采购、入库、出库简明流程

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【日常采购流程图及说明】

流程图



采购员根据库存补货采购 填写采购单据或合同给付

之商品提出申请补货采购

采购员按财务规范要求和规定时间，填写采购单据或签订合同，准备提交。

如要先预付款,请填写《付款通知书》并付上

采购 财务 采购

说明

每天根据仓库库存表对库存或相关部门需求

权责 部门 采购

相关表单文件

（系统）仓库库存表或部门需求

（系统）采购单据或部门需求

(系统）采购单据或部门需求

付款通知书

要预付款，请填《付款通知书》，附上采购明细表或合同，按财务流程签字

采购明细或合同,提交直接主管审核签字,直

经过采购、财务签字后才能将单据给总经理。

接主管必须对以下内容进行审核： 1） 采购产生的原因及真实性; 2） 采购价格的合理性；

3） 采购总金额是否正确，是否已经付款。 若发现不符合要求，退回重新提报。

财务审核签字登记未到货明细表。

财务审核确认签字主要内容包括： 1） 采购价格是否合理； 2） 是否已经付款，重复申请； 3） 登记付款记录、未到货明细表. 若发现不符合要求，立即退回相关部门重新整理提报。

付款通知书经总经理签字审批后，由出纳统一银行转账,并加盖银行付讫章，登记出款流水账，转财务进行财务处理,并由会计整理凭证保存。

备注：如物品采购品项、数量等有变动,采购应及时通报给财务和仓管,以便做账和货物入

财务 （系统）采购单据或部门需求 付款通知书 付款记录 未到货明细表

总经理审批签字





出纳转账付款并加盖付讫章，登记付款流水账，通知采购员已付款，安排到货。

出纳 财务 采购

（系统）采购单据或部门需求 付款通知书 付款记录 未到货明细表

提货清单或供应商送货单

到货通知仓管验收，按入库流

程办理手续。



库.

备注:各个环节经办人，务必要认真操作。出现差错，将根据实际情况对出差错环节经办人进行通报批评、责令改正，并对相应环节经办人给予乐捐20元/次之处罚;造成损失的将另行追究经办人的责任，出现多环节多经办人均出错的则按照均摊原则承担相应责任。

【仓库常规入库流程图及说明】

流程图



采购或入库单打印给仓管员，备注清楚自提还是送货上门

说明

打单人员将已确定的采购单或入库单给仓管员

如自提的，仓管员协调物流/外务人员凭单去提货，提货时，注意检查包装及外观等部件是否齐全、核对数量是否正确等,装车回仓库。

权责 部门

打单人员 仓管员 物流/外务

相关表单文件或依

据

（系统）采购或入库单 （系统）采购或入库单


货物到仓库后，仓管员必须做到： 1)到货商品品项是否正确；

仓管员 物流/外务/采购

(系统）采购或入库单 仓库、单据、财务管理相关规定

仓管员开箱清点或抽检核对验收货物

2）包装、配套是否齐全；

3）开箱或抽检验收，数量是否正确,有否破损等。

实际到货与采购入库单上一致，验收无误，

仓管员与采购部核对实际到货名称、数量

仓管员到货验收入库,必须做到准确清点无误。

在采购入库单上签字，或在供应商送货单签字，才放行车辆，如不一致，请及时与采购员核对。

货物验收无误后，仓管员办理货物入库手每天汇总上交入库单据财务部。

采购根据仓管员反馈结果将实际到货各品项信息（再核对）录入(系统）

财务根据上交的单据与预先登记的账目核

财务

（系统）采购或入库单 仓库、单据、财务管理等相关规定

对是否一致，并进行账目处理.

仓管员

（系统）采购或入库单 仓库、单据、财务管理相关规定

核对无误后，在采购单上

签字确认、办理入库手续、登记账目、整理归位。

续，整理入库归位，登记账目，保存单据，采购

仓管员将入库商品数量反馈给财务/采购；入库单据每天整理一次上交财务存档。

财务核对并进行账务处理



财务整理凭证存档

财务

（系统）采购或入库单 仓库、单据、财务管理相关规定

财务部并整理好凭证存档





备注：①任何一个环节发现单据或流程有问题，可退回上一环节补充完整。如遇阻力,可越级上报公司领导处理.②日常调拨单也要填写完整，并参照以上说明执行.③各个环节经办人，务必要认真操作。出现差错，将根据实际情况对出差错环节经办人进行通报批评、责令改正，并对相应环节经办人给予乐捐20元/次之处罚；造成损失的将另行追究经办人的责任,出现多环节多经办人均出错的则按照均摊原则承担相应责任.

【仓库常规出库流程图及说明】

流程图



业务人员电子出货单给财务

说明

业务人员按照公司财务要求填写电子出货单。收货人、收货地址、联系电话，商品明细、单价、金额、寄货物流公司，收款信息、备注其它说明等

权责

部门

业务员 相关表单文件或依

据

（系统）出货单

财务审核款是否到账/担保

业务人员电子《出货单》传给财务审核： 1） 公司账户是否收款、到账或有担保; 2） 出货信息是否完整.

3） 如要收现金的，先登记未到款，跟踪物

财务 （系统)出货单 仓库、单据、财务管理等相关规定

款确认状态后，财务签字发单到打单人员

出货单经过财

流/外务人员收款上交出纳.

打单人员打单给仓管人员

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