备用金管理制度

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备用金管理制度



第1章 总则

第1条 目的。

为防止公司现金的流失，加强现金管理工作 ，提高工作效率，根据《中华人民共和国会计法》、《现金管理暂行条例》及《支付结算办法》等法律法规的规定并结合公司实际情况，特制定本办法。

第2条 适用范围。

本办法适用于对备用金借用和报账手续及备用金的管控工作。

第2章 备用金管理的原则和分类

第3条 备用金管理的原则。

1．坚持预算管理原则。备用金的申报和借支必须在预算的范围内，没有列作预算的备用金不得借支。

2．专款专用原则。借款人不能编造借款理由，套取使用备用金，已提取的备用金不得挪作他用。

3．时效性管理原则。定额备用金和工程项目流动备用金的时效为一年，临时备用金时效为一个月。

4．权责对等，责任连带原则。部门负责人为其借用备用金员工的第一管理人，借款人为部门负责人的，主管领导为其第一管理人。第一管理人应根据实际工作需要审核下属借用备用金的真实性、必要性和借款标准，并督促其及时办理结账、还款手续。第一管理人在备用金不能按期收回时负连带责任。

第4条 备用金的分类。

备用金是指公司员工以现金、银行存款方式借用的用作零星开支、业务采购、公务出差等业务的款项。为简化借支及报账流程，将备用金分为定额备用金、临时备用金和工程项目流动备用金。

1．定额备用金指因支出项目固定、支出业务频繁等原因需要周转使用的现金，具有时间长、固定性强的特点。

2．临时备用金指因临时性的需要而借支的现金，具有时间短、一次性的特点。


3．工程项目流动备用金指因工程项目采购零星材料与小额费用等需要周转使用的现金，具有时间工程项目施工时间相关、支出性质不固定的特点。

第3章 备用金借用程序

第5条 员工借用备用金时，应先到财务部索取公司的专用借款单据，按规定的格式内容填写借款日期、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门经理核实审签，报董事长、财务总监签字批准后，到财务部办理借款手续。财务人员审核借款单填写格式及签字内容，并核对其是否有预算资金，确保无误后才能办理付款手续。

第6条 根据工作需要，公司材料和设备采购人员可以借用定额备用金；其他工作人员因经济业务频繁等原因确需办理定额备用金的；工程项目经理或工程项目专职人员可以借用工程项目流动备用金，由所在部门填写文字申请，经财务总监审批同意后，报财务部办理相关手续。

第7条 公司材料和设备采购人员定额备用金最高标准为8 000元。因工作需要确需增加定额备用金标准的，由所在部门填写增加定额文字申请，经董事长、财务总监审批同意后，报财务部办理相关手续。

第4章 备用金的报账程序

第8条 员工因临时出差借款的，应自返回公司之日起一周内到财务部办理报销结账和还款手续。其他临时业务借款的，应自借款之日起一个月内到财务部办理报销结账和还款手续。

第9条 员工办理定额备用金的，最长借款时间为1年（不跨年度），每年末清理一次。年度内可周转使用所借资金，无需办理结账及还款业务。

第5章 备用金管理要求

第10条 备用金实行本人借支本人负责的原则，第一管理人负连带责任的管理办法，不得转给他人。借款人无法偿还时，相关损失由第一管理人承担，若存在特殊情况，由借款人或第一管理人写出书面申请，按财务总监批示的意见办理。

第11条 员工借用定额备用金额度，由所在部门根据实际业务和本办法规定的额度标准进行合理核定，同时每半年对使用人员、额度和用途范围审定一次，审定结果报财务部门备案。


第12条 借用临时备用金人员应在规定期限内及时结账和还款，超出规定期限15日不结账或不还款者，财务部除在工资及其他收入中扣除借用金额外，可按每日0.5‰的比例扣罚滞纳金。临时备用金实行前款不清，后款不借的管理办法。

第13条 借用定额备用金人员应在每年末财务部清理时全额结账和还款。如需继续借用的，应重新办理申请审批手续。超出规定期限不结账或不还款者，财务部除在工资及其他收入中扣除借用金额外，可按每日0.5‰的比例扣罚滞纳金。

第14条 财务部的备用金管理人员每月末对备用金台账进行核对盘点，及时督促借款人结账和还款。

第15条 借用备用金员工在工作变动或离职时，绩效薪酬部须及时书面通知财务部核对调整相关财务手续，待财务部反馈后方可办理员工变动或离职。

第6章 附则

第16条 本办法由公司人力资源部负责制订、修改并解释。 第17条 本办法经董事会审议通过后自发之日起执行。

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