浅谈采购结算员的基本素质和能力

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浅谈采购结算员的基本素质和能力

作者：黄艳

来源：《现代经济信息》2012年第07期

摘要：采购结算企业采购工作的重中之重，因为结算数据中一个小数点的错误就可以导致企业经济效益受损，从某种意义上来讲，采购结算员是供应资金流进出的把关人员。从采购结算员队伍现状出发，本文分析了采购结算员应具备的基本素质和能力，指出了优秀采购结算员的应该具备的基本职责，为培养高素质采购结算员提供了参考。 关键词：采购结算重要性；结算员基本素质和能力

中图分类号：F253.2 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）04-00-01

当前，随着经济全球化进程的加速，市场经济竞争的日益激烈，引发众多产业微利时代的到来。市场竞争的加剧与企业成本意识的增强，使企业的采购预算工作越来越被经营管理者所重视[1]。有的企业甚至直接把采购预算工作作为降低成本的主要环节，并将采购作业放在整个产业链、供应链中去考虑。因而采购结算员的工作并不是从事单一的预算活动，而是更多的注重成本控制、负责办理本企业资金收入的报结业务等，其工作的结果直接影响企业的经济效益高低。

结算是所有数据统计工作的基础，结算结果的错误，将直接导致其它一系列数据失去正确性。结算单中的金额对公司来说就是“钱”，容不得半点马虎大意。采购结算员平常的基本工作就是根据当日到货、付款、到票、库存等情况及时向上级领导报出反映当天采购情况的日付款表和日报表，为部门领导制定资金平衡计划提供依据，以保证供应系统资金流畅通。 一、采购结算员的重要性

采购结算员是随着现代经济的快速发展而产生的，根据企业的经营战略需求及物料价格需求按是按时统计到货、做好采购金额预算报表、及时结算、催收发票、督促采购员办理发票入库等；每月根据公司财务给出的实际资金额度及时为各供商报款；并根据需要做出反映企业在成本、质量、时间、技术等方面的综合指标的各类报表。采购结算作为精细化管理和现代服务经济的重要组成部分，在企业经济发展中具有举足轻重的地位[2]。将产品成本控制到最低，协助采购员以低成本购进性价比高的商品，使企业在竞争中稳步发展已成为采购结算员重要职责。

二、采购结算员应具备基本素质和能力

作为一名结算员应该具备最基本的素质就是认真、负责、勤奋、踏实，其次还应该具备以下能力：


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1.具有专业的供应管理知识体系

采购结算员是负责办理日常经费支出及专项支出的报销业务，并熟悉国家有关财经法律、法规，具备一定的财会业务知识，掌握本单位报销制度、审核权限等规定的人员。需具有一定的专业管理科学知识及采购知识，对市场具有敏锐的洞察力与把握能力[3]。通晓采购结算与供应管理知识，能够配合采购员管理和选择质优价廉的供应商作为长期战略合作伙伴。 2.有较强的市场调研能力

采购结算员通过核算可以帮助采购员净化物资渠道，科学合理地选择最适合的采购方式，并严格按企业需求合理地做好采购预算，注重经济效益，减少物流费用，降低生产成本。并能尽快洞悉采购产品的各种物资规格型号、生产工艺流程及技术性能等要点，以保证采购物资的结算价格准确无误。

3.有较强的工作责任感和事业心

采购结算员要具有良好的职业道德和工作责任心，秉公办事，不徇私情，始终把公司的利益放到第一位，公平公正对待每一位客户，坚决杜绝在物资采购中损公肥私、贪污贿赂的行为。采购结算员要有好的道德水准和强烈的遵纪守法观念，不断学习各种法律法规，提高自己的法律意识。要对公司内部的文件和相关的管理采购政策保密，防止采购计划、采购数量、招标价格、询价的技术要求、规格等相关资讯对外透露。定期与供应商、财务部门开展往来明细账目的核对，以确保账账相符、账实相符、以保证三方账目一致。随时按领导要求出具各类总结性报表，及时预报紧缺物料的库存，以便采购员提前做好采购计划，确保生产的顺利进行。 三、如何做是一名合格的结算员

采购结算是一项非常细致的工作，其工作的好坏不仅影响企业的经济效益，而且影响整个采购业务的正常运营。优秀的采购结算员应具备的基本工作能力 [4][5]。除了要具有综合性较强的分析能力、预测能力、表达能力和专业知识水平外，还要能将结算分析结果客观地呈现出来，为企业资金出入把好关。 1.结算前核对数据

结算数据是非常严谨的，一个数据点的计算错误将导致整个计算过程的无效。物流执行系统(LES)是建立在物流信息的基础上的，包含大量的物流信息。它与物流过程中的订货、收货、库存管理、发货、配送及回收等职能有机地联系在一起，使整个物流活动顺利进行。在企业的整个生产经营活动中，物流信息系统与各种物流作业活动密切相关，因此物流系统上传的数据必须得经过仔细审核，确保无误。在进行数据结算前，要将LES系统上上传的数量和上传到ERP结算平台上的数量进行对比，看是否一致，当数量不一致的时候，要积极查找原因，主动与质检部、信息中心等部门沟通协调，跟踪数据的上传情况，以保证及时结算。


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2.结算中对照数据

结算工作需要特别细心，并能够对数据做出敏感反应。采购合同、调价函、数量奖励政策等文本资料要作为结算依据，确认结算单价输入无误，出具结算单，并在打印的纸质结算单上标明结算依据和结算单价以备查。需要表达明确且无歧义。结算工作客观上也起到对采购工作的监督和核查作用，必须跟采购经理、内勤配合好，有异议的及时沟通，确保意思表达一致。 3.结算后核查数据

完成数据系统结算并不能解决所有指标的奖罚，线下检验就显得尤为重要。此环节是对数据核对与处理的必要附属条件，平时工作中除了对公式的熟练应用外，还注重研究各种数据间的关系。数据核查要对系统数据录入进行核查并予以监督、纠正，保障数据网的正确录入运转，进而保障采购、结算业务的正常运行。实际操作过程是通过录入的数据反映或以填报出错表的形式进行核对、查阅、纠正。从某种程度上来说，结算后核对数据对生产、计划、销售等起着举足轻重的作用，对生产起指导作用。数据网即使在某一环节出错，都要追溯源头，查根究底，适时更正。 参考文献：

[1] 乔嵩.浅谈医院采购结算员的语言沟通技巧[J].医疗装备,2011,10:63. [2]陈学南.如何提升采购在企业中的地位[J].石油石化物质采购,2011,5:66-67. [3]周品霞.民营企业的采购成本管理[J].机械制造,2011,49(557):91-92. [4]王伟.采购员异常行为表现及分析[J].商场现代化,2003,15(03):33-34.

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