酒店业销售与收款环节财务管理的内部控制

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酒店业销售与收款环节财务管理的内部控制

作者：佟丽杰

来源：《经济技术协作信息》 2018年第8期



一、内部控制理论综述

（一）内部财务控制概念

从我国现有财务、会计规范来看，专门就内部财务控制的概念做出规定的只有《内部财务规范一基本规范(试行)》以下简称《基本规范》。《基本规范》第二条规定，“本规范所称的内部财务控制是指单位为了提高会计信息的质量，保证资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定实施的一系列控制方法、措施和程序”。综合西方的内部控制理论，从更广的意义上来说，财务控制的目的还应包括通过财务控制以及利用会计信息对企业生产经营活动所进行的指挥、调节、约束和促进等活动，使企业实现效益最大化。

（二）企业内部财务控制的目标和原则

1.企业内部财务控制目标。

⑴规范企业规章制度。⑵堵塞漏洞，消除隐患。⑶确保规章制度的贯彻执行。⑷有效地对资金的取得、投放、使用和分配实施全过程监督。

2.企业内部财务控制原则。现代企业在建立和设计内部财务控制框架时必须遵循和依据的客观规律和基本法则称为内部财务控制的基本原则，它也是外部审计人员判断被审计单位内部财务控制制度设计状况的基本依据。

⑴合规合法性原则。⑵全面性与重要性相结合原则。⑶权责明确、相互制衡原则。⑷成本效益原则。⑸动态性原则。⑹目标控制与跟踪控制结合原则。

(三）销售与收款控制酒店业易存在的问题

1.职责分离不明确。

2.业务流程控制设计不严密。

3.内部稽核制度薄弱。

（四）销售与收款环节控制问题解决措施

1.建立适当的职责分离。对于销售与收款循环，适当的职责分离有助于防止各种有意的或无意的错误。

2.消费信息的传递。营业部门每天发生的账单(凭证)及时准确地传递到前台结账处，是控制酒店营业收入的基础。


3.建立完善的客人账务管理系统。酒店营业收入的取得，一方面来自住店客人，另一方面来自非住店客人。无论是住店客人还是非住店客人，建立完善的客人账务管理系统成为酒店收入控制的又一关键环节。

从客人入住、登记开立专门账户、设立专门消费账号、客人消费入账、结账离店。

酒店可以将这种客人账务系统作为区别每一位客人消费的标志。客人的每一项消费，都要及时准确地录入系统，并经常核对，以免出现差错，影响客人的结账。从账户的开立，到记账、核对、再到结账，每一环节都要确保记账准确、走账迅速、结账清楚。

二、销售与收款业务控制措施

客房收入基本控制流程：预订、登记、记账、结账、稽核。

1.预订控制。预订是客人与酒店之间的第一步接触，也是酒店销售其服务的第一个过程。客房预订对酒店业务来说是一种非常重要的市场手段，在市场竞争激烈的情况下，预订系统和建立，可以为酒店提供稳定的、长期的客源，可以直接为酒店带来利润。

客人预订以往接待流程：填写预订登记表，确定房价保留时间；接受预付定金；确认或修改预订。

通常客人通过电话、传真、信函或者亲自到酒店总台提出预订请求，酒店应获取客人的基本信息和住房要求后，根据客人的时间安排、房间要求及其他要求确定房价，并要求客人预付一定的定金。

2.登记控制。顾客入住的登记程序，主要可由五部分组成：登记入住记录、确认房间、房价及付款方式、预收保证金、分配房间、建立相关表格资料。

这是获取营业收入最初的工作流程，在一开始我们就要做到各环节业务紧紧相扣，对各环节加强控制，保证顾客消费过程的准确性。那么，办理客人的入住登记手续，不仅可使酒店获取客人的重要的个人资料，也是遵守国家法律有关户口管理的规定，同时，也在尽量满足客人的要求，推销酒店的设施与服务，以及为客人入住后的各类表格、资料的形成方面发挥了积极的作用。因此，许多酒店都不惜任何代价，设法提高总台接待工作的质量，就要严格控制登记程序中各个环节，其中，获取酒店营业信息的速度和准确度是十分关键的环节，是酒店营业收入管理的主要基础。

3.结账控制。结账是确认酒店营业收入的关键所在，这个过程是客人从消费入住起，在酒店内消费的一切服务性商品按照酒店的商品价格进行消费转现的一个环节，酒店在客人结账离

店后确认营业收入，因此，酒店要想准确确认收入，就必须严格控制酒店客人入住到结账程序。

⑴处理查清最新费用。收银员根据接待员制作的预计离店客人一览表，从账单存放架中抽出当日预离店的客人的账单进行审核、检查，确保账目准确无误，并处理查清最新费用。

⑵查房结账。客人提出结账请求时，收银员应查询电脑并确认客人的身份和房号，以免结错账。客人向总台交还钥匙时，收银员向其他部门及时传达客人要离店的情况，通知客房部查房，锁好房间内的国际国内长途电话。在客房部查房期间，收银员把客人房间账卡里的登记表、单据等资料全部取出，进行核对检查，以免发生错误和遗漏。特别要注意检查取出的账卡资料里有无附着其他应办事项的纸条或写在登记表上、打在电脑上的备注说明等应跟进办理事项。例如，另一个房间的住客账款由他支付或他的账款由某人支付等。客房部查完后，收银员为客


人打印消费明细清单请客人查阅，若客人认可，便开出总账单请客人签字并按照预订的付款方式向客人收取消费款。

⑶结算。酒店一般都会有多种结算方式，如现金结算、信用卡结算、挂账结算、支票转结、免费房等。

⑷汇总归档。前台收银员将客人的登记卡、结账单等各种材料汇总归类存档，方便夜间审核。客房部接到通知后，应及时组织清理房间以待再售，并通知前台，改变客房状况。

本文的创新点在于运用内部控制理论对酒店销售与收款的财务控制进行了较为全面的分析，指出其存在的缺陷和不足，找出关键的控制环节，并针对每一个缺陷和不足，提出自己的解决方法。针对这一方面财务控制体系进行了重新的设计，针对该业务流程设计了非常具体的控制程序和内容，具有较强的可操作性，对其他的酒店行业有一定的参考和借鉴意义。

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