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沟通、协商和信息交流控制程序
Internal use only Confidential Top confidential RREEVVIISSIIOONN HHIISSTTOORRYY
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文件评审记录
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沟通、协商和信息交流控制程序
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1.0 目的
建立适当的沟通过程，包含公司内部各层次之间、各职能部门之间、公司与顾客和相关方之间、公司与员工之间等适当的沟通渠道，确保与管理体系有效性有关的信息得到及时的沟通。
2.0 范围
与本公司管理体系有效性有关的信息均属本范围。
3.0 定义
3.1相关方：与组织的业绩或成就有利益关系的个人或团体。
例如：顾客、所有者、员工、供方、银行、工会、合作伙伴或社会。
4.0 相关文件
4.1 XXX 法律、法规与其他要求控制程序 4.2 XXX内部审核控制程 4.3 XXX应急准备和响应控制程序
4.4 XXX员工手册
4.5 XXX不符合、纠正和预防控制程序 4.6 XXX 管理评审控制程序
5.0 责任
5.1行政部是信息的综合管理部门，负责信息的分析汇总并向管理者代表汇报。负责职业健康
安全的协商，负责协调处理周边社区的要求和投诉。
5.2管理者代表负责与上级环境和职业健康安全主管部门和行业主管部门的信息接收、传递和
处理。
5.3 生产负责收集测试中的生产信息，负责对测试产品信息、顾客和相关方信息进行内部沟通
和交流。
5.4 市场销售负责合同签订前与顾客交流与沟通，负责向公司内部传递客户订单信息。 5.5 质量部负责质量反馈信息的收集、处理、交流和沟通，负责内外部的沟通与交流。 5.6 质量总部负责与供方及内部关于包材物料的沟通与交流。负责体系方面与内部、第二、三
方的沟通与交流。
5.7各部门主管负责本部门内部的沟通。 5.8全体员工积极参与公司内部各种形式的沟通。
6.0 程序内容
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6.1沟通形式：各部门依据相关体系文件的规定记录、收集、传递并处理日常信息。除此之
外，为促使体系信息得到及时的沟通，达到全员参与、实现目标的目的，本公司采用如下的沟通形式：
6.1.1工作例会／电话、传真、E-MAIL、微信、QQ、公司网站等 6.1.2全体员工大会、每季度的员工座谈会 6.1.3内审首末/次会议 6.1.4管理评审会议 6.1.5建议箱 6.1.6内、外部宣传 6.1.7 走访、行业内展会等 6.2内部信息交流
6.2.1内部信息包括以下内容
6.2.1.1 公司的管理方针、管理体系运行情况由质量总部负责及时传达到公司的部门及
员工，相关方需要索取管理体系方针时，公司应满足其要求；
6.2.1.2 管理体系运行中产生的信息由其产生单位及时传递到相关部门和人员，并记录
其内容和处理结果；
6.2.1.3 获取和更新法律及其它要求及时地传递到相关部门； 6.2.1.4 一体化目标、指标和管理方案完成情况和效果； 6.2.1.5 内审、管理评审、外审结果； 6.2.1.6 一体化管理体系培训情况；
6.2.1.7 各部门间的日常联络、常规报表、其它信息通报等； 6.2.1.8 一体化管理体系各运行控制程序执行情况。
6.2.1.9 总经理每周召集公司管理层和各负责人会议，就所有活动的信息进行讨论并做
出决定或处理意见。
6.2.2内部信息交流的实施
6.2.2.1 管理方针、目标以板报、员工手册为宣传工具公诸于众；
6.2.2.2 活动过程中产生的信息由产生单位及时传递到直接上级主管部门，要求答复的
必须在规定时间之内予以答复；
6.2.2.3 紧急状态下的信息按《应急准备与响应控制程序》规定进行信息交流； 6.2.2.4 不符合、纠正与预防措施实施单位必须在整改过程中将信息传递到相关部门；
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传递接收方必须做好记录；
6.2.2.5 发生重大信息应立即传递到总经理或管理者代表，一般信息应及时传递到部门
负责人。
6.2.2.6 生产负责组织相关部门对测试产品情况进行收集，主要反映产品进度情况，对
进度不能满足时进行分析，制定措施，通过Mail等方式进行传达。
6.3外部信息
6.3.1外部信息主要包括：
6.3.1.1 行政部将收到上级主管部门的文件呈分管领导后做出相关处理； 6.3.1.2 外部检查、参观、回访由行政部接待安排并将结果报副总；
6.3.1.3 公司其它部门若收到有关的法律、法规和标准时，应及时传递到行政部,具体
执行《法律、法规与其他要求控制程序》；
6.3.1.4 相关方的信息（包括环保部门、职业健康安全行政主管部门、社区居民、顾客 抱怨）由相关部门接收；
6.3.1.5 发生事故按规定逐级上报；
6.3.1.6 向供方及承包商传达有关管理方针及目标由采购部负责；
6.3.1.7 客户服务及时将顾客反馈的产品质量问题信息传递到质量部及时处理，将处理
后的结果反馈给顾客确认、协商。如有投诉、退货等问题按照《客诉处理程序》执行。
6.3.2外部信息处理
对外部相关方提出的有关质量、环境和职业健康安全意见或申诉，行政部应会同 相关部门提出处理意见或建议，报主管领导批准，形成处理决定后3日内答复 相关方要求提供信息时，各有关单位将公司的一体化管理方针及有关要求传递给 相关方，但重要环境因素不必主动与外界进行沟通。
6.4内审会议
管理者代表主持内部管理体系审核的首次会议、末次会议，具体的实施参见《内部审核控制程序》。 6.5管理评审会议
总经理按照计划的时间主持管理评审会议，评价管理体系，确保管理体系的适宜性、充分性、有效性。评审会议的实施参见《管理评审控制程序》。 6.6协商
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6.6.1公司组织进行以下活动时，应有员工或其代表参与：质量、环境、职业健康安全方针
的制订、修改和评审职业健康安全管理体系文件，特别是作业指导文件的制订、修改和评审危险源辨识、风险评价和风险控制策划过程在作业场所职业健康安全问题发生变化时。
6.6.2员工或其代表参与方式：口头或书面意见和建议、参加会议讨论或其它方式。 6.6.3行政部监督所在单位的职业健康安全状况，汇集、报告员工的意见和建议，并与相关
部门协商解决或上报。
6.7 信息的利用
6.7.1 信息的交流和沟通应做到告知、理解并做到，必要时将有关信息传递到相关部门。 6.7.2各部门应充分利用信息，作为实施纠正措施和预防措施活动、改进质量、环境、职业
健康安全管理绩效的依据。
6.7.3质量总部将重要信息作为公司内审和管理评审的依据。适当时，相关职能部门对收集
到的信息应进行数据分析，以促进持续改进。
7.0 附件
7.1 XXX 会议记录 7.2 XXX 会议签到表
7.3 XXX 沟通协商与信息交流效果反馈表 7.4 XXX 内部审核报告 7.5 XXX 纠正预防措施单
8.0 流程图 无
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本文来源：https://www.wddqxz.cn/1c9ec8e70608763231126edb6f1aff00bed57003.html
2022-08-10
