项目部备用金管理制度

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项目部员工备用金管理制度

1 总则

1.1为了加强对个人因公借款管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用情况，明确借款审批、支用、核销规定，特制定本制度。

1.2备用金是公司内部各部门工作人员因公用作零星开支、业务采购等借用的款项。

1.3实行备用金制度有利于公司各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用，公款丢失，由本人承担。 2 职责与权限

2.1公司财务部负责对备用金进行核算与监督。 3 管理内容

3.1备用金分类：公司备用金分个人备用金和业务备用金两类。

3.1.1个人备用金，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的现金款项，主要是指定额备用金、招待费及其他一些零星支出。

3.1.2业务备用金，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的一般用于固定资产购置、器材及物资采购、日常维修等支出，材料员、食堂人员属于此类备用金。 3.2备用金核算

3.2.1财务部在“其他应收款---备用金”科目核算备用金款项。个人备用金计入备用金个人账户，在“个人备用金”下，按照公司员工名字设置明细项目核算个人借支业务；业务备用金计入“采购员备用金”及“食堂备用金”下，按照部门和员工名字设置明细项目核算借支业务，同时备查计入付款单位。 3.3备用金借支额度：

3.3.1个人备用金根据公务需要，由分管领导确定借支额度，个人定额备用金暂按以下限额执行，每次借用不得超过相应的限额。个人定额备用金限额如下： 1 区域经理20000 （总经理审批） 2 项目主管10000 （区域经理审批）

3 采购员10000，食堂人员5000，核销表登记

4 其它人员根据实际情况借支（项目主管及区域经理审批） 3.4备用金借用：

3.4.1备用金借用必须事先报批资金计划，事由依据资金计划费用项目填列。 3.4.2借支原则：

3.4.2.1前款不清，后款不借。 3.4.2.2备用金借款要一事一单，以保证专款专用，除业务备用金外不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。

3.4.2.3备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理。由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的责任由代办人负责。

3.4.3借款人应根据实际需要申请备用金，不准以任何名义挪用或长期占用公司资金。

3.4.4对于伪造篡改的备用金借支申请单，项目财务部应立即扣留并及时向公司领导报告，请求查明原因，追究当事人的责任。

3.4.5借支备用金必须写明款项的用途，报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到项目财务部报帐冲销，不能挪做别的用途，否则不予以报销。 3.5备用金日常管理：

3.5.1分管会计对个人备用金实行月末核对销账、年终清理的管理方式。



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3.5.2分管会计对业务备用金实行逐笔核对销账、跟踪管理的方式。 3.5.3个人备用金必须要在一个月内结清。

分管会计对跨年度的备用金，要列表分人员、事由、金额、没有清理的原因经项目主管复核、区域经理审核，总经理批准。 3.6备用金核销：

3.6.1核销时间：个人备用金在借款事由结束后七个工作日内到项目财务部核销备用金借款。业务备用金在完整取得对方单据后五个工作日内到项目财务部核销备用金借款。 3.6.2核销流程：根据逐级审批制执行。

3.6.3借款人办理报销手续时，项目部出纳应查阅“备用金”账目，查明报销人员原借款金额，对报销的超过备用金款项应及时付现，对报销后低于备用金款项的，应让其当即退回余款以结清原借款单所借账款。

3.6.4对于已核销的备用金，项目部出纳应开具相应金额的收据，注明报销金额及收付款金额，一式三联，借款人应妥善保存，以备查询。

3.6.5原则上谁借支谁报销。借支人因故不能亲自报账，而委托他人代办的，项目财务部门应在报销凭证上注明“冲（借支人）账，金额（大写）”字样。否则对因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人负责。

3.7公司员工调离、辞退或辞职时，必须到项目财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。 4 附则

4.1本制度自下发之日起执行。

4.2 本制度由公司财务部负责解释。

上海**集团有限公司 2015年5月4日

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