国际会议承办的方式_秘书基础_

2024-01-14 16:42:12 文档大全网 [ 字体：小中大 ] [ 阅读： ]

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国际会议承办的方式

各类国际会议的承办方式及争取条件在其国际组织的章程中皆有明列，要争取会议主办之前，得先了解章程的规定及如何争取，才能事半功倍，争取成功。

要争取主办一个国际会议，首先要了解该会议的组织章程在承办的方式是采用哪一种，方能对症下药，争取成功。

一、会员国轮流主办

这种国际会议的争取基本上最单纯，只要加入国际组织成为正式会员国，就有机会主办，其轮流方式有以入会先后次序或国名英文字母顺序等方式轮办，也有以会员国主动提出优惠条件，经会员国或这个组织的监理会同意即可。例如亚洲秘书协会组织就是以入会先后次序轮流主办。

二、地区性轮流主办

有些重要国际组织会员分布在全球各国，每年或两年在全球各地区召开国际会议，为了让分布在全球各地区的会员国都有机会主办，因此指定轮流在某些地区召开，然而某一地区可能有好几个会员国。例如亚洲地区，可能由亚洲地区有意争取主办的会员国提出申请企划书或仅以书面方式表示有意承办，再由这个组织的监理事或特别成立的"评估小组"来表决，由获选的会员国主办。一般来说组织的知名度、会议的效益及权威性越高，会员国之间的竞争也就越激烈。

三、竞标方式

这种方式对有意争取主办权的会员国来说最具挑战性，然而这些会员国竞争激烈的国际会议必定是全球知名的国际组织，其国际会议也引起全球的瞩目，并具有其权威性，其竞标的过程经常要花费相当长的时间去苦心经营。通常主办单位会先将办理会议的先决条件列在招标书中。

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首先，要创建一个工作进度表，这是提高效率、保障活动顺利进

行的有效手段。工作表的内容要包括以下几个方面：1、邀请的贵宾及确认其成行；2、舞台设计、场地搭建、灯光音响布置的完成；3、文书工作、会议资料的准备；4、房间分配表；5、用餐（餐标、菜单、主桌、台卡）；6、交通安排；7、各项工作的负责人及联络方式；8、支付各项定金的时间表；9、表演者的邀请及确认；10、礼品、胸花、指示牌、胸卡；11、会务照片及录像资料的制作和赠送。在检查准备工作的时候，关键点是：围绕年会的目的、重要人物、核心议题的关联活动是否够丰富、够突出。在客户年会上让赞助商抢了风头就得不偿失了。在结算环节，关键是在活动进行过程当中，要事先指定专人在酒店的每个消费场所签单确认。比如自助餐的用餐人数、用车的时间及里程、洗衣及长途电话费、上网费、酒水、大堂吧消费、迷你吧消费、会议茶歇的人数等等。一般而言，酒店的各项预定都有保证人数的要求，在预计人数的5-10％以内，酒店是可以灵活处理的。总结报告的内容应该包括此次活动是否达到了预期目的，预算执行情况、对会务代理的服务评价、不足和建议。