商务日语礼仪

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ホウ·レン·ソウの実行とその意義



ホウ·レン·ソウとは、報告、連絡、相談を略した言葉である。これは社会人として会社組織でのコミュニケーションに必要なものであるし、職場で複数のメンバーが提携を取って仕事をしていくために、最も基本的なルールでもある。個人ではなく、組織・チームとして仕事をする際には、お互いの情報交換が大事な要素である。ホウ·レン·ソウがスムーズに行われると、効率的に仕事を進めることができる。本稿は、実行と意義という二つの方面からホウ·レン·ソウを述べる。 一、報告

報告とは主に上司や先輩から指示されたことに対して、部下が仕事の進行状況や完了など状況を伝えるもの。 実行のポイント：

１、簡潔に結論から始める

まず結論を先に言う。報告には自分の意見や解釈を交えず肝心な事実のみ話す。 ２、要領よく行う 上司に報告する時、要点をまとめて簡潔に結論から話す。だらだらとまとまりのない話は無駄になる。だから、必ず事前に話をまとめなければならない。時間がかかる報告は、箇条書きにした報告書を作成し、要領よく話すのがポイントだ。 ３、中間報告は必要だ

中間報告は仕事の進行状況の確認が目的だが、さらに上司に相談したり、やり方が間違っていれば修正するなど、仕事をうまく進めるための大切な機会である。 ４、上司に聞かれる前に話す

上司に聞かれる前に自分から積極的に報告しなければならない。そのような社員はデキる社員である。上司に言われるのを待っているようではビジネスマンとして失格だ。 ５、報告の順番：悪いことほど速く報告する 報告は良いことだけでなく、ミスやトラブルもきちんと伝えなければならない。悪いことほど早く上司に報告して、対策を立てるほうが得策だ。 意義：

仕事は報告で終わる。報告と通して、上司に仕事の結果、問題点を知らせ、自分はデキる社員だと思わせる。報告は業務を円滑に遂行するために必要な一つの動作だ。 二、連絡 連絡とは、仕事の関係者へこれからの予定など互いに共通認識が必要な情報を伝える。口頭で伝えるだけでなく、メールやFAXなど他のビジネスツールを用いて伝える場合もある。

実行のポイント： １、情報を共有する

新情報は自分一人の情報としてしまい込まず、情報を必要とする人に速やかに伝える。これを怠るとタイミングを失する恐れがある。 ２、認識とチェックは必要だ

連絡する相手側の仕事の内容·役割をよく認識して、どこの部門にどの程度の情報を流せばよいかを判断する。①5W1H（いつ・どこで・だれが・なぜ・どのように・どうした）の要素をチェックして的確に伝えることが大切だ。1つ連絡し忘れただけで、自

①

安田贺计著[日本商务礼仪]，学林出版社，2006年，P47


分で責任を負えない範囲にまで発展してしまうことがあるので、注意をしなければならない。

３、情報はそのまま連絡する

伝えられた情報はなるべくそのまま連絡する。自分の解釈や意見などを加える必要はない。② 意義：

仕事は連絡で働く。取捨選択してから速やかに連絡して、トラブルを防ぐことができる。そして、良い結果が出られる。 三、相談 相談とは、自分で判断できない問題点や不安なことなどに対して指示を仰ぐことである。

実行のポイント：

１、一人で悩まず気軽に相談する。 経験の少ないうちは、自分で判断できない時やミスをした時など、一人で悩んでいるより上司や先輩に相談するのがよい。特に自分の権限を超える事柄に取り組むときには、必ず上司に相談する。

２、まとまってから相談する。 相談するときには、何をどう困っているのか要点をまとめてから話すように。自分が考えられる対策案などを付け加えると、仕事への熱意が感じられる。さらに、資料などを添えて相手に分かりやすく努めることも大切だ。 ３、礼儀を重視する 相談するときは、お礼を忘れないでください。上司に結論の出ている事柄を相談すると失礼であるし、相談にのってもらったら、きちんと結果を伝えないのは失礼でもある。 意義：

仕事は相談から始まる。自分は積極的に上司や先輩に相談しながら仕事を進め、相談を通して仕事のやり方を学ぶ大切な機会である。 ホウ·レン·ソウは、仕事には欠かせないコミュニケーション行為であるし、トラブルを事前に防ぐための最高の対処法でもある。うまく伝えることよりも、的確に正しく事実を伝えることの方が大事だ。どんな場面でも、大切のはホウ·レン·ソウを実行することである。仕事を円滑に進ませるために、とても重要な役割がある。ビジネスコミュニケーションの基本中の基本だと言われるので、社会人は身につけなければならない。

参考文献：

1、浦野啓子著 『ビジネスの基本』，新星出版社，2008年 2、安田贺计著 [日本商务礼仪]，学林出版社，2006年



②

浦野啓子著『ビジネスの基本』，新星出版社，2008年，P34

本文来源：https://www.wddqxz.cn/2676270b7cd184254b353563.html