告的时间呢如何确保您所提交的报告都被仔细阅读、消化并理解呢如果每个人简单地使用下面的格式,那么阅读的人将很有可能只需要一半的时间就可以发现他们所需要的内容.

这就是为什么一个标准格式----通常我们称之为“商业报告格式”----多年来得到推广的原因.在这篇文章中,我们讨论为什么使用标准格式会对您有帮助,然后我们将概括出这种标准格式的重点.

为什么标准格式很重要

为什么需要使用标准“商业报告格式”,其中最重要的理由之一是当他人在阅读您的报告时往往不需要花费太多的时间.几乎很少有人,如果说有的话,会把您的报告从头至尾无一遗漏地读完.然而,使用一份整洁的、标准格式,将帮助阅读的人快速且简易地找到他们所需要的信息----跳过他们所不需的部分.

使用标准格式还会有助于您把所有的相关信息组织在一起.报告的内容有时会过于庞大,特别是当您有很多数据的时候.这个格式会确保您的信息会遵循逻辑步骤写入报告,这样阅读的人就能够跟得上、理解起来就会更加容易.您也不会忘记把重要的内容写入报告,因为这个格式将提供给您合理的结构.

商业报告格式

这里有一些标准格式的主要组成部分：

1、标题页或称标题部分

包括报告的名称、报告者的姓名、以及日期.如果您的报告相对比较长,那您的标题部分也可以包含一份内容表. 2、执行摘要

这一页内容应该是最多的.总结您正在努力解决的问题,罗列您认为最重要的信

息或结果,详细说明您所推荐的解决问题的措施.


对于很多人来说,这一页是他们唯一化时间去仔细阅读的内容.因此,聪明的办法

是好好地写好这一页的内容,尽管它也是在这份报告中的一个独立报告,内容都取决于执行过程本身.用要点和编号列表把重要部分进行强调. 3、方法论

在结论部分描述您在研究时所使用的方法.例如,您是否和焦点小组商谈过是否

做过一些采访搜集过公司档案或者使用过类似咨询公司或研究机构那样的外部资源您把自己研究的进展写进此部分,并解释为什么您会使用那些您所使用的资源. 4、导言

告诉读者为什么他们需要阅读这份报告,并给予一份简介说明您将会在报告中写

一些什么内容. 5、正文

这个部分是您报告的“心脏”.介绍您的研究,把您的研究作为您的个案----记得

要把最重要的信息放在最前面. 6、结论

分析您研究的结果,把所有的东西都融合一起.许多人会阅读此部分,所以,要使

它简短而精炼. 7、建议

把您认为读者----或公司----在解决那些您所提及的问题时应该采取的措施罗

列出来.理想的情况下,这部分使用要点或编号列表.

这是另外一个阅读量很高的部分,因此,您需要观点鲜明.您已经做过研究了,因此告诉人们接下来需要采取怎样的行为.如果您建议一些大的变革,那您需要创立一个战略以便逐步实施这些大的变革.

8、附录

把您报告中所引用到的资源和研究信息全部收进此部分.很少有人会仔细阅读附录,但是这些信息能够支持您的论点,因此它必须收录进报告.

报告贴示

这里有一些附加的建议可以有助您撰写有效的、组织有序的报告：

了解您的目标 ----在您开始研究或者撰写报告以前,一定要搞清楚您为什么要写这份报告----和谁会阅读这份报告.



使用轻松的风格 ---- 如果可能的话,把您的书写风格表现得相对非正规一些并且很容易看明白.要表现得专业,但是始终要把您的读者放在心里.如果您把您说的话写出来,他们就很容易明白您正在努力告诉他们什么东西.

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