浅析信息化在固定资产管理中的运用

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浅析信息化在固定资产管理中的运用

1 形势与需求

固定资产管理是医院资产管理中的一个重要组成部分，固定资产具有数量大、品种多、价值高、使用周期长、使用地点分散等特点，管理难度大。目前仍然有很多单位运用传统的信息化操作手段甚至手工记账方式进行管理，造成固定资产统计工作异常困难，无法精确测算固定资产使用率，也无法真正摸清家底，对于资产流失及资产重复购置的损失无法及时察觉，无法精确测算资产经济效益，影响了领导的决策与分析。实行固定资产信息化管理的优势，可实现对医院固定资产的集中统一管理，有效做到固定资产实时调配、动态跟踪固定资产的来源及去向，提高固定资产的利用率，发挥固定资产的最大效益，能最大程度地杜绝管理漏洞，避免医院固定资产的流失，保证固定资产的保值增值。



2传统记账方式形成的管理缺口

2.1采购流程 固定资产从采购申请到批复下达，进入采购程序，如按照递交报告等方式层层上报，造成人员往返跑，在一定程度上影响了工作效率，特别是临床一线急需的资产，对采购效率有更高的要求，才能满足服务需求。



2.2出入库、调拨、待报废等中间环节 科室在购入固定资产时，传统记账方式很难体现固定资产流动状态，对于成本核算也同样造成了影响，因而也不利于管理。



2.3经济效益分析 目前大部分医院都能做到固定资产入库、调拨等日常管理工作，但对于购入的固定资产由于缺乏精细化的统计手段，使得单位对于购入的固定资产，在使用一定阶段后无法正确测算其真正的使用价值，即无法做好相关绩效考评，造成管理决策的盲区。特别对于一些大型医疗设备，价值相对较高，医院购入时便会挤占其他设备的购置额度，那么医院是否需引入此大型设备，或引入后到底产生了多少社会价值及经济价值都无法得到精准的数据进行评估。在这种情况下，引用先进的信息化系统进行测算显得尤为重要。



2.4固定资产核查盘点 在传统记账操作下，年底行政职能部门对科室进行实物资产盘点时，一些流动性较强的固定资产由于存放地点发生变化，或变更科室后，造成实物盘点相当困难，准确率不高。



2.5查询 传统的信息化功能仅限于相关职能科室之间能及时查询数据，而临床科室等使用部门无法直观查询，造成科室对固定资产的使用状态、折旧、维修费、使用年限等相关经济数据不能及时掌握，不利于科室对更新及新增固定资产的决策分析。



3 创建优质的信息化固定资产管理系统




信息化管理运用条形码技术、数据传输技术相结合，全院联网等全面实现了固定资产从资产预算、购入、入库到资产退出的整个生命周期，针对固定资产实物进行网络化全程跟踪管理。解决了资产管理中帐、卡、物不符，资产不明设备不清，闲置浪费、虚增资产和资产流失等问题。



3.1采购计划管理 为最大限度地节约申购流转时间，提高申请采购效率，可通过信息化网络，实现科室从提出更新、新增固定资产购买申请，到审批同意各个环节的无纸化管理。



3.2预算执行管理 对固定资产月度、季度、年度采购计划进行统计管理，对照年初预算批复情况，对预算执行完成进度进行考核评价。



3.3合同管理 对固定资产运作的生命周期所产生的合同进行管理，实现合同的流程化审批。



3.3固定资产日常管理 对购入的固定资产从入库、出库、领用、科室调拨、折旧成本摊销、维修保养、报废处置等环节进行全方位监控。



3.4盘点管理 采用条形码管理，对于新购入的固定资产，在验收合格后即可将固定资产名称、购入日期，规格型号，使用科室等相关信息打印后粘贴于资产上，每年盘点时可根据条形码扫描记录资产，大量节约了手工核对帐目的时间，特别对于流动性较强的固定资产，采取条形码扫描盘点，能做到一目了然，帐目清晰，既增强了盘点准确度又节约了大量的人力成本。



3.5经济效益考评 能够从不同角度、按不同指标、用不同方法、针对不同目的，输出各类统计报表并提供打印功能。各科室能通过科室的网络接口，直观的查看科室固定资产的购入年限、使用状态、维保养情况、折旧成本等，进而能全方位掌控固定资产信息，提高经营效率，降低成本支出。 进而为科室发展提供坚实的数据依据，也为科室未来发展方向提供决策依据。这些精准的数据信息也能避免科室在固定资产管理环节上可能造成的浪费隐患，将固定资产保值增值落到实处。



4 后续想法

运用现代科技手段，在固定资产核算管理上，确保了会计数据的真实和准确，但由于自身的限制，还有一些方面需要加强和提高，在适应现代管理要求方面还有许多工作要做。



4.1继续完善固定资产管理信息化系统 在固定资产数量品种越来越多，流动性较大的情况下，我院将长期与软件开发商合作，持续完善和提升软件功能，优化软件程序，在固定资产卡片数量越来越多的情况下，提高运算效率。拓展软件管理功能，使得软件在给定条件下，能够自动预警和提醒财务人员做好管理工作。完善数据接口，使得软件在卡片数据导入导出方面更加便捷。加强数据库安全，避免数据库遭受意外破坏。建立完善的固定资产数据网，实现数据共享，使各部




门、各级固定资产管理人员都能根据授权使用同一数据库进行查询、操作与管理。



4.2进一步理顺固定资产管理体制 由于目前的分级归口管理体制缺乏统一组织，很难做到统一领导，协调一致。建议统一研究固定资产管理中出现的体制问题，提出解决方案。研究固定资产的更改、更新方案，使价值管理、技术管理和保管使用有机结合起来，达到固定资产的有效使用。由于长期积压累计的固定资产投入较少，我院目前固定资产的净值率为30%左右，在医疗卫生大发展的时代，固定资产设备老化很难跟上发展的需要，因此，如何突破这个瓶颈，如何能使现有的固定资产充分运作起來，做好科室间相互调拨，能做到物尽所用，真正发挥其实在的价值，这些都离不开科学的管理。



4.3创建区域联动的固定资产管理模式 未来的固定资产管理应该是两个方向，①决策；②分析。固定资产是医院生存、发展、科研的基本物质基础，固定资产的规模与发展速度应该与医院的规划相适应，与医院的发展战略一致，固定资产的管理应该为医院的决策服务，服务企业发展大局。必须做好分析与研究，才能管理好医院的固定资产，才能更好地服务于医院战略目标。管理应该是一个创新的过程，我认为在有限的资源内，要充分运用区域联动的信息化资源，实现资源共享，同时也能避免重复无效投资。

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