浅析广电行业人事档案与时俱进管理模式

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浅析广电行业人事档案与时俱进管理模式

作者：陈秋香

来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第9期



一、前言

当前，国内外对于企事业单位的档案管理研究取得了一定的研究成果，但是针对广播电视行业人事档案管理工作的研究还存在较大的空间。广播电视行业作为行政单位和党的发声筒，人才的选拔具有十分重要的意义。而人事档案既是甄别人才，避免“带病上岗”的重要工具，还是挖掘人才潜力，为组织输送优秀人才的重要法宝。励志人物之一的卫视主持人孟非，作为一名场工在摸爬滚打中成为如今的知名主持人，谁又能说各电视台内没有下一个“孟非”呢？人事档案通过创新管理方式，对人才的个性化特征进行详细记录后，再定期对人才在工作发展中的业绩、才能等进行记录与分析，是提高人才发掘和选拔效率的重要措施，也是为广播电视单位不断提供优秀人才的重要渠道。

二、广电行业人事档案管理现状

（一）档案管理种类复杂化。随着广播电视行业的迅速发展，广播电视行业对人才的需求也随之扩张。作为具有行政性质的企事业单位，对正式人才的招聘有一定的限制性。为了保障广播电视事业的各环节顺利进行，多种形式的用工制度开始被引进广播电视行业。摄像、场记、编导、美术师、音响师、记者等岗位的从业人员数量越来越多，这些岗位部分属于非正式员工种类，形式各样的人事档案类型，使得广播电视行业的人事档案管理难度愈来愈大。这些非正式员工中部分职工稳定性弱、流动性强，造成无效人事档案大量累积，给人事档案管理带来较大的工作负担。

（二）档案管理欠缺精细化。广播电视行业的传统档案管理模式较为粗放，对档案的管理和分类主要是按照用工形式进行。正式职工的档案资料主要收集为学历证明、职称证明、政治面貌、基本信息、工资证明等，对职工所具有的个性特征、能力擅长、技术专长、管理才能等记载不足。而对非正式员工的档案管理重视度也较为欠缺，对其档案材料的收集以基本信息为主，辅助证明材料为辅。总体而言，广播电视行业对人事档案管理的精细化不足，使得单位难以通过人事档案，来对组织的人才进行挖掘与培养，使得人事档案作为人才选拔和录用的重要辅助功能难以有效发挥。

（三）管理人员素质单一化。对于广播电视行业的人事档案管理工作，国家对其以法规的形式进行了明确规定，例如《干部人事档案材料收集归档规定》《干部档案工作条例》等。这些制度中对人事档案管理岗位的职责、档案材料收集范围、档案的分类标准、档案的保管与保护、档案的提供利用和传递等都有详细的表述。但这些制度内容属于政策性宏观指导，对于各单位应该如何具体执行，还需要各单位的档案管理人员透彻理解制度精髓，再结合本单位的实际情况，将制度本地化。广播电视行业的档案管理人员出身于档案管理专业较少，主要能力集中于事务性的档案整理、装订、归档及保管上，对新时代档案管理所需的专业技术、鉴别能力、收集能力等较为缺乏，从而使得组织的人事档案管理难以符合时代的要求。

三、与时俱进创新广电行业人事档案管理模式

（一）利用信息系统简化档案管理。档案管理进入信息化已经是各广播电视行业的档案管理新常态。信息化档案管理模式，不仅提高了档案管理效率，而且还能够为纸质化档案提供更多一层保管保障。广播电视行业面对当前的多种用工形式和日渐复杂化的档案管理工作，应该积极利用信息系统，运用人工智能来简化档案管理模式，提高档案管理效率。信息系统可以将


档案内容按照不同的用工形式，建立档案数据库。一级档案指标为正式职工、劳务派遣职工、兼职职工等，在一级指标下面设置二级指标，二级指标按照不同的部门进行细化，正式职工的二级指标档案按照规定进行内容完善和管理，劳务派遣职工按照劳务派遣相关要求进行内容完善，而兼职职工则可以保留基本信息。这样既方便档案的查看与调阅，也能够极大地简化档案录入、鉴定和保管等工作。

（二）灵活动态细化人事档案内容。人事档案要充分发挥人才选拔和录用的辅助性功能，需要对人事档案的内容进行精细化处理。首先，广播电视行业的档案管理人员积极与人事管理部门进行沟通，对人事档案的基本信息进行精细化设计，内容包括人才在选聘过程中，专家对每位人才所给出的评价意见，性格测评理论工具和胜任能力测评理论工具所提供的参考结果等，在档案归档时将这些信息详细记录在每份档案中。其次，档案管理人员定期对每个岗位人员的档案进行更新，将其在对应岗位中所发挥出来的才能、业绩和潜在能力进行分析，并记录在案。保障档案的动态化和信息的与时俱进，确保人事档案为相关用人部门能够提供最新、最全、最科学的用人参考信息。

（三）与时俱进培训档案管理人员。新时期档案管理人员所面对的档案管理工作，除了对纸质化档案进行管理外，还需要对信息化档案进行管理。要胜任新时期的档案管理工作，档案管理人员需要具备设计信息系统档案内容的能力、在信息系统下录入档案信息的能力、设置每份档案的写读权限的能力、档案保密设置和系统杀毒能力、信息化档案硬盘等设备的保管能力等。同时，根据新时期企事业单位人才选拔的新要求，还需要具备对人才档案的真实性调查和鉴别的能力，收集档案的能力，灵活应对档案缺失、档案作假等突发性事件的能力，使得档案真正成为组织杜绝“带病提拔”“带病录用”的重要指导信息。

四、结束语

综上所述，广播电视行业作为国家行政单位，其人事档案的管理应该紧随党和国家的要求，将人事档案中人才选拔功能进行充分发挥，同时，还应该紧随时代的潮流，积极运用信息系统和新的档案管理理念，来提高档案管理效率，让档案管理人员具备更多的时间和精力用于提高档案信息质量，细化档案信息内容，甄别档案信息真伪，创新档案管理模式，使得人事档案资料能够成为新时期人才选拔中重要的、科学的参考信息。

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