纸质文档档案管理

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机关事业单位纸质档案数字化技术规范



1 范围

本标准规定了纸质档案数字化的范围为各单位室藏进馆档案。 2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用，使用这些文件的最新版本。

GB/T 17235.1-1998 信息技术 连续色调静态图像的数字压缩及编码

GB/T l8894-2002 电子文件归档与管理规范 3 术语和定义 3·1数字化

用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 3·2纸质档案数字化

采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁 带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 3·3数字图像

表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。 3·4黑白二值图像



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只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。

3·5连续色调静态图像

以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。 3·6分辨率

单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。

3·７图像压缩

消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质 档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。

4纸质档案数字化基本要求 4·1基本原则

纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

4·2数字化对象的确定原则

应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。 4·2·2符合国家法律法规的原则



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纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。 4·2·2价值性原则

属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。 4·3基本环节

纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

4·4过程管理

4·4·1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。

4·4·2纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

5档案整理

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。 5·1目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。 5·2拆除装订



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